Тендер на послуги з організації 6 круглих столів та 3 прес-конференцій

ЗАПИТ ЦІНОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ НА ПОСЛУГИ

КОНТЕКСТ ТА ОПИС ПРОЄКТУ

Закупівля послуг за цим технічним завданням здійснюється в межах імплементації проєкту “Посилене партнерство для сталого відновлення”,  що фінансується урядом Швеції представленим Шведським агентством з питань міжнародної співпраці (SIDA) та імплементується Програмою Розвитку ООН (UNDP) в Україні.

ЗАГАЛЬНА МЕТА ТА ЗАВДАННЯ

Загальною метою цього завдання є отримання послуг з організації 6 круглих столів та 3 прес-конференцій для реалізації ініціатив в рамках програми малих грантів для розвитку інфраструктури підтримки бізнесу, мобілізації підприємницької спільноти та оцінки потреб ММСП. Ця закупівля відповідає досягненню цілей Угоди про надання гранту UNDP-UKR_2023_ IEG/4.

ОБСЯГ РОБІТ/ПОСЛУГ

Під керівництвом визначеного представника ЧОГО «Буковинська агенція ініціатив та розвитку» (ЧОГО «БАІР»), Підрядник виконає наступні види робіт в рамках виконання даного завдання:

1. Організація круглого столу (загальна кількість круглих столів – шість)

1.1. Підготовка заходу, підбір та запрошення спікерів, модератора, учасників з урахуванням рекомендацій Замовника (загальна кількість круглих столів – шість, з них п’ять круглих столів –  з кількістю учасників – 20 осіб й один круглий стіл –  з кількістю учасників – 25 осіб):

• Розробка програми для заходу загальною тривалістю не менше 2 годин; програма погоджується з Замовником та повинна передбачати виступи доповідачів.
• Забезпечення виступів доповідачів/експертів у відповідній галузі. Перелік спікерів погоджується з Замовником.
• Забезпечити наявність модератора заходу.
• Створення списку запрошених гостей, здійснення офіційного запрошення учасників на захід шляхом надсилання електронних листів (зміст та оформлення запрошення узгоджується з Замовником). Щонайменше 15 осіб.
• Підготовка та надання реєстраційного списку. Здійснення реєстрації учасників заходу.
• Забезпечення персоналу з організації заходу та координації дій під час проведення заходу.

1.2. Забезпечення конференц-залою та технічної підтримки для проведення заходу (загальна кількість круглих столів – шість, з них п’ять круглих столів –  з кількістю учасників – 20 осіб й один круглий стіл –  з кількістю учасників – 25 осіб):

Забезпечується конференц-зала в Чернівцях або Чернівецькій області на всю тривалість заходу. Приміщення повинне бути розміром не менше 100 кв.м, оснащене кондиціонером для комфортної роботи гостей, світлою з сучасним ремонтом. Місце проведення повинно мати можливість для організації каво – перерв та харчування; з доступом до санвузла. Обов’язкова наявність найпростішого укриття, що розташоване на відстані не більше ніж 300 м, що розраховано мінімум на 50 людей.

На запит Замовника має бути забезпечено спеціалізоване обладнання для проведення аудіо- та відеоконференції змішаного формату. Вартість надання такого обладнання в разі необхідності додатково не оплачується.

1.3. Організація харчування учасників (загальна кількість круглих столів – шість, з них п’ять круглих столів –  з кількістю учасників – 20 осіб й один круглий стіл –  з кількістю учасників – 25 осіб):

1.3.1. Каво-перерва (забезпечується для всіх 6 круглих столів, п’ять з яких – 20 учасників, і один – 25 учасників)

Детальна специфікація щодо меню каво-перерви визначається Підрядником та подається Замовнику на погодження не пізніше ніж за 3 робочі дні до проведення заходу. Кількість: одна каво-перерва (2 солоні закуски, 2 солодкі закуски, фрукти, горіхи, натуральна кава/фільтр-кава, чай чорний/зелений, вершки/молоко, цукор коричневий, вода бутильована, посуд скло/кераміка, серветка).

1.3.2. Обід (забезпечується для 5 круглих столів, кожен з яких по 20 учасників)

Детальна специфікація щодо меню обіду визначається Підрядником та подається Замовнику на погодження не пізніше ніж за 3 робочі дні до проведення заходу. Кількість: один обід (перша страва, основна страва, десерт, вода/сік). Наприклад: перша страва – борщ/ крем суп сирний, шпинатний; основна страва – мясо тушковане/медальйони телячі, картопля запечена/булгур/кіноа, овочі гриль/ салат овочевий, хліб на вибір – цільнозерновий, бездріжджовий, десерт – крем-брюле/бісквіт шоколадний; сік натуральний/узвар.

На запит Замовника необхідно забезпечити можливість вегетаріанського меню (на вибір) та формат проведення – фуршет. Вартість порції на 1 одну особу вегетаріанського меню має дорівнювати вартості порції звичайного меню. Аналогічно вартість на 1 особу у форматі подання їжі індивідуально порційно має дорівнювати вартості на 1 особу у форматі фуршету.

1.4. Забезпечення учасників роздатковими матеріалами (загальна кількість круглих столів – шість, з них п’ять круглих столів –  з кількістю учасників – 20 осіб й один круглий стіл –  з кількістю учасників – 25 осіб):

Учасники забезпечуються роздатковими матеріалами та канцелярським приладдям. Кожен учасник має отримати:

-  роздатковий матеріал (до 30 аркушів друкованого чорно-білого тексту, з малюнками чи діаграмами, формату А4, блокнот, ручка). Макет та формат матеріалів узгоджується з Замовником;

-  блокнот (не менше 30 сторінок, формат А-5)

-  ручка кулькова або гелева

2. Організація прес-конференції (загальна кількість прес-конференцій – три, дві з них з кількістю учасників – по 20 осіб, і одна – з кількістю учасників – 30 осіб)

2.1. Підготовка заходу, підбір та запрошення учасників з урахуванням рекомендацій Замовника:

• Створення списку запрошених гостей, здійснення офіційного запрошення учасників на захід шляхом надсилання електронних листів (зміст та оформлення запрошення узгоджується з Замовником). Щонайменше 15 осіб.
• Підготовка та надання реєстраційного списку. Здійснення реєстрації учасників заходу.

2.2. Організація харчування учасників – Каво-перерва (забезпечується для 2 прес-конференцій на 20 осіб і однієї – на 30 осіб):

Детальна специфікація щодо меню каво-перерви визначається Підрядником та подається Замовнику на погодження не пізніше ніж за 3 робочі дні до проведення заходу. Кількість: одна каво-перерва (2 солоні закуски, 2 солодкі закуски, фрукти, горіхи, натуральна кава/фільтр-кава, чай чорний/зелений, вершки/молоко, цукор коричневий, вода бутильована, посуд скло/кераміка, серветка).

2.3. Забезпечення учасників роздатковими матеріалами (забезпечується для 2 прес-конференцій на 20 осіб і однієї – на 30 осіб):

Учасники забезпечуються роздатковими матеріалами та канцелярським приладдям. Кожен учасник має отримати:

- роздатковий матеріал (до 30 аркушів друкованого чорно-білого тексту, з малюнками чи діаграмами, формату А4, блокнот, ручка). Макет та формат матеріалів узгоджується з Замовником;

- блокнот (не менше 30 сторінок, формат А-5)

- ручка кулькова або гелева

Щоб забезпечити належне виконання вищезазначених завдань, Підрядник зобов’язується:

• Підтримувати зв’язок і постійну координацію з командою проєкту щодо всіх аспектів завдання та миттєво інформувати про будь-які труднощі або затримки, що виникли під час виконання завдання. Проводити регулярні зустрічі з командою проєкту за запитом.
• Надавати всі результати робіт або матеріали для перегляду, коментарів і затвердження команді проєкту відповідно до вимог.
• Забезпечити врахування гендерної рівності та розширення можливостей жінок у діяльності, сприяти безпечному та сприятливому середовищу, вільному від будь-якої дискримінації та жорстокої поведінки, та використовувати принципи гендерно-чутливих комунікацій відповідно до організаційних стандартів ПРООН.

УМОВИ ОПЛАТИ

Оплата здійснюється без ПДВ – рахунок за послуги повинен не містити податок на додану вартість, сума до сплати повинна бути вказаною «Без ПДВ».

Підрядник укладає договір з ЧОГО «Буковинська агенція ініціатив та розвитку» (ЧОГО «БАІР»). Якщо Підрядник є фізичною особою-підприємцем, то він/вона самостійно сплачує відповідні податки. Оплата буде здійснюватись післяплатою, за кожен з дев’яти заходів, згідно підписаних актів наданих послуг (виконаних робіт). Фактична максимальна кількість платежів Підряднику – дев’ять. За бажанням Підрядника, надані послуги з організації двох або більше заходів можуть бути підтверджені одним актом наданих послуг (виконаних робіт), відповідно оплата буде здійснена за зазначену в акті кількість заходів.

ВИМОГИ ДО ПІДРЯДНИКА

Загальні вимоги:

• Офіційно зареєстрована компанія або фізична особа-підприємець (для українських компаній та ФОП –мають бути зареєстровані на території, підконтрольній уряду України).
• Досвід надання аналогічних послуг не менше 2-х років.

ВИМОГИ ДО ПОДАННЯ ЦІНОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Цінова пропозиція подається до ЧОГО «БАІР» на електронну адресу [email protected].

Цінова пропозиція подається не пізніше 20:00 29 серпня 2024 року.

Документи повинні бути складені українською мовою, та у електронному вигляді (у форматі PDF одним файлом) надіслані учасником на електронну адресу ЧОГО «БАІР» з темою листа «Цінова пропозиція на послуги з організації 6 круглих столів та 3 прес-конференцій від __________ (назва Постачальника)».

До цієї Пропозиції додається:

1. Рахунок
   • Рахунок виписано на ЧОГО «БАІР»
   • Ціни без ПДВ
   • На рахунку є фраза «Ціни дійсні протягом 10 днів з моменту виставлення цього рахунку»

2. Витяг про державну реєстрацію або інший документ, що підтверджує державну реєстрацію. 

Додаткові застереження:

Учасник цього тендеру/конкурсу приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор залишає за собою право вимагати від учасника тендеру/конкурсу додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного/конкурсного оголошення.

Учасник цього тендеру/конкурсу, надсилаючи документи для участі у загальній процедурі за цим конкурсом оголошенням, підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру/конкурсу може відхилити його пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор конкурсу не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

До участі у конкурсному відборі допускаються конкурсні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього оголошення. Конкурсні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників конкурсу, що їх подали, до повного завершення надання послуг/постачання товару.

Запит цінової пропозицій затверджено:

Підпис                                                                     

ПІБ та посада            Голова Грушко О.О.

Дата                           26.08.2024

Фірмовий бланк (за наявності)

ЦІНОВА ПРОПОЗИЦІЯ

м. _____                                                                                                   «____» ________ 2024 року

Повне найменування постачальника, адреса, надає свою пропозицію ЧОГО «БАІР» (далі – Замовник) щодо участі у конкурсі, що проводиться Замовником на закупівлю послуг з організації 6 круглих столів та 3 прес-конференцій, згідно з висунутими вимогами, зазначеними у запиті цінових пропозицій.

Вивчивши конкурсні вимоги Замовника,  повне найменування постачальника цим підтверджує, що має організаційну можливість та погоджується надати нижчезазначені послуги відповідно до наступних умов: 

Загальна вартість цієї пропозиції _________,00 грн. (______________ грн. 00 коп.) без ПДВ.

До цієї пропозиції додається:

1. Рахунок
2. Витяг про державну реєстрацію або інший документ, що підтверджує державну реєстрацію. 

ПІБ уповноваженої особи __________________                        (підпис та печатка)

 Тендер_Круглі столи_прес-конференції_final Цінова пропозиція_БЛАНК