Конкурс на надання послуг з проживання, харчування, конференц сервісу

Громадська спілка «Національне українське молодіжне об’єднання» (далі по тексту – Замовник) оголошує конкурс пропозицій на надання послуг з проживання, харчування, конференц сервісу в період 28 лютого – 2 березня.

Адреса надання послуг: м. Київ 

Джерело фінансування закупівлі – ця закупівля проводиться в рамках проекту «Поліпшення захисту дітей у надзвичайних ситуаціях в Україні, через надійні укриття, забезпечення продовольчими та непродовольчими товарами предметів та психосоціальної підтримки», що реалізується Національним українським молодіжним об’єднанням – НУМО спільно з terre des hommes за фінансової підтримки German humanitarian assistance

Замовник закупівлі: Громадська спілка «Національне українське молодіжне об’єднання» оголошує прийом тендерних пропозицій.

Тендерні пропозиції приймаються на електронну адресу: [email protected].

Терміни прийому пропозицій: з «13» лютого 2025 року до «21» лютого 2025 року включно, до 18:00 (за київським часом).

Кінцевий термін подання тендерних пропозицій: до «21» лютого 2025 року до 18:00 (за київським часом).

Заявки, подані після закінчення терміну, не розглядаються тендерним комітетом.

I МЕТА ТА ОБҐРУНТУВАННЯ:

Громадська спілка «Національне українське молодіжне об’єднання» проводить форум, який збере молодіжних лідерів, активістів та представників громадських організацій які входять у спілку з усієї України. Захід спрямований на обговорення актуальних викликів, налагодження партнерств і вироблення стратегій розвитку молодіжної політики.

Для успішного проведення форуму необхідне забезпечення комфортних умов для проживання, роботи та відпочинку учасників та учасниць. Вибір відповідного закладу має вирішальне значення, оскільки якісні умови проживання та інфраструктура напряму впливають на продуктивність заходу, рівень взаємодії учасників та учасниць, загальну атмосферу форуму.

Достатня кількість номерів, оснащених усім необхідним для зручного проживання, з урахуванням інклюзивних потреб.

Наявність залів різної місткості для проведення пленарних засідань, панельних дискусій та робочих груп.

 Зручне транспортне сполучення, зокрема піша доступність від метро.

Можливість адаптації меню та забезпечення спеціальних дієтичних потреб учасників та учасниць.

Надійність інфраструктури: генератори, обладнані укриття та технічне оснащення для безперебійного проведення заходу навіть в умовах надзвичайних ситуацій.

Забезпечення вказаних умов дозволить створити продуктивне середовище для роботи та обміну досвідом, що сприятиме досягненню цілей форуму та розвитку молодіжних ініціатив в Україні. 

II ПЕРЕЛІК НЕОБХІДНИХ ПОСЛУГ ТА ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ:

2.1. Перелік послуг:

2.2.  Технічні вимоги до надання послуги:

III ПЕРЕЛІК НЕОБХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

3.1 Документи, які підтверджують відповідність вимогам:

•  Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи/ фізичної особи-підприємця або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб підприємців;
• Копія Свідоцтва (витягу) про сплату єдиного податку;
• Копія Витягу з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб підприємців, виданого не раніше 01.01.2012 р.
• Також просимо додати до Вашої тендерної пропозиції будь-які інші документи, що на Вашу думку можуть бути корисними для оцінки пропозиції (наприклад, рекомендаційні

листи, фото або відео матеріали,  тощо) 

• Розрахунковий кошторис послуг.

IV ВИМОГИ ДО ПОРЯДКУ НАДАННЯ  ПОСЛУГ:

4.1 Спроможність надати необхідні послуги, вказані в розділі 2.

• Безготівковий розрахунок: передоплата – у розмірі 50% проживання, 50% харчування, 50% конференц сервіс. Остаточний розрахунок – протягом десяти робочих днів після завершення заходу.
• Надання послуг повинні відповідати всім стандартам визначеним чинним законодавством України до даного виду послуг.

4.2. Очікуваний результат:

•   визначення виконавця (переможця тендеру);
•   підписання договору надання послуг.

V ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ МАЄ СКЛАДАТИСЯ З:

• Цінова пропозиція у формі деталізованого рахунку/кошторису складається учасником. 
• Технічна записка (форма додається).

• Копії реєстраційних документів, що засвідчують право на здійснення підприємницької діяльності (зазначені в ІІІ розділі).

5.1 Правила оформлення тендерної пропозиції учасника:

• Тендерні пропозиції із зазначенням дати, реквізитів учасника та джерела інформації можуть подаватися електронному вигляді на електронну пошту Організації до кінцевої дати подання тендерних пропозицій на адресу, зазначену в оголошені конкурсу пропозицій.
• Всі копії будь-яких документів, що включаються в тендерну пропозицію, мають бути обов’язково завіреними підписом учасника, а якщо учасником є юридичною особою, то печаткою та підписом уповноваженої особи учасника.
• Надіслані документи  мають бути розбірливими та якісними.
• Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
• До участі у оцінці тендерних пропозицій із затвердження закупівлі допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам ЗНП.

VI ТЕНДЕРНА КОМІСІЯ ОЦІНЮВАТИМЕ ПРОПОЗИЦІЇ НА ОСНОВІ НАСТУПНИХ КРИТЕРІЇВ:

1. Відповідність технічним вимогам:
2. Якість послуг та харчування:
3. Надійність постачальника:
4. Вартість та фінансові умови:
5. Додаткові переваги (бонусний критерій):

• Наявність необхідної кількості номерів відповідної категорії (Twin, Double, інклюзивний номер).
• Відповідність номерного фонду та конференц-залів вимогам щодо площі та місткості.
• Наявність обов’язкових зручностей у номерах (електрочайник, питна вода, фен, гігієнічні набори).
• Виконання додаткових умов: генератори, обладнане укриття для продовження форуму у разі повітряної тривоги, технічне оснащення для заходу.

• Можливість зміни меню відповідно до харчових особливостей гостей.
• Наявність безлактозного, мигдалевого/вівсяного молока на каво-перервах.
• Рівень сервісу, включаючи клієнтську підтримку та оперативність реагування.

•  Відсутність зв’язків із Російською Федерацією та Білоруссю (кінцеві власники, засновники, юридична або фактична реєстрація).
• Відсутність у санкційних списках України, ЄС, США.
• Досвід надання аналогічних послуг (наявність відгуків, рекомендацій).
• Дотримання законодавчих норм (податкові зобов’язання, ліцензії, дозвільні документи).

• Конкурентна ціна без прихованих платежів.
• Гнучкі умови оплати.
• Співвідношення ціни та якості послуг.

• Наявність систем кондиціонування та звукоізоляції.
• Піша доступність від станції метро.
• Зручність логістики для учасників заходу.

Комісія оцінюватиме кожну пропозицію за зазначеними критеріями, щоб забезпечити найкращі умови для проведення заходу. Комісія розгляне пропозиції протягом 2 робочих днів з моменту закінчення прийому тендерних заявок.