На нарадах економлять хвилини та втрачають години

Щонеділі (а може й щодня) ваша організація витрачає 2 (а то й більше) години на проведення нарад. А чи пробували ви виміряти ефективність витраченого часу?  Ось певні висновки, які допоможуть вам проводити наради ефективно.

1. Чи потрібна нарада?

Перше, про що варто подумати – чи справді вам необхідно проводити нараду, чи є питання, які необхідно вирішити? Якщо так – дійте, але якщо це лише «дань розкладу» – сміливо відміняйте.

2. Присутні. Хто бере участь в нараді?

Звісно, інколи просто неможливо уникнути зборів усією командою. Але якщо вирішити потрібно питання, в які включений не весь персонал? Подумайте, що ви хочете обговорити та кого конкретно це стосується. Працівники, які просто «відсижуються» на зборах втрачають час для виконання власних завдань.

3. Підготовка

Перед зустріччю обов’язково запишіть питання, які ви хочете з’ясувати.  Зробити це повинні всі учасники наради. Визначте регламент та час, який плануєте витратити. При гарному плануванні нарада не повинна перевищувати 15 хвилин запланованого часу.

4. Не відволікайтеся

Інколи виникає така спокуса обговорити останні новини, посмакувати перемоги, що на це витрачається ледь не година. Зосередьтеся на ключових питаннях, а обговорити особисті справи ви встигнете за обідом чи філіжанкою кави.

5. Фіксація

Обов’язково фіксуйте всі рішення та заплановані дії. Інколи так просто «забутися» після активної розмови і потім вже буде потрібна зустріч після зустрічі

І пам’ятайте, що дуже часто «нараду» можна замінити п’ятихвилинною розмовою з працівником.