Пошук підрядника з організації та логістичного супроводу заходу

Громадська організація «ГО ГЛОБАЛ», в рамках реалізації проєкту Менторська програма “Покоління Перемоги” 2.0, оголошує тендер з вибору постачальника послуг  з організації Заходу (перебування, обслуговування, забезпечення приміщенням, технічний супровід, організація процесу логістики, забезпечення брендованою продукцією) у м. Києві з 17 по 19 березня 2025 року.

Дати проведення: з 17 по 19 березня 2025 року. 

Учасники: діти старшого шкільного віку (10 класи), супроводжуючі та організатори.

Кількість учасників (діти, супроводжуючі, запрошені гості та команда проєкту): 143 особи.

Місце проведення заходу: м. Київ.

До участі у тендері запрошуються юридичні або фізичні особи-підприємці з підтвердженим досвідом роботи на аналогічних проєктах. 

У рамках проєкту переможець конкурсу повинен буде забезпечити своєчасне та якісне надання послуг згідно наданого Технічного завдання.

До послуг з організації заходу входить: 

• Розробка повного циклу організації логістики заходу (визначення та погодження оптимального варіанту поселення, харчування та логістики учасників заходу);
• Визначення та погодження оптимального варіанту проживання та логістики учасників заходу;
• Визначення та погодження оптимального варіанту харчування учасників заходу;
• Організація переміщення учасників заходу до місця його проведення та на виїзні інтенсиви, передбачені програмою;
• Організація та забезпечення виконання логістичного таймінгу (контроль посадки, відправлення та прибуття транспорту з метою своєчасної доставки учасників до місця проведення заходу та в зворотному напрямку);
• Організація приміщення (конференц-залу) для проведення публічної частини заходу;
• Компенсація витрат на проїзд учасників заходу;
• Вирішення будь-яких проблем, які можуть виникнути під час організації логістики учасників;
• Забезпечення конференц-зали необхідним обладнанням, облаштування залу та сцени;
• Монтаж та встановлення декорацій;
• Забезпечення допоміжним персоналом;
• Організації процесу забезпечення брендованою продукцією, відповідно до наданого переліку, який наведено в Технічному завданні;
• Організації процесу забезпечення матеріально-технічних потреб під час проведення заходу, відповідно до наданого переліку, який наведено в Технічному завданні; 

• Вирішення будь-яких проблем, які можуть виникнути під час організації заходу;
• Комунікація  з організаторами заходу для забезпечення гармонійної роботи та досягнення спільних цілей;
• Оперативний кризовий менеджмент (у випадку непередбаченої ситуації  оперативне реагування та вирішення проблем для забезпечення безперебійного перебігу заходу).

Вимоги до учасників:

• Наявність мінімум 2-річного досвіду в наданні послуг з організації таборів подібного формату.
• Високий рівень комунікативних навичок.
• Бути зареєстрованим як ТОВ або ФОП (3 група єдиного податку), повинні бути відкриті відповідні КВЕДи для надання зазначених послуг (Організація не працює з ФОП на 1 та 2 групі єдиного податку).

Критеріями вибору переможця будуть:

• Досвід надання подібних послуг, що підтверджений портфоліо/договорами;
• Відгуки та/або рекомендації клієнтів;
• Комплексний підхід;
• Вартість послуг.

Умови оплати:

100% вартість послуг сплачуватиметься в строк до 10 робочих днів після підписання відповідного акту наданих послуг.

Будь ласка, надішліть Вашу пропозицію до 04 березня 2025 р.

Перелік документів, які необхідно подати для участі:

1. Портфоліо з попередньо реалізованих проєктів;
2. Підтвердження компетенції у вигляді договорів та актів виконаних робіт на схожих проєктах/рекомендаційних листів/відгуків клієнтів тощо;
3. Тендерну пропозицію заповнену згідно наданої форми та підписану відповідальною особою компанії. (Тендерна пропозиція);
4. Розрахунок вартості послуг (комерційну пропозицію) згідно наданої форми заповнену та підписану відповідальною особою компанії (Комерційна пропозиція);
5. Пакет реєстраційних документів. Для незалежних консультантів, що працюють як ФОП: Виписка з ЄДР та Витяг з реєстру платників єдиного податку. Важливо – у такого ФОПа повинні бути відповідні КВЕДи для надання зазначених послуг, крім того Організація не працює з ФОП на 1 та 2 групі єдиного податку.
6. Банківські реквізити українською мовою у форматі IBAN. 

Пропозицію можна подати такими способами: 

1. Електронною поштою на  [email protected] пакет перелічених документів з темою листа «Тендер на послуги з організації Заходу в м. Києві  з 17 по 19 березня 2025 року»
2. Особисто принести в головний офіс організації та зареєструвати: Київ, Майдан Незалежності, 2.

До уваги учасників! 

• Витрати учасника, пов’язані з підготовкою та поданням конкурсної пропозиції не відшкодовуються (зокрема і у разі відміни конкурсу чи визнання його таким, що не відбувся). 
• До вартості тендерної пропозиції не включаються витрати, які учасник зазнав під час підготування пропозиції.
• Учасник самостійно несе відповідальність за формування тендерної пропозиції та формує ціни відповідно до вимог чинного законодавства.
• ГО «ГО ГЛОБАЛ» залишає за собою право контактувати лише з відібраними заявниками, уточнювати інформацію в учасників конкурсу в усній та письмовій формі.

У випадку запитань стосовно тендеру прохання адресувати їх на електронну пошту [email protected] та/або за телефоном +380 68 809 89 00