Тендер на організацію та проведення одноденного Форуму у Чернівцях

ГО «Фонд Буковина Інноваційна» в межах грантового проєкту «Інтеграція молоді з числа ВПО у місцеві громади Чернівецької області шляхом створення молодіжного соціального підприємництва» в рамках проєкту  «Розширення можливостей громад в Україні» за підтримки Європейського Союзу»», що реалізується за підтримки ПРООН (Угода про надання гранту № RPP/2023/07/025/SE від 17.07.2023 р.) оголошує відкритий тендер на організацію проведення Одноденного Форуму у Чернівцях.

Дата оголошення про тендер: 03.10.24

Термін подання тендерних пропозицій: 17.10.24

Предметом закупівлі є організація проведення Одноденного Форуму у Чернівцях

Технічне завдання для івент-агенції

1. Загальна інформація

• Назва заходу: Форум Соціального шкільного підприємництва 
• Дата проведення: один день у проміжку між 15 – 21.11.24. 
• Місце проведення: м.  Чернівці
• Тривалість заходу: 4 години
• Очікувана кількість учасників: 100-150
• Оплата послуг буде здійснена після проведення заходу.

2. Мета заходу

• Сприяння розвитку соціального шкільного підприємництва в Чернівецькій області.
• Обмін досвідом між командами, підприємцями та зацікавленими сторонами.
• Представлення кращих практик у сфері соціального шкільного підприємництва.

3. Завдання івент-агенції

• Планування та організація:
  • Розробка концепції заходу та погодження з ГО Фонд Буковина інноваційна.
  • Складання та погодження з ГО програми форуму.
  • Погодження спікерів та модераторів.
• Логістика:
  • Забезпечення приміщення для проведення заходу (конференц-зал, обладнання) відповідно до бюджету
  • Організація компенсації  транспортних послуг учасникам з інших населених пунктів (за необхідності).
• Технічне забезпечення:
  • Наявність під час заходу аудіо- та відеообладнання, мікрофонів, проєктор, екрану.
  • Інтернет-зв’язок
• Координація учасників:
  • Реєстрація учасників (онлайн та під час заходу).
  • Розробка і друк бейджів для учасників, спікерів, організаторів відповідно до бюджету
  • Закупівля роздаткових матеріалів відповідно до бюджету
• Маркетинг та PR:
  • Інформування цільової аудиторії.
  • Залучення медіа до події
  • Фотофіксація під час заходу (мінімальна роздільна здатність фото – 300 ppi, забезпечення якісних фотографій у темному приміщені кінозали, передання замовникам готових фотографій не пізніше 5 календарних днів)
  • Підготовка короткого ролику за результатами заходу для поширення у соціальних мережах у форматі Reels (мінімальна роздільна здатність відео 1080 х 1920 px, тривалість:до 90 секунд)
  • Погодження та підготовка подарунків/ призів учасникам відповідно до бюджету
• Кейтеринг:
  • Організація харчування для учасників (кава-брейк).
• Фінансовий супровід:
  • Ведення бюджету заходу.
  • Пошук спонсорів та партнерів у разі необхідності.

4. Бюджет

• Очікувані витрати (розбити за категоріями).

5. Терміни виконання

• Пропозиції від івент-агенцій приймаються до: [вказати дату].
• Останній термін підписання контракту: [вказати дату].
• Дата проведення форуму: 15 – 21.11.24.

6. Критерії відбору

• Досвід роботи в організації подібних заходів.
• Відгуки від попередніх клієнтів.
• Пропозиції щодо креативних ідей для форуму.
• Конкурентоспроможність цін.

Строк надання товарів/ послуг: 15.11.2024 року.  

Вимоги до постачальника товарів/послуг – учасника тендеру

До участі у тендері запрошуються суб‘єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України, мають  досвід роботи у відповідній сфері, відповідні КВЕД для здійснення торгівлі/надання послуг, заявлений товар у наявності на складі у вказаній кількості, можливість здійснити доставку у вказаний строк за зазначеною адресою та можливість надати оригінали супроводжуючих документів з печаткою та підписом (договір поставки, рахунок-фактура, видаткова накладна/ акт виконаних робіт) 

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію;
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (додається);
4. Оригінал Рахунка-фактури 
5. Деталізований розрахунок вартості послуг, який буде включати пропонований варіант меню кава-паузи, а також вартість оренди майданчика для проведення заходу
6. Зразок договору надання послуг
7. Документи, що підтверджують досвід (рекомендаційні листи, договори на аналогічні роботи/послуги тощо)

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення;
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення
3. Якість опису товару та відповідність очікуванням організатора
4. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання товарів/послуг

Тендерні процедури

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою [email protected]  до 17.10.24  року.

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг/робіт/передачі товару.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та у електронному вигляді (у форматі PDF) надіслані учасником на електронну адресу ПРООН [email protected]  з темою листа «Відкритий тендер_RPP/2023/07/025/SE_назва учасника» до 17.10.24 року.  Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 00:00 години 17.10.24  року, розгляду не підлягатимуть.

Визначення переможця тендеру, відбудеться організатором тендеру після фінансової та технічної оцінки запропонованих тендерних пропозицій згідно істотних критеріїв (умов) відбору, які зазначені у даному тендерному оголошенні, але не пізніше 21.10.24 року.

Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.

Додаткові застереження

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Контактна інформація : 

[email protected] 

телефон ГО Фонд буковина інноваційна –    050 954 2303

ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ

м. _____                                                                    «____» ________дата______ року

_________________________(повне найменування постачальника)_______________________,  (точна адреса) надає свою пропозицію ГО «назва ГО» щодо участі у тендері, що проводиться Організацією на _____(найменування товарів/послуг)___________________________, згідно з вимогами, висунутими ГО «назва ГО» згідно тендерного оголошення №_____ про _______________________ від ____________року.

Вивчивши тендерні вимоги ГО «назва ГО», _________________________(повне найменування постачальника)_______________________ цим підтверджує, що має організаційну можливість та погоджується надати послуги/виконати роботи/поставити товари ГО «назва ГО» відповідно до наступних умов:

1. Найменування послуг/робіт/товарів: ____________________.
2. Якість послуг/робіт/товарів відповідатиме: ________________________.
3. Ціна послуг (грн., з/без ПДВ): ____________________.
4. Строк надання послуг/виконання робіт/поставки товару: __________________.
5. Загальна вартість, з/без ПДВ: _________________.
6. Опис/характеристика послуг/робіт/товарів: _______________________.
7. Умови оплати: ___________________.
8. Умови, які необхідно виконати організації для отримання послуг/робіт/товарів: _____________________.
9. Податковий статус постачальника: _________________________
10. КВЕД:______________________

До цієї Пропозиції додається (вказати повний перелік документів, що додається):

1. Оригінал рахунку-фактури №_________ від _____________ року
2. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію;
3. Копія документу, що підтверджує податковий статус
4. Зразок Договору поставки товару
5. …….

ПІБ уповноваженої особи__________________(підпис та печатка)