Як розподіляти час на виконання завдань та все встигати піарникам

Хочете пройти “тест”? Завдяки цьому огляду ви зрозумієте на конкретних прикладах щоденних завдань піарника, чому ви не встигаєте робити найголовніше, і чому ваш проєкт нікуди не рухається.

Це вічний життєвий квест:

• виділити для самих себе завдання, які ви маєте зробити;
• зрозуміти, на яке завдання скільки часу знадобиться;
• розподілити порядок виконання завдань, засновуючись на їх пріорітетності, впливості їх результатів на хід всього проєкту, та часу, що необхідний на виконання.

Тому кожен із нас — проджект-менеджер. Звісно, що навіть у найкрутішому до деталей розробленому плані потрібно маневрувати: щось хутко апгрейдити у жорсткому середовищі, що швидко змінюється. Оперативно (а підчас ну ду-у-уже оперативно) приймати важливі рішення. Брати відповідальність (а підчас ну ду-у-уже велику відповідальність). І — що не менш важливо — вмикати час-від часу музику і пританцьовувати. Танці — це хороший знак хорошого піарника-проджект-менеджера.

Уявімо посередній день піарника. Які в нього задачі, що треба вирішити за (ні, не 24 години, бо реалістам треба їсти-спати-ходити-до-вбиралень) десь 12+ годин. У піарника рідко буває 8-годинний робочий день, бо піар не перестає діяти та вимагати від вас уваги рівно по стрілках годинника “від 9 до 18, година на обід”. І тут нам передає привіт ще одна задачка — виконати максимульну кількість з максимальною якістю найбільш пріорітетних задач за ці “8 годин”, і залишити другорядні на той час, коли можна одним оком робити таски, другим оком дивитися кіно, а третім практикувати англійську.

Є “жорсткий” час — коли Тут і Зараз. І є “м’який” — коли ми їдемо в метро, чекаємо, поки закипить чайник, стоїмо в черзі, слухаємо музику ввечері, тощо. І чимало дійсно крутих і важливих завдань були зроблені мною зовсім не лише у “жорсткий” таймінг, а у той самий “м’який”. Або ж для вирішення цих завдань протягом “м’якого” часу був закладений фундамент, що вже повністю реалізовується у “жорсткий” час. Коли ми тихо наодинці з собою п’ємо каву, приймаємо гарячий душ або жартуємо в компанії друзів, і до нас несподіванно приходить ідея або різко відповідає довгоочікуваний редактор бажаного для нас ЗМІ, ну хто тут відкладе це до 9-ї ранку? Хоча так, такі є. Проте цей блог зовсім не для них, бо хіба вони в такі натхненні і чесні місця потрапляють?

Повернемося до нашого “усередненого” дня піарника. Чи працює він в піар-агенції, де у нього кілька клієнтів, чи знаходиться в офісі фул-тайм та робить промоцію лише єдиній компанії — своєму роботодавцеві, чи цей пірник є фрілансером, який також має щотижня нові замовлення і паралельно веде когось на постійній основі за причинами взаємної любові або взаємовигідного розрахунку. Є варіанти, всі вони класні. І всі вони насичені просто купою завдань.

Фішка в тому, що всі вони сплутані в один клубок — і важливі, термінові, і другорядні, які терплять до завтра чи наступного тижня, і навіть такі, яким спеціально треба ще дати настоятися, як свіжоствореному інстаграм-акаунту або щойно приготованому борщу.

• Створення контент-стратегії з нуля;
• планування та публікація постів у мінімум трьох різних соцмережах,;
• відповіді на коментарі клієнтів бренду та запити ЗМІ;
• написання аналітичної статті, експертної колонки та унікальної новини — і все для одного клієнта, а потім пітчинг цих матеріалів по релевантних ЗМІ;
• медіабаїнг для третього клієнта, якому потрібні дуже швидкі результати;
• створення текстової та візуальної концепії для внутрішньої емейл-розсилки, яку ми закупили у великого ЗМІ;
• делегування оновити банери бренду під свято всіх закоханих та змінити їх на всіх діджитал-площадках;
• пише бос першого проєкту, в якого зараз відпустка; телефонує бос п’ятого проєкту, в якого зараз обідня перерва; не відповідає бос десятого проєкту, а він як раз найбільш потрібен зараз;
• ну і так далі…

Часто буває так, що одне вирішене завдання одразу чи потихеньку саме по собі вплине на низку інших ваших завдань. Та або допоможе їх вирішити повністю, чи частково полегшить задачу. Так, ви вже зрозуміли — треба знаходити такі стратегічні задачки з “ефектом доміно”. Приклад? Будь ласка.

Ви дуже довго шукаєте “того самого” журналіста чи ЗМІ, яке напише про вас безкоштовно. Відбираєте емейли редакційної команди з 50-ти людей; женетеся за звільненими головредами, аби дізнатися в них, хто їх замінить у ЗМІ; красиво форматуєте ексель-табличку, несамовито лайкаєте пости журналістів тих медіа, куда вам сниться потрапити… Так можуть проходити місяці. Адже деякі піарники часто говорить, що піар не має швидких і конкретних результатів. Справа в тому, що мене особисто як піарницю не влаштувує просто наявність красивої ексель-таблички. Ну нічого у мене не ворушить всередині стіна номерів телефонів таких самих “найманих працівників”, як і я. Замість очікування “манни медійної” бренд може і має ставати “медіа” самотужки.

Має розвиватися так незалежно від ЗМІ, редакційних політик і команд, аби не помітити його було неможливо, і щоби не взяти в нього інтерв’ю було соромно. Що допомагає цього досягти? Активний хороший контент (він не має бути ідеальним, варто просто почати) у соцмережах або навіть маленьких ЗМІ, на які ви не звертали уваги. Офлайн чи онлайн події, які ви створюєте самі. Команда організації, яка пишається бути частиною бренду, і проявляє ініціативу розповідати про це у своїх соцмережах. Або навіть (…деякі піарники зараз будуть плакати) використовувати можливість у тихі-голодні часи, коли взагалі ігнор від ЗМІ, платні публікації, нативну рекламу, спецпроекти, партнерські пакети на релевантних офлайн заходах. І, о диво, ЗМІ починають бачити, що ви вже не новачок, що стоїть під дверима, а незалежний спроможний продукт зі стабільною стратегією та сталим позиціонуванням.

У PR є багато секретів. Один із них — що піаром можна займатися вічно. Але чи треба?;) Якщо правильно розпланувати свій час та стратегічно розподілити задачі…