Послуги з організації заходів

Замовник: ГО «ФУНДАЦІЯ ПРОДЖЕКТОР»

Проєкт: ECW

Дата оголошення закупівлі: 31.10.2024

Закупівля  містить наступні лоти (у разі наявності): 

Лот 1 Послуги з організації онбординг сесії для проєктної команди, в який входить:

Лот 1.1 Послуги харчування для учасників онбординг сесії (проєктна команда), в м.Львів або 20 км від м.Львів (з 15.11.2024 по 16.11.2024).

Лот 2.1. Послуги проживання, оренди конференц-залу учасників (членів Поєктної команди) онбординг сесії , в м.Львів або в межах 20 км від м.Львів (з 15.11.2024 по 17.11.2024).

Лот 2: Послуги організації онбординг сесії для функціональної команди, в який входить:

Лот 2.1. Послуги харчування для учасників онбординг-сесії  (функціональна команда), в м. Львів або в межах 20 км від м.Львів (з 16.11.2024 по 17.11.2024).

Лот 2.2 Послуги проживання, оренди конференц-залу для учасників онбординг-сесії  (функціональна команда), в м. Львів або в межах 20 км від м.Львів (з 16.11.2024 по 17.11.2024).

Учасники можуть подавати пропозиції як на закупівлю загалом, так і за кожним лотом/підлотом окремо.

Замовником встановлено наступні вимоги до технічних, якісних, кількісних характеристик предмета закупівлі, яким мають відповідати пропозиції Учасників:

Лот 1 Послуги з організації онбординг сесії для проєктної команди, в який входить:

Лот 1.1 Послуги харчування для учасників онбординг сесії (проєктна команда), в м.Львів або 20 км від м.Львів (з 15.11.2024 по 16.11.2024) 

Учасник закупівлі забезпечить учасників сесії харчуванням з наступного розрахунку:

Харчування:

16.11.2024

-  кава-пауза 1 (закуска, напій)- 10 порцій

- обід  (салат, перша страва, основна страва, напій) – 10 порцій;

- вечеря  – 10 порцій.

17.11.2024: 

- сніданок – 10 порцій;

Лот 2.1. Послуги проживання, оренди конференц-залу учасників (членів Поєктної команди) онбординг сесії , в м.Львів або в межах 20 км від м.Львів (з 15.11.2024 по 17.11.2024) 

Учасник закупівлі забезпечитиь учасників сесії проживанням – 2 доби з 15.11.2024 по 17.11.2024. (10 осіб).

Готель відповідає наступним вимогам: 

-  знаходиться у м.Львів або в межах 20 км від залізничного вокзалу м.Львів 

- у готелі наявне альтернативне джерело енергії – генератор, який регулярно використовується при відключенні електроенергії у для забезпечення безперебійного постачання електроенергії у день проведення заходу;

-у готелі наявна справна системи опалення, водо-/електропостачання;

- у готелі наявна швидкісна безкоштовна мережа Wi-fi;

- наявність сховища у приміщенні готелю. 

ГО «Фундація Проджектор» просить забезпечити членів проєктної команди проживанням в номерах з розрахунку:

        -розміщення по 1 особі в номері категорії стандарт або категорії, що тотожна категорії стандарт у відповідністю з внутрішньої категоризацією  номерів готелю з повноцінним спальним місцем.

        – або розміщення по 2 осіб в номері категорії вище стандарт, що має обов’язково дві відокремлені кімнати, в яких знаходиться по 1 повноцінному спальному місцю.

-        повинні відповідати умовам та комфортності готелю;

-        повинні передбачати цілодобове постачання гарячої та холодної води в номери; опалення, що забезпечує температуру в межах від 18 °С до 22 °С; безкоштовний Інтернет або WI-FI;

-         номери повинні бути укомплектовані: ліжками (не менше 90 см * 200 см) що відповідає стандартам одного повноцінного спального місця; шафою з поличками, вішалкою та плічками; столом зі стільцем або робочим кріслом; санвузлом (туалет, душ або ванна) з якісним устаткуванням та у відмінному стані, кольоровим телевизором,  холодильником. 

Виконавець повинен гарантувати контроль технічного стану заброньованих номерів. В разі наявності зауважень у Замовника, Виконавцю необхідно запропонувати  альтернативні варіанти вирішення виявлених проблем, в тому числі, надати рівноцінні номери, які також підлягають контролю з боку Замовника.

Лот 2: Послуги організації онбординг сесії для функціональної команди, в який входить:

Лот 2.1. Послуги харчування для учасників онбординг-сесії  (функціональна команда), в м. Львів або в межах 20 км від м.Львів (з 16.11.2024 по 17.11.2024)

Учасник закупівлі забезпечить учасників сесії харчуванням з наступного розрахунку:

Харчування:

16.11.2024

-  кава-пауза (закуска, напій)- 60  порції;

- обід  (салат, перша страва, основна страва, напій) – 60 порції;

-  кава-пауза (закуска, напій)- 60 порції;

- вечеря  – 60 порції.

17.11.09.2024: 

- сніданок – 60 порцій;

Лот 2.2 Послуги проживання, оренди конференц-залу для учасників онбординг-сесії  (функціональна команда), в м. Львів або в межах 20 км від м.Львів (з 16.11.2024 по 17.11.2024)

Учасник закупівлі забезпечить учасників сесії проживанням на 1 добу  з 16.11.2024 по 17.11.2024 – 50 осіб.

Готель має відповідати наступним вимогам: 

-  знаходиться у м.Львів або в межах 20 км від залізничного вокзалу міста Львова 

- у готелі наявне альтернавне джерело енергії – генератор, який регулярно використовується при відключенні електроенергії у для забезпечення безперебійного постачання електроенергії у день проведення заходу;

-у готелі наявна справна системи опалення, водо-/електропостачання;

- у готелі наявна швидкісна безкоштовна мережа Wi-fi;

- наявність сховища у приміщенні готелю. 

ГО «Фундація Проджектор» просить забезпечити учасників тренінгів проживанням в номерах з розрахунку:

• розміщення по 1 особі в номері категорії стандарт або категорії, що тотожна категорії стандарт у відповідністю з внутрішньої категоризацією  номерів готелю з повноцінним спальним місцем.

-     або розміщення по 2 осіб в номері категорії стандарт/вище стандарт, що має обов’язково 2 повноцінні спальні місця.

-      повинні відповідати умовам та комфортності готелю;

-      повинні передбачати цілодобове постачання гарячої та холодної води в номери; опалення, що забезпечує температуру в межах від 18 °С до 22 °С; безкоштовний Інтернет або WI-FI;

-   номери повинні бути укомплектовані: ліжками (не менше 90 см * 200 см) що відповідає стандартам одного повноцінного спального місця; шафою з поличками, вішалкою та плічками; столом зі стільцем або робочим кріслом; санвузлом (туалет, душ або ванна) з якісним устаткуванням та у відмінному стані, кольоровим телевізором,  холодильником. 

Виконавець повинен гарантувати контроль технічного стану заброньованих номерів. В разі наявності зауважень у Замовника, Виконавцю необхідно запропонувати  альтернативні варіанти вирішення виявлених проблем, в тому числі, надати рівноцінні номери, які також підлягають контролю з боку Замовника.

Детальний технічний опис передбачений в Додатку А до даної тендерної документації.

Якщо не інше, за наявності конкретних назв товарів, учасникам дозволяється пропонувати аналогічний замінник (еквівалент), який за своїми характеристикам є не гіршим.

Учасники тендеру не можуть пропонувати або постачати товари чи послуги, які були виготовлені, зібрані, доставлені з / перевезені через територію або іншим чином стосуються таких країн: Куба, Іран, Північна Корея, Сирія, білорусь, росія.

Місце постачання товарів / надання послуг / виконання робіт: м.Львів або в межах 20 км. Від залізничного вокзалу м.Львова

Строк постачання товарів / надання послуг / виконання робіт: 15.11.2024 – 17.11.2024 року

Порядок подання пропозицій: тендерні пропозиції з вказанням відповідної ціни, технічним описом запропонованих до закупівлі товарів/робіт/послуг та іншими документами, які вимагаються від Учасника за цією тендерною документацією, мають бути надані за посиланням:Salesbook (https://salesbook.com.ua/ViewTender?id=1307296 )  – не пізніше 08.11.2024 року до 10:00 год. за к.ч.(час та дата кінцевого строку подання пропозицій).

Всі тендерні пропозиції подаються через спеціалізовану систему.

Запитання та уточнення: у разі наявності будь-яких запитань або уточнень щодо предмету закупівлі чи процедури закупівлі в цілому, прохання надсилати їх на адресу [email protected] не пізніше пізніше 18:00 год. за к.ч.  05.11.2024 року (час та дата кінцевого строку надання запитань).

Відповіді будуть надані після відповідного розгляду протягом 2 – х робочих днів з дати надходження запитань або уточнень.

Замовником може бути продовжено кінцевий строк подання пропозицій за результатами звернень за уточненнями і запитаннями Учасників.

Відповіді та інформація щодо продовження строку подання пропозицій будуть надіслані усім особам, які виявили зацікавленість в участі у закупівлі.

Вимоги до пропозиції: 

При формуванні вартості комерційної пропозиції учасники мають врахувати усі витрати щодо надання Послуг у тому числі необхідні податки і збори, логістичні витрати та митні платежі. Витрати, не вказані в комерційній пропозиції, не будуть розглядатися і оплачуватись окремо у разі укладання контракту за результатами процедури закупівлі. 

Ціни повинні бути надані в гривні. 

При формуванні технічної пропозиції прохання надати документи, що підтверджують якість товарів (довідка довільної форми), виконання робіт або послуг (копії сертифікатів, кошториси тощо) або детальна інформація в довільній формі про запропонований товар, послуг. 

Вимоги до оформлення документів: 

Всі документи подаються у форматі “pdf” або “jpeg”, та повинні містити підпис та печатку у разі використання, учасник додаково може подати документи у форматі “хlsx” 

Пропозиції повинні бути чинними протягом 90 (дев’яносто) днів після кінцевого строку подання пропозицій. 

Кваліфікаційні критерії, які висуваються до Учасників:

1. Наявність досвіду виконання не менше двох аналогічних до предмету закупівлі договорів протягом останніх трьох років. Підтверджується відповідною довідкою та копіями вказаних в ній договорів, документів щодо їх виконання (можуть бути як акти/видаткові накладні, так і відгуки, в яких обов’язково має бути посилання на вказані договори).

Реєстраційні та інші документи, які мають надати Учасники:

1. Документи, що підтверджують повноваження посадової особи Учасника щодо підпису пропозиції та укладання договору за результатами торгів: 

• для юридичних осіб – копій протоколу зборів засновників про призначення керівника Учасника, наказу про призначення керівника Учасника та/або довіреність (доручення) на посадову особу Учасника, до якої додаються документи, що підтверджують повноваження видавати такі довіреності/доручення;
• для фізичної особи / фізичної особи-підприємця – копії паспорту та довідки про присвоєння ідентифікаційного номеру.

1. Копія статуту або іншого установчого документу зі змінами (у разі їх наявності) або інформацію у довільній формі з відповідним кодом доступу до результатів надання адміністративних послуг у сфері державної реєстрації (для Учасника юридичної особи).
2. Копія Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань з актуальними даними на дату подання пропозиції.
3. Копія витягу з реєстру платників податку на додану вартість або копія витягу з реєстру платників єдиного податку.
4. Копії дозволів та ліцензій, у разі, якщо діяльність відповідно до предмету закупівлі підлягає ліцензуванню або вимагає отриманну спеціальних дозволів згідно чинного законодавства України.
5. Учасник має підтвердити в довільній формі, що:

- він не пропонує, не дає та не погоджується дати прямо чи опосередковано будь-якій посадовій особі Замовника в будь-якій з метою вплинути на прийняття рішення щодо визначення Переможця процедури закупівлі;

- відомості про Учасника або будь-яку його посадову особу не внесено до Єдиного державного реєстру осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення;

- він не притягався до відповідальності за порушення, пов’язане із вчиненням антиконкурентних узгоджених дій;

- посадова особа Учасника, яка підписала тендерну пропозицію або уповноважена на вчинення юридично значущих дій від імені Учасника, зокрема, укладання договору за результатами процедури закупівлі, не була засуджена за кримінальне правопорушення, вчинене з корисливих мотивів, не має не знятих або не погашених у встановленому законом порядку судимостей;

- він не є пов’язаною особою з іншими учасниками процедури закупівлі, Замовником, відповідальною чи посадовими особами Замовника;

- його не визнано у встановленому законом порядку банкрутом, стосовно нього не відкрита ліквідаційна процедура чи процедура банкрутства;

- до нього та пов’язаних з ним осіб не застосовано санкції згідно із Законом України «Про санкції» чи будь-які обмежувальні заходи зі сторони міжнародних установ та організацій;

- він не має заборгованості зі сплати податків і зборів (обов’язкових платежів);

- його не було визнано винним чи викрито у порушенні професійної етики, шахрайстві, наданні недостовірної чи викривленої інформації Замовникам під час реалізації Проєкту;

- ціни, зазначені у пропозиції були визначені їм самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником закупівлі;

- інформація, надана ним для участі у закупівлі, є повною, вірною і точною.

Строк дії пропозиції: пропозиція має залишатись актуальною принаймні 90 днів від кінцевої дати подання пропозицій.

Оцінка пропозицій та визначення максимально ефективної пропозиції: 

Визначення максимально ефективної пропозиції та затвердження Переможця закупівлі базуватиметься на підставі єдиного критерію – ціни пропозиції.

Прохання звернути увагу, що пропозиції, які не відповідатимуть вимогам до Учасника та предмета закупівлі, викладеним у цій  Документації, не будуть допущені до оцінки Тендерним комітетом та будуть відхилені.

Умови оплати: Оплата за фактично поставлені товари  / надані послуги / виконані роботи здійснюється у безготівковій формі протягом 5-ти робочих днів з дати підписання обома сторонами відповідних накладних / актів приймання-передачі товару / надання послуг / виконання робіт.

Можлива передоплата в разі обґрунтованої необхідності такої оплати, в розмірі, що не перевищує 30% від вартості контракту.  

Відміна торгів та відхилення пропозицій:

Якщо Учасником запропоновано до закупівлі товари, роботи або послуги, які не відповідають встановленим вимогам до предмету закупівлі, кількості, якості або строків постачання (виконання) така пропозиція має бути відхилена.

У разі отримання менше двох пропозицій на розгляд, процедура закупівлі має бути відмінена.

Якщо вартість найменшої пропозиції перевищує запланований бюджет закупівлі така закупівля має бути відмінена.

Переможцем має визнаватись Учасник, пропозиція якого повністю відповідає вимогам, встановленим до предмету закупівлі, та є максимально ефективною з точки зору ціни та нецінових критеріїв оцінки, встановлених Замовником.

Інші зауваження:

Ця тендерна документація, як і оголошення про проведення закупівлі, не є офертою і будь-які витрати, понесені у зв’язку з підготовкою пропозиції за даним запитом не будуть компенсовані Замовником.

При розрахунку ціни Пропозиції Учасником мають враховуватись всі витрати, пов’язані з виконанням зобов’язань та умов за договором про закупівлю за результатами торгів, усі податки та збори, що сплачуються або мають бути сплачені стосовно запропонованого предмету закупівлі.

Ціна пропозиції та всі інші ціни повинні бути чітко та остаточно визначені без будь-яких посилань, обмежень або застережень, та за будь-яких обставин не підлягають зміні або коригуванню, у тому числі, шляхом знижок/надбавок, під час дії пропозиції, за винятком виправлення арифметичних помилок, виявлених Замовником під час оцінки пропозиції.

Додатки:

1. Додаток А – Форма цінової пропозиції Додаток А – ВТ 2024-01К.xlsx
2. Додаток В – Форма технічної пропозиції. Додаток В – ВТ 2024-01К.xlsx
3. Проєкт договору про закупівлю за результатами торгів. Проект договору Онбординг-сесія.docx