Громадський Простір

Команда Громадського Простору організувала спільне обговорення з регіональними НУО — про комунікації за часів пандемії, про досвід проживання кризи для команд. 

На початку карантину ми провели опитування щодо реагування на ситуацію громадянського суспільства. І серед іншого також запитали — які (ще станом на кінець березня 2020 р.) ключові виклики бачать для себе організації.

Тоді як найбільші виклики прозвучали – інституційна спроможність, важке відновлення роботи — 14,7 %. На другому місці — недотримання усіх зобов`язань перед донорами/партнерами — 13,9 %.  А також нова хвиля вигорання — 8 %. У відкритих відповідях також вказувалось, як головний виклик втрата довіри людей, яким допомагають організації, через неможливість надавати безпосередні послуги, консультації та ін. Більше про опитування

Відтоді пройшло 8 місяців, ми всі проживаємо кожен свій досвід з цією кризою, свої складнощі — тому і вчимося один в одного, як у непевні часи бути успішними, гнучкими і в ресурсі для продовження реалізації своїх місій. Наша неформальна розмова з колегами — чудова можливість поділитись своїми спостереженнями, робочими і комунікаційними практиками, інсайтами.

Зустріч з кризою: реагування  

У темні непевні часи видно здорові й світлі комунікації — як ніколи

Як зустріла кризу команда Простору, яка давно має досвід онлайн роботи та планування, та все ж робила і свої кроки для термінового реагування — розповіла Алла Прунь, виконавча директорка ІАЦ “Громадський Простір”.

Передовсім, це забезпечення стабільної роботи 24/7 інформаційної інфраструктури, яка працює в інтересах всього громадського сектору. Спостерігалась нова хвиля реєстрацій, підписок та дописувань на портал — Простір оперативно реагував і враховував це для технічного планування, перевірки серверних спроможностей та ін. 

“Уявляєте як зросла увага до Громадського Простору в цей момент? Навіть організації, які працюють по 10 років, прийшли і зареєструвались — колеги таки знайшли свої аргументи для присутності на Порталі. За пів року (з початку карантину) понад 2000 нових реєстрацій.

Ми зрозуміли, що крім  традиційного інфосупроводу також маємо сфокусувати реакцію/дію громадянського суспільства на пандемію: робити видимими ті ініціативи, які почали зароджуватись вже у квітні по всій країні. Ми зробили на порталі спеціальну рубрику COVID-19, де наразі вже закумульовано 450 повідомлень про різні аспекти реагування на кризу. Дуже дякуємо всім, хто ділився інформацією, був проактивним.

Поміж всього запланованого постав пріоритет — задовольнити топ запити (озвучені в просторовому опитуванні на початку карантину) щодо посилення компетенцій, знань щодо кризових комунікацій, ефективної роботи онлайн та організації командного спілкування. Так, у Базі знань НУО з’явилось чимало слушних і вчасних порад та інструментів, велику підмогу зробив онлайн курс з кризових комунікацій на EUProstir. Взагалі — у темні непевні часи видно здорові й світлі комунікації — як ніколи”.

Ольга Яковлєва, голова правління ГО Development Foundation (Рівне)

 З 2013 року Україна проживає декілька криз, які накладаються одна на одну 

“Development Foundation має осередки по всій Україні і ми постійно комунікуємо. Маємо 27 дієвих членів організації, але волонтерів, симпатиків організації 1230. З 2013 року Україна проживає декілька криз, які накладаються одна на одну. Є кризові прояви і після Майдану, є війна, яка почалася і могла здатися кризою, але тепер вона затягнулася і стала нашою реальністю. Тому, коли говоримо про діяльність організації в кризу, то ми в нашій організації розуміємо: по-перше, маємо відкрити розум, маємо відкрито сприймати всі ті події, які відбуваються в Україні. Завдяки тому, що маємо осередки скрізь, можемо порівняти, що відбувається на сході України, що відбувається на заході, що відбувається в центрі. Ділимося інформацією, долучаємо один одного до спільних тренінгів.

Навіть зараз у нас є проєкт, який називається “Відновлення — Донбас”,  що має вплив на Донецьку і Луганську області. Але в проєкті залучені представники практично з усіх регіонів України. Це нас з’єднує і допомагає прожити кризу в спільноті, прожити з більшим натхненням. Натхнення — це енергетичний ресурс, який ми всі періодично втрачаємо. Можна відпрацьовувати на автоматі, можна ділитися досвідом, але коли ти відчуваєш особисту недостатність сил, енергетичного ресурсу — тоді вже не буде  наповненості.

Діяльність організації більше спрямована на психосоціальну підтримку. У нас є психологи і соціальні працівники, також Advisory Board — це іноземні фахівці міжнародного рівня, які допомагають нам своїми підказками, діляться своїм досвідом і своїми супервізіями. Серед них є і клінічні соціальні працівники, і психотерапевти, і ті, хто працює з алкоголізацією ветеранів — фахівці з Америки. Тому ми беремо їхній досвід і адаптуємо для ситуації. Говоримо про те, які інструменти використати для допомоги пересічному громадянину, щоб подолати цю кризу. Люди збентежені, не знають, що їх очікує завтра. Не знають, чи сусід здоровий, чи він є потенційним носієм вірусної інфекції. Ось це роз’єднання, яке приніс коронавірус, може бути подолано завдяки інструментам особистої психогігієни, яких ми можемо вчити людей впроваджувати у своє сьогодення”. 

Олеся Краснокутська, менеджерка благодійного фонду “Посмішка дитини” (Запоріжжя)

Уся діяльність раніше відбувалася офлайн. Швидко реагували, освоювали Zoom, Skype, діджитал-інструменти

“Починали ми ще у 2013 році в Запорізькій області, потім наша географія поширилась і наразі ми активно працюємо в Донецькій та Луганській областях. У нас стала команда, більшість наших спеціалістів та фахівців вже понад 4-5 років разом з нами. Тому, коли нас всіх закрили на карантин і коли нам було потрібно втілювати проєкти, які вже тривали і в яких передбачалися офлайн-заходи, нам потрібно були якось швидко реагувати. 

Також читайте нотатки з Майстерні кризових комунікацій координаторки EUProstir Галини Жовтко

Дякую вам за онлайн-курс “Кризові комунікації” на EUprostir,  я особисто його проходила, загуглила і потрапила на Простір”.  

Павло Пущенко, виконавчий директор спілки “Громадські ініціативи України” (Чернігів)

Найперша якість, яка повинна бути — це мобільність

Громадські організації, окремі активісти, просто ініціативи — першими робили кроки для подолання викликів — маски, костюми, шили, збирали. Тобто це “АТО номер два”, умовно кажучи. Дуже часто цим займалися люди, які волонтерували для армії — це теж правда. Мені здається, що тут завжди питання конвертації цих ініціатив. А можливо й не потрібно — вони опиняються в тому місці в той час, коли потрібно, а потім займаються своїм життям і не обов’язково всім йти в громадські організації. Можливо й так…

Наша організація складається з багатьох НУО. І тут така специфіка, що ці 25 організацій знаходяться в різних містах, тому ми й раніше часто комунікували в такому неофлайновому форматі — кожного дня не зберешся в офісі і не проговориш, що і як робимо. Ми збиралися наживо з певною періодичністю — раз на пів року, раз на квартал, коли була можливість. А між цим, звичайно, комунікація була онлайн, тому ось цей аспект внутрішньої комунікації — ми були до нього більш готові, ніж інші, скажімо так, класичні організації, які працюють в одному місті, в одному фізичному офісі.

Щоб бути більш мобільними, реагувати на ці виклики та бути швидкими в тому, щоб запропонувати якусь роботу чи послуги, ми зараз формуємо нашу внутрішню базу тренерів, експертів з різних сфер, які є в кожній організації для того, щоб розуміти: а що ж ми можемо, на які виклики ми можемо відреагувати? Мені здається, що найперша якість, яка повинна бути — це мобільність. В нас міняються режими карантинів ледь не кожних два тижні, то вихідного дня, то не вихідного, то зона червона, то зелена, то помаранчева… Тут треба бути дуже мобільними. Навіть зараз, коли ми пишемо заявку на проєкт, у нас є кілька варіантів, якщо буде зелена зона, помаранчева чи червона, три варіанти форматів, у яких ми будемо проводити заходи. Тому мобільність — понад усе”. 

Світлана Роїк, ГО “Агенція місцевого розвитку Дубенщини”, Привільненська ОТГ

Долучалися до акцій “Поширюй правду, а не вірус!”

“Мені зараз важче реалізовувати громадську діяльність через те, що в мене є основне місце роботи — це об’єднана територіальна громада. Мушу поєднувати громадську діяльність і роботу в громаді. 

У цей час ми також долучалися до акцій “Поширюй правду, а не вірус!”, поширювали корисну інформацію для людей. Наших локальних проєктів, не зреалізованих на той період, не лишилося. Та в період карантину ми продовжили співпрацю з німецькими колегами, з громадською організацією ABC з Гамбурга.

Ми наразі працюємо над молодіжним проєктом — налагодження співпраці, українсько-німецькі обміни й маємо теж ряд таких онлайн-заходів. Так, теж зіткнулися з питаннями технічного забезпечення, проведенням конференцій і всього іншого в режимі онлайн. Але, дякувати Богу, адаптувалися, працюємо, маємо ще два місяці, аби завершити наш проєкт або продовжити. 

Ми готові, відкриті до співпраці, якщо є якісь цікаві ініціативи — гукайте, колеги, з радістю, залюбки доєднаюся до них на території Рівненщини”. 

Корисності: бути продуктивним в кризу  

Якщо ти не можеш допомогти собі — то не допоможеш іншій людині 

“Насправді є різні підходи до ситуації, яка відбувається зараз, — говорить Ольга Яковлєва, голова правління ГО Development Foundation. — Хтось не тільки тягне, притягує свої ресурси і свої сили, а в когось відкривається друге дихання. Я розумію, що дуже важко бути в очікуванні. Я рекомендую всім, хто працює сьогодні і хто зацікавлений в тому, щоб зберегти себе, частіше заземлятися, бути тут і тепер. Ніхто не знає по суті, що може відбутися завтра. Але коли ми переживаємо про те, що завтра може бути так погано, чи нам чогось не вистачить, ми попросту витрачаємо свої сили і свою енергію просто так — на переживання тих подій, які ще не відбулися. Бути тут і зараз! 

Є гарний вислів: минулого вже нема, а майбутнє ще не наступило. Коли ми жалкуємо за минулим, боїмося майбутнього, але по суті ми живемо саме зараз….

Друга порада — використовувати всі можливі ресурси. По-перше, прислухатися до свого організму. Бо організм не збреше. Наша голова, наш розум вміє чітко розставляти акценти не там, де треба, але коли ми в тиші, коли ми десь в безпечному місці, ми прислухаємося до свого організму і можемо чітко розуміти, де є блоки. В громадських організаціях працюють люди, які спрямовані на допомогу комусь, на допомогу суспільству, на допомогу своєму ближньому, на допомогу один одному. Але якщо ти не можеш допомогти собі — то не допоможеш іншій людині. 

Епоха коронавірусу, яка триває вже восьмий місяць, зробила нас дуже вразливими. З одного боку, ми втратили те нашарування, захисний шар, але з іншого боку — ми стали краще відчувати один одного. І коли ми дозволяємо собі чути не тільки свої страхи, але відчувати й іншу людину, то чітко розуміємо, де маніпуляція, де саможалість, а де дійсно ті моменти, коли треба допомагати. 

Коли є план наступного кроку, коли я чітко розумію, якою має бути наступна дія, тоді набагато легше себе захистити від негативного впливу й інформації. 

Це не означає, що до хвилинки витримувати таймінг, але коли плануєш якусь подію, зустріч, наступний крок. Ось цей наступний крок і тримає нас на плаву“. 

Постійно тримати зв’язок

“Добре спрацювало те, чому я навчилась на курсі з кризових комунікацій: ми зібрали нараду і я команді розповіла (засвоєне на курсі – авт.), — говорить про свій досвід Олеся Краснокутська, Фонд “Посмішка дитини”. — Ось так ми постійно обмінювалися інформацією… Тому досить швидко змогли переформатувати офлайн заходи на онлайн. За тим проєктом, про який я згадувала, у нас був запланований великий захід офлайн з молоддю на 250 осіб у Запоріжжі. Ми вже не мали змоги відмовитися — і нам потрібно було якось змінювати його. Тому зробили онлайн-вечірку для молоді. У нас вийшло! Це було цікаво, ми давали різні компоненти. Вже в наступних проєктах ми враховували ризики, що можливо восени-взимку ми залишимося онлайн.

Працюємо на три області, у нас велика кількість бенефіціарів різного віку, допомагаємо не тільки дітям, а й батькам, тож почали працювати разом із соціальними службами. Більш активно їх підтримували, навчали. Ми провели інформаційні кампанії, тренінги з протидії вигоранню, давали безкоштовні консультації соціальним працівникам, які працюють у службах захисту дітей, які працюють з кризовими родинами, щоб ті спеціалісти, які можуть нам допомагати в підтримці родин “не здулися”, не пішли, не позвільнялися, а продовжили свою працю. 

Реалізували формат онлайн-занять “Онлайн-няня” (безкоштовні розвиваючі заняття для дітей з родин медичних працівників, поліцейських, соціальних працівників, представників допомагаючих професій – авт.). Ці працівники вигорають на роботі. А діти вдома, школи не працювали — тож ми з ними займалися творчо, через Zoom. Своєрідний онлайн дитсадочок, гурток. Це дуже гарно зайшло, ми отримали добрий зворотний зв’язок.

Ще один такий лайфхак, який стався не заплановано, але нам дуже допоміг. На початку 2020 року через ІСАР “Єднання” ми виграли грант на організаційний розвиток і в березні мали почати нашу стратегічну сесію на наступні 5 років. Ми все чекали, не хотіли робити її онлайн, велика команда, і ми чекали, коли ж завершиться карантин. Але влітку стало зрозуміло: тягнути більше не можемо, тому провели стратегічну сесію. Зібралася частина людей — а інша частина команди підключилася онлайн. І саме на стратегічній сесії ми прописали свої дії в разі кризи — що за чим нам робити. Оскільки це було півріччя, ми вже мали певний досвід, тож могли планувати на майбутнє.

Накреслилися напрямки роботи — що можемо робити у разі того чи того. Звісно, це допомогло. Ми побачили свої слабкі сторони, тому що зробили SWOT-аналіз нашої діяльності і реально побачили, в чому наші мінуси. Саме з цим  зараз і працюємо — покращуємо, посилюємо себе.

Дуже добре, що громадським організаціям надаються ті гранти на розвиток спроможності, на підтримку сталості. Ми активно беремо участь, якщо нам дозволяє час, бачимо ефект. Наприклад, влітку ми пройшли разом з колегою з Донецької області курс Програми ООН із відновлення та розбудови миру “Стратегічна комунікація для досягнення результатів”.

Для нас запрацював обмін інформацією між командою і також ми постійно тримали зв’язок з нашими бенефіціарами у Фейсбуці, Інстаграмі — ми проводили прямі ефіри. Перші два місяці ми виходили онлайн майже щодня. Ми скооперувалися з нашими колегами з інших організацій Запорізької області, навіть з Донецької підключалися, і розповідали — поради від психологів, юристів, щодо ФОП, компенсацій, оренди… Постійно були на зв’язку. Таким чином ми не втратили довіру тих, хто нам допомагає — бізнесу, волонтерів.

Важливо бути на зв’язку. Це постійна комунікація, спілкування з командою, колегами, бенефіціарами, волонтерами. Це добре і дуже допомагає”.

Ми не можемо нікуди подітися з цього “човна” — то чому б його не використати максимально?

Павло Пущенко, виконавчий директор Спілки ГІУ, ділиться корисностями: “Ми, наприклад, маємо такий собі “внутрішній дайджест”. Для чого він? Всі чимось займаються, тому є спільні проєкти від спілки “Громадські ініціативи”, але паралельно — до Спілки входять потужні організації і вони займаються своїми речами. Дуже багато чим! Тільки встигай відстежувати по Фейсбук, хто і що робить. Тому виникла думка: для розуміння, хто чим займається, прописувати бодай раз на квартал коротко про себе. Можливо виникнуть якісь ідеї — з ким запартнеритися абощо.

Друга річ, яку б я порадив щодо внутрішніх комунікацій. У нас також кілька паралельних проєктів, ми теж були заскочені цією історією, коли в тебе йде проєкт — він розписаний, в тебе є календарний план, можливо десь гроші вже пішли тощо. І тут тобі “ахрана-атмєна!”. Тому як один з кроків у таких ситуаціях — робити нагальні засідання директорів або керівників проєктів, аби подивитися, в кого які заходи, можливо, вони десь перетинаються. Збиратися і проговорювати — в кого що, де, коли, чи щось спільно можна зробити завдяки синергії?

Ці нові виклики породжують і нові можливості. Дійсно, всі вчилися, намагалися перебудовуватись. Але коли у Кропивницькому я працював у експертній темі, то не міг запросити, наприклад, Максима Лацибу, щоб він розповів про інструменти залучення громадян. При всій повазі до обласних центрів, де я постійно буваю (і не тільки обласних, а й районних і ОТГ, і сіл, і селищ), але туди важче київських експертів довезти. У них графіки, дедлайни. А тут є можливість таких прекрасних експертів дати почути людям у форматі онлайн. Ми не можемо нікуди подітися з цього “човна” — то чому б його не використати максимально і не запросити цих “шкіперів”, у нашому випадку спікерів, щоб вони поділилися корисними речами? Ось ми бачимо вас, крутих експерток, ми могли бачити міністрів, колишніх і теперішніх, людей з інших країн — набагато ширше, ніж це було б фізичне коло.  

Дійсно, є  багато мінусів — ми не можемо нормально спілкуватися, мати вечірні програми, з усіма приємними неформальними моментами. Але ж відкриваємо якісь і нові можливості. Використовуймо їх! 

І можна робити заходи з більшою періодичністю. Ось, наприклад, за програмою  у Кіровоградській області — майже щодня майстер-класи, якісь освітні речі, ОТГ прокачуються, це добра можливість. Тому шукайте можливостей з тих викликів, які перед нами постають. І шукайте відновлення офлайн-можливостей. Як ми влітку чекали послаблень, зрештою, на початку вересня зробили офлайновий захід. Люди дійсно відчували, що їм бракувало цього. 

Посилення планування. Коли в тебе є план А, план В, план С. Вже бували моменти, коли ми спілкувалися з донорами і в нас була такенна кількість варіантів — аби тільки алфавіту вистачило. Це вчить планувати, посилює відповідні скіли членів команд, об’єднує тощо.  

Діджиталізація суспільства — ось вона зараз відбувається. Коли ти працюєш в ОТГ, селах, селищах — спочатку важко, але приходять, підключаються. Це і щодо нашої бульбашки. Якщо говоримо про якісь просвітницькі кампанії більш масштабного характеру, коли хочемо дійти до більш ширшого кола людей, то тут наші можливості обмежені. Рівень діджиталізації дуже низький. Коли нам ставили план: ви маєте провести навчання для 100 членів дільничних комісій — розсилали посилання, пояснення, та результатом були кілька десятків людей в кращому випадку (не розібрались, як працюють посилання). Це просто приводить тебе до тями, що є ось це наше комфортне середовище і є зовнішній світ, який трошки різниться — і треба це тримати в голові, коли ти працюєш в цьому напрямку.”

Наприклад, такий Форум ми бачимо як можливість — більше ніж 200 учасників!

Що надихає і мотивує в роботі та комунікаціях і притаманне для кризового періоду — своїми  спостереженнями поділилась Алла Прунь.

1. Емпатія в комунікації. Чесна, відкрита, чуттєва — саме вона вирішувала. Такі прості комунікаційні меседжі, де читається, що усім нам зараз непросто, ми всі в цьому човні. Але разом. Ні в кого нема усіх відповідей. І це ок, це певна нова реальність/нормальність. 

2. Заспілкувалися по-новому. Командно. Нарешті ми, тобто НУО, згадали, хто наша найголовніша цільова аудиторія — наші люди в організації, волонтери, правління. З перших днів було зрозуміло, що для будь-якої організації це буде тест на внутрішні комунікації. Із колективів поставатимуть команди. Є сподівання, що наше спілкування отримало новий позитивний вимір.

3. Комунікація про допомогти. Показовим було, коли НУО у своїх комунікаційних планах передбачали квоту для “помічного” контенту — саме вони отримували нову видимість і нову вдячну аудиторію. Як приклад, допомога в протидії дезінформації в кризовому сум’ятті — як нова важлива місія для організацій. 

4. Корисні колаборації. Партнерства НУО, з волонтерами і локальними ініціативами для мобілізації, подвоєння зусиль для реагування, обміну інформацією та експертизою. Для Простору найкраще це проявилось у взаємодії з командою Українського форуму благодійників: спільні корисні публікації, поради, партнерство у вивченні кризових потреб та викликів.

5. Діджитальний стрибок. Нехай не у всіх, і не завжди якісний, але за 8 місяців ми стали точно на кілька голів вище. Ці компетенції точно в рази підвищились. Пошук своїх алгоритмів та інструментів роботи. Перегляд ресурсопланування, переосмислення цифрових стратегій, технічне дооснащення. Що цікаво: засилля онлайн і zoom-втома повертають нас до старого доброго емейла — часто саме він знімає непорозуміння, сприяє спокійному інформуванню. 

Так, сьогодні залишається занадто багато невідомих, щоб можна було планувати на довше. Але можемо тактично діяти,  робити те, що в наших силах, чесно собі зізнаватися у своїх прогалинах і посилювати свої компетенції, не забувати про свій ресурс, щоби залишатися зарядженими командами — зі здоровими і світлими комунікаціями.