Громадська організація «Академія розвитку громадянського суспільства» оголошує тендер з метою відбору постачальника логістичних послуг з організації 5 денного офлайн заходу

Дата оголошення про тендер: 14 травня 2024 року

Кінцевий термін подачі документів: 25 травня 2024 року

Місце проведення заходу і надання послуг: м. Переяслав.

Строки надання послуг: 5-9 червня 2024 року

1. Проживання учасників обміну

Завданням стане:

-Поселення у м. Переяслав 20 учасників на 5 ночей в період з 05 по 09 червня 2024 р.;

- Номери для учасників мають бути класу стандарт двомісного поселення, краще трьохмісне розміщення (з роздільними ліжками), окремо для жінок та чоловіків.

- Поселення не дозволяється у готелях чи інших помешканнях класом вище за «три зірки»

- для учасників потрібне поселення вдень початку заходу – 5 червня та пізнє виселення наступного дня після завершення заходу,

- пріоритетність номерів: поліпшений стандарт,

- наявність вбиральні та душової в номері.

2. Організація харчування:

     Завданням стане:

Надання послуг з харчування для 30 учасників у м. Переяслав, а саме:

5 червня – 30 сніданків, 30 обідів, 30 вечерь на 19:50 , 1 кава-перерва для 30 учасників.

6 червня – 30 сніданків, 30 обідів, 30 вечерь на 19:00, 3 кава-перерви для 30 учасників.

7 червня – 30 сніданків, 30 обідів, 30 вечерь на 18:50, 2 кава-перерви для 30 учасників.

8 червня – 30 сніданків, 30 обідів, 30 вечерь на 19:35, 2 кава-перерви для 30 учасників.

9 червня – 30 сніданків, 30 обідів, 30 вечерь на 19:35, 2 кава-перерви для 30 учасників.

- організація смачного, повноцінного та якісного харчування для осіб (у т.ч. з урахуванням побажань тих учасників/ць, хто має особливості харчування) за графіком і меню, що узгоджується з замовником,

- місце для організації харчування (кафе, ресторан тощо) має бути у місці проведення заходу або неподалік від нього,

- можливість надання кейтерингових послуг,

3.Організація логістичного  супроводу (доїзд до місця проведення заходу)

• Забезпечення компенсації витрат доїзду для 20 учасників м. Переяслав та назад. Учасники будуть добиратися з різних регіонів України;
• Допускаються квитки на потяг (купе, Інтерсіті 2 клас) або автобус/маршрутне таксі;
• До звіту має бути додано копії проїзних документів в обидва боки та копії відомостей по компенсації квитків учасникам, копії квитків, паспорту та коду. Здійснення робіт планується на 7 червня та 8 червня 2024 року.
• Планова середня вартість витрат на 1 учасника 5-денного молодіжного обміну в обидва боки складатиме 1200 грн.

4. Забезпечення страхування учасників обміну.

     Завданням стане:

• Забезпечення страхування від нещасних випадків для 30 учасників обміну на період 5-9 червня 2024 р

5. Супровід:

Присутність менеджера компанії (або ФОП) під час кожного із заходів для їх логістичного супроводження

Загальні вимоги до виконання послуг:

• Надати цінову пропозицію відповідно до завдання.
  Загальний кошторис має бути розбитий окремо на кожну послугу з деталізацією усіх складових для розуміння якості, кількості та вартості замовлених послуг; лист – заявка від учасника/учасниці (із висловленням згоди взяти участь у тендері, погодженням з умовами проведення тендеру, висловлення згоди на обробку даних);
• копії реєстраційних документів юридичної особи  або фізичної особи-підприємця (витяг з Єдиного державного реєстру юридичних або фізичних осіб, витяг з реєстру платників єдиного податку/ПДВ), наявність відповідних КВЕДів
• наявність раннього та пізнього заселення;
• запропоноване меню харчування

Тендерні пропозиції претендентів повинні бути підписаними і завіреними (за наявності печатки) та містити:
– інформацію про претендента з описом його досвіду надання відповідних послуг.

Критерії відбору:

• відстань від готелю до об’єкту відновлення (1 км і менше – 25 балів; 1-5 км – 15балів; 5-10 км – 10 бали, більше 10 км – 0 балів)
• доступ до укриття (на території готелю – 25 балів; віддаленість до 200 м – 20 балів, 500-800 м – 10 балів;)
• відстань від точки харчування до об’єкту відновлення (доставка до об’єкту – 20 балів; 200-1000 м – 15 балів; 1000-1500 м – 10 бали)
• Додатковими перевагами для претендентів стануть досвід організації заходів у громадському секторі, а також можливість надання послуг без ПДВ.
• Кінцевий термін і спосіб подання тендерних пропозицій:тендерні пропозиції повинні надійти на електронну пошту [email protected]  з темою листа «Тендер логістичні послуги» до 25 травня 2024 року.
• Замовник не здійснюватиме листування з учасниками тендеру. Подальша комунікація відбуватиметься лише з переможцем тендерного відбору.

Співпраця з переможцем тендеру буде можлива лише за умови підписання грантової угоди із ПРООН в рамках конкурсу: «ЗАЛУЧЕННЯ МОЛОДИХ ЧОЛОВІКІВ ТА ЖІНОК ДО ПРОЦЕСУ ВІДНОВЛЕННЯ УКРАЇНИ ЧЕРЕЗ ПРОВЕДЕННЯ МОЛОДІЖНИХ ОБМІНІВ» та отримання фінансування на реалізацію проєкту