Конкурс на закупівлю послуги з розробки, організації та проведення стратегічної сесії для команди БО та/або послуг провайдеру з організаційного розвитку

Дата: 18.06.2024 рік. 

Благодійна   організація «Благодійний   фонд «Посмішка ЮА» (далі БО)  оголошує конкурс на закупівлю послуги з розробки, організації та проведення стратегічної сесії для команди БО та/або послуг провайдеру з організаційного розвитку в рамках реалізації проекту «Консорціум захисту України – Захист життя через інтегровану багатосекторну допомогу (UPC-PRIMA)».

Ми шукаємо експертну організацію, яка допоможе здійснити підготовчі заходи, організувати та провести сесію зі стратегічного планування діяльності БО з командою БО.

В результаті проведення стратегічної сесії ми очікуємо отримати стратегічний та операційний плани для діяльності організації до кінця 2030 та 2025 року відповідно, спрямованих на успішні організаційні зміни і зростання продуктивності діяльності організації які допоможуть спланувати подальшу роботу нашої команди та визначити пріоритетні напрямки її діяльності. Синхронізувати всередині команди розуміння цілей, місії та візії організації.

Мета проведення заходу:

• Актуалізація ключових цілей, завдань та напрямів діяльності організації, а також стратегії її подальшого розвитку до кінця 2030 року;
• Аналіз зовнішнього оточення та виявлення можливостей реалізації місії;
• Аналіз внутрішнього потенціалу та виявлення тих можливостей, які організація в змозі реалізувати;
• Узагальнення аналізу та виявлення тих ключових факторів успіху, включаючи фактори по розвитку інституційної спроможності організації;
• Актуалізація стратегічних цілей по реалізації діяльності та розвитку організації;
• Аналіз та актуалізація програм, проєктів, системи послуг по реалізації діяльності та плану розвитку організаційної спроможності, виходячи з поставлених стратегічних цілей;
• Розробка стратегічного планування до 2030 року та операційного плану діяльності БО до кінця 2025 року;
• Складання плану бюджету для реалізації стратегічного планування на 5 років.

Впродовж 2х днів фасилітації ми плануємо вирішити наступні задачі:

• Актуалізувати місію, бачення та цінності БО;
• Актуалізувати основні напрямки діяльності БО;
• Скласти план бюджету для реалізації стратегічного планування на 5 років;
• Скласти стратегічний план роботи до кінця 2030 року.  
• Спланувати роботу на 2025 рік (операційний план) з постановкою завдань та визначенням індикаторів для їх досягнення.
• Спланувати на основі СП розробку інших стратегій (фандрайзингової, комунікаційна, маркетингова, кадрової тощо).

Просимо надати комерційні пропозиції згідно лотів.

ЛОТ №1

Розробка, організація та проведення стратегічної сесії «під ключ»: 

Стратегічна сесія для БО «БФ «Посмішка ЮА» відбуватиметься протягом 3 (трьох) днів у аудиторному форматі (офлайн) на базі будинку відпочинку у Львівській області або у дотичних областях (постачальник пропонує місце проведення).

Орієнтовні дати проведення: з 17.07.2024  по 21.07.2024 рр.

Кількість людей: 30 осіб.

Від організатора заходу ми очікуємо:

Розписаний план супроводу учасників на весь період стратегічної сесії а саме:

-           Вибір місця для проведення стратегічної сесії не нижче рівня комфорту 4 зірки з 3х разовим харчування з можливістю вибору вегетаріанських страв;

-           Організація трансферу з міста учасника до місця проведення стратегічної сесії та назад (перелік учасників та міста відправлення у Додатку №1);

-           Планування заселення всіх учасників за день до початку заходу та виселення в день наступний після проведення стратегічної сесії (заселення не більше двох осіб в 1  номер);

-           Організацію 2 (двох) кава – пауз в кожен робочий день під час проведення сесії (всього 6 кава- пауз за 3робочі дні);

-           Організацію конференц залу (комфортне перебування 30-32 осіб) з усім необхідним для проведення стратегічної сесії (вода для учасників (не менше 0,5 негазовоної води на 1 людину в день з урахуванням фасилітатора/модератора), проектор, фліпчарт, канцелярія та інше).

-           Знаходитись у контакті з фасилітатором/модератором сесії;

-           Вирішувати всі нештатні ситуації пов’язані з організацією і проведенням заходу.

ЛОТ №2

Послуги провайдеру з організаційного розвитку (фасилітатора/ки/модератора/ки) для проведення стратегічної сесії. 

Шукаємо провайдера з організаційного розвитку який має спроможність і досвід у наданні послуг з організаційного розвитку, а саме підготовці і проведенні стратегічної сесії для громадських, благодійних організацій, допомагаючи їм розробляти ефективні стратегічні та операційні плани  спрямовані на розвиток  і зміцнення навичок, здібностей, процесів і ресурсів, які потребуються організацією, щоб виживати, адаптуватися і розвиватися у світі, який швидко змінюється.

В результаті проведення стратегічної сесії ми очікуємо отримати стратегічний та операційний плани для діяльності організації до кінця 2030 та 2025 року відповідно, спрямованих на успішні організаційні зміни і зростання продуктивності діяльності організації які допоможуть спланувати подальшу роботу нашої команди та визначити пріоритетні напрямки її діяльності. Синхронізувати всередині команди розуміння цілей, місії та візії організації..

Мета проведення заходу:

• Актуалізація ключових цілей, завдань та напрямів діяльності організації, а також стратегії її подальшого розвитку до кінця 2030 року;
• Аналіз зовнішнього оточення та виявлення можливостей реалізації місії;
• Аналіз внутрішнього потенціалу та виявлення тих можливостей, які організація в змозі реалізувати;
• Узагальнення аналізу та виявлення тих ключових факторів успіху, включаючи фактори по розвитку інституційної спроможності організації;
• Актуалізація стратегічних цілей по реалізації діяльності та розвитку організації;
• Аналіз та актуалізація програм, проєктів, системи послуг по реалізації діяльності та плану розвитку організаційної спроможності, виходячи з поставлених стратегічних цілей;
• Розробка стратегічного планування до 2030 року та операційного плану діяльності БО до кінця 2025 року;
• Складання плану бюджету для реалізації стратегічного планування на 5 років.

Впродовж 3х днів фасилітації ми плануємо вирішити наступні задачі:

• Актуалізувати місію, бачення та цінності БО;
• Актуалізувати основні напрямки діяльності БО;
• Скласти план бюджету для реалізації стратегічного планування на 5 років;
• Скласти стратегічний план роботи до кінця 2030 року.  
• Спланувати роботу на 2025 рік (операційний план) з постановкою завдань та визначенням індикаторів для їх досягнення.
• Спланувати на основі СП розробку інших стратегій (фандрайзингової, комунікаційна, маркетингова, кадрової тощо).

Стратегічна сесія для БО «БФ «Посмішка ЮА» відбуватиметься протягом 3 (трьох) днів у аудиторному форматі (офлайн) на базі будинку відпочинку у Львівській області або у дотичних областях.

Орієнтовні дати проведення: з 17.07.2024  по 21.07.2024 рр.

Кількість людей: 30 осіб.

Очікуваний обсяг робіт:

-           ознайомлення з наявними стратегічними та операційними матеріалами БО, напрацюваннями, профілем діяльності. Підготовка до планування та попередній аудит (вивчення документів організації, профілю діяльності, опитування учасників команди стратегічного планування (СП) для визначення їх потреб, складання плану робіт з чітко визначеними результатами та обговорення з командою;

-           підготовка програми фасилітаційної сесії;

-           погодження інструментарію та кінцевих результатів з замовником;

-           підготовка інструментарію для оновлення стратегії розвитку БО;

-           проведення 3-денної сесії, визначення стратегічних викликів та цілей, операціоналізація стратегії та складання стратегічного плану, операційного плану та плану бюджету для реалізації стратегічного планування на 5 років;

-           опрацювання результатів роботи команди;

-           напрацювання, обговорення з командою БО стратегії розвитку до кінця 2030 року;

-           передання або презентація стратегічного та операційного планів команді (керівництву) БО.

Вимоги до виконавців:

-           Досвід роботи з фасилітації (модерації) та стратегування для громадських організацій не менше 2-х років.

-           Професійні тренера та фасилітатори. Наявність сертифікатів.

-           Вміти створювати безпечний простір та будувати роботу на взаємоповазі, правді та підтримці, розділяти цінності поваги до особистості, інклюзії, врахування різноманіття та рівності та притримуватись інших вимог Етичного кодексу та принципів  провайдера послуг з організаційного розвитку.

-           Комунікаційні та презентаційні навички.

-           Обізнаність із сучасними трендами в розвитку інститутів громадських організацій та благодійних фондів.

-           Практична орієнтація на результат команди.

-           З відповідальністю ставитись  до конфіденційності, інформації БО. Не використовувати отриману інформацію поза БО чи для власної вигоди.

Для участі в конкурсі учасник/ця надає:

• Резюме з описом попереднього досвіду роботи у сфері стратегування.
• Рекомендаційні листи, сертифікати, або інші документи, які підтверджують навички та досвід роботи з фасилітації. 
• Програми проведення дводенної стратегічної сесії;
• Комерційну пропозицію, що включає загальну вартість послуг (у гривнях);
• Реєстраційні документи:
  • копію паспорта – сторінки 1-6 та ті, на яких зазначено місце проживання;
  • виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
  • статут або інший установчий документ компанії (остання редакція);
  • документ, що підтверджує право підпису;
  • для платників ПДВ: копія довідки чи свідоцтва платника ПДВ, копія витягу з реєстру платників ПДВ;
  • для платників єдиного податку: копія довідки чи свідоцтва платника єдиного податку, копія витягу з реєстру платників єдиного податку;
  • довідка про відкриття рахунку/реквізити банку;

Якщо до тендерної пропозиції не буде прикріплено вищезгадані документи, то така пропозиція не буде розглядатися.

У випадку, якщо постачальник надає свою пропозицію він заявляє і гарантує, що він і всі його субпідрядники будуть захищати людей від сексуального домагання і сексуальної експлуатації, термін «сексуальна експлуатація» має значення будь – якого зловживання, чи спроби зловживання уразливим становищем, владою або довірою з метою сексуальної експлуатації, включаючи, але не обмежуючись, набуття грошової, соціальної чи політичної вигоди від сексуальної експлуатації інших. Подібним чином, термін «сексуальне домагання» має значення фізичної дії чи погрози сексуального характеру, як з використанням сили, так і в нерівних чи примусових умовах».

 Цінові пропозиції повинні бути надіслані з темою листа «Послуги з розробки, організації та проведення стратегічної сесії _Назва Постачальника» на електронну адресу: [email protected].

Кінцева дата подання пропозицій до 24.06.2024р., до 14-00 включно.

БО БФ «Посмішка ЮА» докладає зусиль із запобігання, виявлення та вжиття заходів проти всіх випадків шахрайства та зловживань.

Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством та зловживаннями доступна для всіх учасників тендерів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено на пошту:  [email protected] або за тел: +380503211288 «гаряча лінія».

У разі запитань звертайтеся до спеціаліста із закупівель Шекель Олени , контактний телефон: +38-095-35-36-788

 Запит цінових пропозицій_стратегічна сесія_compressed