Логістичні послуги для організації міжнародних ділових поїздок

ТЕНДЕР ПРОДОВЖЕНО ДО 23.09.2024

Громадська спілка «Західноукраїнський кластер індустрії моди» неприбуткова громадська організація, яка надає підтримку малому і середньому бізнесу в реалізації їхніх цілей для розвитку економіки України. / West Ukrainian Fashion Industry Cluster is a non-profit public organization that supports small and medium-sized businesses in achieving their goals for developing the economy of Ukraine.

В рамках проекту “Fashion Park Ukraine: InterEUaction in light/textile/fashion industry sector”, що впроваджується в межах програми міжнародної співпраці «EU4Business: відновлення, конкурентоспроможність та інтернаціоналізація МСП», яка спільно фінансується Європейським Союзом та урядом Німеччини і реалізується німецькою федеральною компанією DeutscheGesellschaftfürInternationaleZusammenarbeit (GIZ) GmbH. Програма спрямована на підтримку економічної стійкості, відновлення та зростання України, створення кращих умов для розвитку українських малих і середніх підприємств (МСП), а також підтримку інновацій та експорту. EU4Business – ініціатива Європейського Союзу, яка допомагає малим і середнім підприємствам у країнах Східного партнерства. Детальніше: www.eu4business.org.ua / As part of the project “Fashion Park Ukraine: InterEUaction in light/textile/fashion industry sector”, which is being executed within the international cooperation programme “EU4Business: SME Recovery, Competitiveness and Internationalisation”, that is co-financed by the European Union and the German Government and is implemented by the German federal company “Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH”. The programme aims to support Ukraine’s economic resilience, recovery and growth, create better conditions for the development of Ukrainian small and medium-sized enterprises (SMEs) as well as support innovation and exports. EU4Business is an umbrella initiative that includes all EU support to small and medium-sized businesses in the Eastern Partnership countries. Read more: www.eu4business.org.ua.

ГС «Західноукраїнський кластер індустрії моди» оголошує тендер на закупівлю послуги з організації три ділових поїздок до Берліну, Німеччина, для проекту “Fashion Park Ukraine: InterEUaction in light/textile/fashion industry sector”, з метою інтернаціоналізації кластеру, сприянні та підтримці виходу українських МСП текстильної/легкої/фешн індустрії на ринки ЄС та запрошує Вас надіслати свої цінові пропозиції. / West Ukrainian Fashion Industry Cluster  announces  a tender for the procurement of service for organizing three business trips to Berlin, Germany, for the project “Fashion Park Ukraine: InterEUaction in light/textile/fashion industry sector”, with the aim of internationalizing the cluster, facilitating and supporting the entry of Ukrainian SMEs in the light/textile/fashion industry into EU markets and invites you to send your commercial offer.

У випадку Вашої зацікавленості, просимо ознайомитися з переліком послуг нижче: / In case you are interested in, you can find the list of services below:

Поїздка 1 / Trip 1 (Жовтень 2024 / October 2024)                   

Організація поїздки ( логістика, проживання, транспортні витрати, послуги перекладача) на стажування (обміну досвідом) команди кластеру з німецькою фешн-організацією. / Organization of  the trip logistics, accommodation, transport costs, interpreter services) for cluster’s team internship (experience exchange) with German fashion organization.

1. Послуга консультування /  Consulting service

1.1 Консультації та комунікація з командою проекту щодо логістики, проживання, транспортних витрат, послуги перекладача, пов’язаних з організацією ділових поїздок до Німеччини. / Consultations and communication with the project team on logistics, accommodation, transport costs, interpreter services regarding organization of business trips to Germany.

1.2 Внутрішня координація: Організація процесів і заходів, спрямованих на те, щоб усі члени команди були добре організовані, узгоджені та ефективно функціонували під час подорожі. /  Internal Coordination: Organizing the processes and activities involved in ensuring that all members of the team are well-organized, aligned, and functioning efficiently while on the trip:

Надати підтримку команді кластеру протягом всієї поїздки, вирішуючи організаційні питання в реальному часі. Фізичне супроводження представника/координатора/Provide support to the cluster team throughout the trip, solving organizational issues in real time. Physical support of the representative/coordinator.

2. Послуга логістики та проживання / Travel logistic and accommodation service

2.1 Організація ділової поїздки до Берліну, Німеччина, для стажування 5 осіб. Тривалість поїздки 6 днів. / Travel arrangements for the organization of a business trip to Berlin, Germany, for 5 people. Duration of the trip 6 days.

Авіа/поїзд/автобус: забронювати транспорт в обидва боки з початкової локації Львів, Україна до Берліна, Німеччина для 5 осіб.  У випадку перебування учасника ділової поїздки за кордоном. організація такого проїзду проводиться за домовленістю сторін в межах бюджету. Переконайтеся, що графік перевезень узгоджується з графіком зустрічей та заходів.

Проживання: Резервація проживання в готелі ділового призначення: 5 готельних номерів класу (Стандарт)  зі сніданком та вечерею ( через готельні послуги, або через місцеві ресторани)  , на 6 днів неподалік місця проведення зустрічей або в центральних районах міста, щоб мінімізувати час на дорогу. 

Flights/Train/Bus: Book round-trip transportation from the starting location Lviv, Ukraine to Berlin, Germany for 5 people. In the case of a business trip participant’s stay abroad, the organization of such travel is carried out by agreement of the parties within the budget. Ensure transportations schedules align with the schedule of meetings and events.

Accommodation and Meal Arrangement: Reservation of accommodation in the hotel for business purposes:  5 hotel rooms (Standart) with breakfast and dinner (  through hotel services or local restaurants)  for 6 days near the meeting venues or central locations to minimize travel time.

3. Послуга логістичної координації в Німеччині/Logistic coordination service in Germany

3.1 Логістична координація всіх зустрічей, презентацій та заходів Logistic coordination of all meetings, presentations, and events:

•  з вокзалу/аеропорту до готелю та назад;/from the train station/airport to the hotel and back;

• трансфер по місту відповідно до маршрутного листа;/transfer around the city according to the itinerary;

4. Послуга організації страхування/ Insurance arrangement service

4.1 Страхування життя та здоров’я учасників поїздки, організація туристичної страховки. / Life and health insurance for trip participants. organization of tourist insurance.

5. Додаткові послуги / Additional services

5.1 Організація послуг локального українсько-німецького перекладача для офлайн перекладу під час ділової поїздки. / Organizing  local ukrainian-german interpreter services during business trips.

Поїздка 2 / Trip 2 (Листопад 2024 / November 2024)

Організація бізнес місії до  Берліну, Німеччини. / Organisation of the business mission to Berlin, Germany.

1. Послуга консультування /  Consulting service

1. Консультації та комунікація з командою проекту щодо логістики, проживання, транспортних витрат, послуги перекладача, пов’язаних з організацією ділових поїздок до Німеччини. / Consultations and communication with the project team on logistics, accommodation, transport costs, interpreter services regarding organization of business trip to Germany.

Надати підтримку команді кластеру протягом всієї поїздки, вирішуючи організаційні питання в реальному часі. Фізичне супроводження представника/координатора/Provide support to the cluster team throughout the trip, solving organizational issues in real time. Physical support of the representative/coordinator.

2. Послуга логістики та проживання / Travel logistic and accommodation service

2.1 Організація бізнес місії до Берліну, Німеччина, для 7 учасників проекту та 5 учасників команди кластеру тривалістю 6 днів. / Travel arrangements for organization of the business mission to Berlin, Germany, for 7 project participants and 5 members of the project team, lasting  6 days.

Авіа/поїзд/автобус: забронювати транспорт в обидва боки з початкової локації Львів, Україна до Берліна, Німеччина для  7 учасників проекту та 5 учасників команди кластеру.  У випадку перебування учасника ділової поїздки за кордоном. організація такого проїзду проводиться за домовленістю сторін в межах бюджету. Переконайтеся, що графік перевезень узгоджується з графіком зустрічей та заходів.

 Oрганізація Проживання та Харчування : Резервація проживання в готелі ділового призначення: 12 готельних номерів класу (Стандарт)  зі сніданком та вечерею ( через готельні послуги, або через місцеві ресторани)  , на 6 днів неподалік місця проведення зустрічей або в центральних районах міста, щоб мінімізувати час на дорогу. 

Flights/Train/Bus: Book round-trip transportation from the starting location Lviv, Ukraine to Berlin, Germany for 7 project participants and 5 members of the project team. In the case of a business trip participant’s stay abroad, the organization of such travel is carried out by agreement of the parties within the budget. Ensure transportations schedules align with the schedule of meetings and events.

Accommodation and Meal Arrangement: Reservation of accommodation in the hotel for business purposes: 12 hotel rooms (Standart) with breakfast and dinner (  through hotel services or local restaurants)  for 6 days near the meeting venues or central locations to minimize travel time.

3.  Послуга логістичної координації в Німеччині/Logistic coordination service in Germany

3.1 Логістична координація всіх зустрічей, презентацій та заходів Logistic coordination of all meetings, presentations, and events:

•  з вокзалу/аеропорту до готелю та назад;/from the train station/airport to the hotel and back;

• трансфер по місту відповідно до маршрутного листа;/transfer around the city according to the itinerary;

4.  Послуга організації страхування/ Insurance arrangement service

4.1 Страхування життя та здоров’я учасників поїздки, організація туристичної страховки. / Life and health insurance for trip participants. organization of tourist insurance. 

5. Додаткові послуги / Additional services

5.1 Організація послуг локального українсько-німецького перекладача для офлайн перекладу під час ділової поїздки. / Organizing  local ukrainian-german interpreter services during business trips. 

Поїздка 3 / Trip 3 (Лютий 2025 / February 2025)

• Послуга консультування / Consulting service

1.1 Консультації та комунікація з командою проекту щодо логістики, проживання, транспортних витрат, послуги перекладача, пов’язаних з організацією ділових поїздок до Німеччини. / Consultations and communication with the project team on logistics, accommodation, transport costs, interpreter services regarding organization of business trip to Germany.

Надати підтримку команді кластеру протягом всієї поїздки, вирішуючи організаційні питання в реальному часі. Фізичне супроводження представника/координатора/Provide support to the cluster team throughout the trip, solving organizational issues in real time. Physical support of the representative/coordinator.

2. Послуга логістики та проживання / Travel logistic and accommodation service

2.1 Організація ділової поїздки до Берліну, Німеччина для 7 учасників проекту та 5 учасників команди кластеру тривалістю 3 дні.  / Travel arrangements for the organization of a business trip to Berlin, Germany, for 7 project participants and 5 members of the project team, lasting 3 days.

Авіа/поїзд/автобус: забронювати транспорт в обидва боки з початкової локації Львів, Україна до Берліна, Німеччина для 12 осіб.  У випадку перебування учасника ділової поїздки за кордоном. організація такого проїзду проводиться за домовленістю сторін в межах бюджету. Переконайтеся, що графік перевезень узгоджується з графіком зустрічей та заходів.

 Організація Проживання та Харчування: Резервація проживання в готелі ділового призначення: 12 готельних номерів класу (Стандарт)  зі сніданком та вечерею ( через готельні послуги, або через місцеві ресторани)  , на 3 днів неподалік місця проведення зустрічей або в центральних районах міста, щоб мінімізувати час на дорогу. 

Flights/Train/Bus: Book round-trip transportation from the starting location Lviv, Ukraine to Berlin, Germany for 12 people. In the case of a business trip participant’s stay abroad, the organization of such travel is carried out by agreement of the parties within the budget. Ensure transportations schedules align with the schedule of meetings and events.

Accommodation and Meal Arrangement: Reservation of accommodation in the hotel for business purposes: 12 hotel rooms (Standart) with breakfast and dinner (  through hotel services or local restaurants)  for 3 days near the meeting venues or central locations to minimize travel time.

3. Послуга логістичної координації в Німеччині/Logistic coordination service in Germany

3.1 Логістична координація всіх зустрічей, презентацій та заходів. / Logistic coordination of all meetings, presentations, and events. 

•  з вокзалу/аеропорту до готелю та назад;/from the train station/airport to the hotel and back;

• трансфер по місту відповідно до маршрутного листа;/transfer around the city according to the itinerary;

4. Послуга організації страхування/ Insurance arrangement service

4.1 Страхування життя та здоров’я учасників поїздки, організація туристичної страховки. / Life and health insurance for trip participants. organization of tourist insurance.

5. Додаткові послуги / Additional services

6.1 Організація послуг локального українсько-німецького перекладача для офлайн перекладу під час ділової поїздки. / Organizing  local ukrainian-german interpreter services during business trips.

До розгляду приймаються пропозиції, які включають наступні документи: / Documents to be submitted:

- Супровідний лист / Cover letter;   

• Інформацію про постачальника: підтвердження фаховості учасника та експертності у сфері виконання робіт, СV з релевантним досвідом від 5 років, з вказаними успішними реалізованими проектами з організації подій,ділових поїздок тощо, не менше 3-х. / Information about the supplier: confirmation of the participant’s professionalism and expertise in the field of work, CV with relevant experience of 5 years or more indicating successfully implemented projects on organization events, business trips etc., at least three;

• Цінову пропозицію згідно чітко визначених пунктів вказаних в переліку  завдань   для імплементації проєкту “Fashion Park Ukraine: InterEUaction in light/textile/fashion industry sector” (форма № 1 для тендерної пропозиції додається) / Commercial offer according to clearly defined points specified in the list of tasks for the implementation of the project “Fashion Park Ukraine: InterEUaction in light/textile/fashion industry sector” (form No. 1 for the tender proposal is attached);

• Копії реєстраційних документів (виписка з ЄДР про державну реєстрацію, свідоцтво/довідка платника податків, інші дозволи, ліцензії та документи за наявності) /  Copies of registration documents (excerpt from the United State Register on state registration, tax payer’s certificate/certificate, other permits, licenses and documents if available).

Пропозиції мають бути подані до 18:00 19 вересня 2024 виключно на електронну адресу [email protected], зазначивши у темі листа “Пропозиція до тендеру  WUFIC, Постачальник послуги з організації ділових поїздок.” / Bids are to be submitted by 18:00 on September 19, 2024 sent only to the e-mail address [email protected], indicating in the subject of the letter “Bid for the tender WUFIC, Service provider for organization business trips.

форма 1_annex 1_commercial offer_template

Пропозиції надіслані (прямо, в копії, в прихованій копії)  виключно або додатково на будь-які інші електронні адреси WUFIC ніж [email protected], будуть дискваліфіковані. / Bids sent uniquely or additionally to any other WUFIC e-mail addresses than [email protected], directly or in cc, bcc, will be disqualified.

При підготовці документів зверніть, будь ласка, увагу на правила та рекомендації щодо надання пропозиції електронною поштою, вказані у цьому листі нижче. / When preparing documents, please pay attention to the rules and recommendations for submitting a proposal by e-mail, specified in this letter below.

Правила та рекомендації щодо надання пропозиції електронною поштою / Rules and recommendations for submitting a proposal by e-mail:

Комерційна пропозиція складається відповідно до наданої у цьому листі форми з датою, підписом уповноваженої особи, печаткою підприємства (за наявності), сканується або якісно фотографується / The commercial offer is made in accordance with the form provided in this letter with the date, signature of the authorized person, the seal of the enterprise (if there is any), then it is to be scanned or qualitatively photographed;

Електронний лист, окрім вкладених документів, повинен обов’язково містити підпис з контактними даними відповідальної особи (прізвище, ім’я, номер телефону) / In addition to the attached documents, the e-mail must contain a signature with the contact details of the responsible person (surname, name, telephone number) and the name of the company;

Усі документи мають бути надіслані у pdf форматі або іншому, що не передбачає редагування / All documents must be sent in pdf or other non-editable format;

Надсилайте тільки запитувані документи / Send only requested documents;

Перевіряйте службові повідомлення. При автоматичному відхиленні листа (спам, перевищення обсягу тощо) пошта, як правило, надсилає зворотне повідомлення / Check service messages. In case of automatic rejection of the letter (spam, excess volume, etc.), the mail usually sends a return message;

Рекомендуємо відправляти повідомлення-пропозицію з автоматичним підтвердженням про отримання / It is recommended to send an email-bid with automatic confirmation of receipt;

Пропозицію надсилайте не пізніше дати та часу надання на адресу, вказану у запрошенні до участі. Пропозиції, які не відповідатимуть цим умовам, будуть відхилені / Please send the proposal no later than the date and time of submission to the address specified in the invitation to participate. Proposals that do not meet these conditions will be rejected;

На електронну адресу: [email protected] Учасник направляє виключно: / To e-mail address: [email protected] Participant shall send only the following information:

-підтвердження про намір прийняти участь в тендері / confirmation for intention to participate in tender;

-запитання щодо тендерної документації/порядку участі в тендері / questions regarding the tender documentation/procedure for participation in the tender;

- відповіді у вигляді документів та/або інформації тільки після відповідного запиту WUFIC та чітко в межах запитуваної інформації / answers in form of documents and/or information  only after a corresponding request from WUFIC and only in frames of requested information.

У разі виникнення питань, що стосуються тендеру, контактна особа / If you have any questions regarding the tender, please contact:

Любов Устінова / Lyubov Ustinova: 098 174 04 16