Тендер на річний контракт щодо дизайнерських послуг IFES Україна

Date:  26 November 2024

Subject: Informal Solicitation for Bids for Design Services RFQ BOA Design services

The International Foundation for Electoral Systems (IFES) invites your firm to participate in this competitive solicitation for pricing, delivery, and terms of the potential sale of the following services for the IFES office in Kyiv, Ukraine. IFES Ukraine would therefore like to have a long term contractual agreement (Blanket Order Agreement- BOA) for design service if successful, for fixed price for 12 months. IFES reserves the right to reject any and all offers, to add, delete, or modify any element of the solicitation at any time without prior notification and without any liability or obligation of any kind. This solicitation does not obligate IFES to enter into a contract nor does it obligate IFES to pay any costs incurred in the preparation of submission of any Response. /

Міжнародна фундація виборчих систем (IFES) запрошує вашу фірму взяти участь у цьому конкурсі щодо ціноутворення, доставки та умов потенційного продажу наступних послуг для офісу IFES у Києві, Україна. Таким чином, IFES Україна хотіла б мати довгострокову контрактну угоду (Blanket Order Agreement – ​​BOA) на послуги з дизайну, у разі успіху, за фіксованою ціною на 12 місяців. IFES залишає за собою право відхиляти будь-які пропозиції, додавати, видаляти або змінювати будь-який елемент тендеру в будь-який час без попереднього повідомлення та без будь-якої відповідальності чи зобов’язань будь-якого роду. Це звернення не зобов’язує IFES укладати контракт і не зобов’язує IFES оплачувати будь-які витрати, понесені під час підготовки та подання будь-якої Відповіді. 

What is Blanket Order Agreement (BOA)?

-             BOA is a type of contractual agreement where selected vendors are contracted to provide to IFES Ukraine with a determined set of products or services for fixed price during the fixed period of time.

-             Terms agreed must remain fixed during the BOA duration of 12 months.

-             BOA does NOT mention or commit to the quantity to be purchased – this depends on many factors where IFES Ukraine works.

-             Prices are fixed, but quantity is not. BOA does have a maximum total amount (not to exceed amount) – This amount cannot be exceeded during the contract period, BUT IFES UKRAINE DO NOT MAKE ANY COMMITMENT TO SPEND THE TOTALITY OF THIS AMOUNT.

-             For this solicitation, the volume of business expected is USD 80 000. This represents the anticipated volume of trade estimated for the BOA duration. However, in the contract the Not To Exceed (NTE) amount might differ, in order to allow further flexibility, in case of unexpected needs. Vendors are expected to quote according to the volume of business and not to the NTE.

-             In the case the contract is awarded to multiple vendors:

There is an overall shared ceiling price of not-to-exceed amount for a duration of 12 months with the possibility to extend upon the satisfactory performance of this BOA and mutual agreement of the Parties. The maximum aggregate dollar value of orders placed to all BOA awardees cannot exceed the contracted ceiling. This ceiling is not being subdivided among the number of awardees nor is it being multiplied by the number of awardees.

-             Purpose of BOA is to avoid repetitive long tendering process every time IFES Ukraine has a need to source products or services. Instead, when there is a need, IFES would issue Task Order directly to selected vendor upon which vendor would confirm acceptance and just proceed with delivery of the service with invoice to designated email address.

-             When a Contract/BOA includes the possibility of an extension and the NTE amount is not reached yet, it is possible to extend the Contract/BOA up to a new period (not more than one year) or up to exhaustion of remaining NTE balance, whichever comes first. In such case, IFES team would assess if contracted prices are still competitive (through a market survey) and whether it is to IFES advantage to extend the Contract.

-             Contract termination; the contract will be valid for a period of minimum 12 months, or up to exhaustion of the NTE balance, whichever comes first. /

Що таке угода загального замовлення (BOA)?

- BOA — це тип контрактної угоди, за якою вибрані постачальники укладають контракт на надання IFES Україна визначеного набору продуктів або послуг за фіксованою ціною протягом фіксованого періоду часу.

- Узгоджені умови повинні залишатися фіксованими протягом 12 місяців BOA.

- BOA НЕ згадує та не зобов’язується щодо кількості, яку потрібно придбати – це залежить від багатьох факторів, у яких працює IFES Україна.

– Ціни фіксовані, а кількість – ні. BOA має максимальну загальну суму (не перевищувати суми) – ця сума не може бути перевищена протягом терміну дії контракту, IFES УКРАЇНА НЕ БЕРЕ ЖОДНИХ ЗОБОВ’ЯЗАНЬ ВИТРАТИТИ ЦІЮ СУМУ.

- Для цього запрошення очікуваний обсяг бізнесу становить 80 000 доларів США. Це являє собою очікуваний обсяг торгівлі, оцінений протягом терміну BOA. Однак у контракті сума не перевищувати (NTE) може відрізнятися, щоб забезпечити додаткову гнучкість у разі неочікуваних потреб. Очікується, що постачальники будуть виставляти ціни відповідно до обсягу бізнесу, а не до NTE.

- У випадку, якщо контракт присуджується кільком постачальникам:

Існує загальна спільна максимальна ціна, яка не може перевищувати суму протягом 12 місяців з можливістю продовження за умови задовільного виконання цього BOA та взаємної згоди Сторін. Максимальна сукупна вартість замовлень, розміщених для всіх лауреатів BOA, не може перевищувати договірну межу. Ця максимальна кількість не розподіляється між кількістю нагороджених і не множиться на кількість нагороджених.

- Метою BOA є уникнення повторюваних тривалих тендерних процедур кожного разу, коли IFES Україна потребує закупівлі продуктів або послуг. Натомість, коли є потреба, IFES видасть Замовлення-замовлення безпосередньо обраному постачальнику, після чого постачальник підтвердить прийняття та просто продовжить надання послуги з рахунком-фактурою на вказану електронну адресу.

- Якщо Контракт/BOA передбачає можливість продовження, а сума NTE ще не досягнута, можна продовжити Контракт/BOA на новий період (не більше одного року) або до вичерпання залишку NTE. , залежно від того, що станеться раніше. У такому випадку команда IFES оцінить, чи конкурентоспроможні ціни за контрактом (через дослідження ринку) і чи вигідно IFES продовжити Контракт.

- Розірвання договору; контракт буде дійсним протягом мінімум 12 місяців або до вичерпання балансу NTE, залежно від того, що настане раніше.

DESCRIPTION OF GOODS AND/OR SERVICES / ОПИС ТОВАРІВ ТА/АБО ПОСЛУГ

Detailed description of the services and requirements you will find in the RFQ file./

Детальний опис послуг та вимог ви знайдете у файлі RFQ. RFQ BOA Design services

SERVICE DELIVERY PROPOSAL / ПРОПОЗИЦІЯ НАДАННЯ ПОСЛУГ

Please fill in the RFQ file and submit it before the deadline via this email –  [email protected]. Note that if you include other IFES email addresses in your email containing offer your offer will be disqualified./

Будь ласка, заповніть файл із запитом на пропозицію та надішліть його до кінцевого терміну на цю електронну адресу – [email protected]. Зверніть увагу, що якщо ви вкажете інші адреси електронної пошти IFES у своєму електронному листі з пропозицією, ваша пропозиція буде відхилена.

REQUIREMENTS / ВИМОГИ

Minimum requirements for potential bidders:

• At least 3 years of experience working in Ukraine, with a history of collaboration with international organizations and technical assistance projects;
• a diverse and compelling portfolio;
• reasonable timeframes; and price
• A potential vendor must present at least three samples of the completed design solutions.

List of advantages based on the IFES needs:

• Best lead time
• The number of years in the market
• Experience collaborating with international organizations and past experience providing services to national government agencies, including ministries, the Presidential Administration of Ukraine, the Verkhovna Rada, the Central Election Commission, the National Agency for Prevention of Corruption, and others. ______________________________________________________________________________

Мінімальні вимоги до потенційних учасників:

• Принаймні 3 роки досвіду роботи в Україні, з історією співпраці з міжнародними організаціями та проектами технічної допомоги;
• різноманітне та привабливе портфоліо;
• розумні терміни; і ціна
• Потенційний постачальник повинен надати не менше трьох зразків готових дизайнерських рішень.

Перелік переваг, виходячи з потреб IFES:

• Найкращий час виконання
• Кількість років на ринку
• Досвід співпраці з міжнародними організаціями та попередній досвід надання послуг національним державним органам, зокрема міністерствам, Адміністрації Президента України, Верховній Раді, Центральній виборчій комісії, Національному агентству з питань запобігання корупції та іншим. 

SCHEDULE OF EVENTS 

GENERAL TERMS AND CONDITIONS 

IFES has zero tolerance for fraud. Fraud is any act or omission that intentionally misleads, or attempts to mislead, to obtain a benefit or to avoid an obligation.  If you have concerns about potential fraud in any way related to IFES projects, contracts or activities, please contact IFES’ Compliance Hotline at [email protected] or at +1 202-350-6791. / IFES абсолютно не терпить шахрайства. Шахрайство — це будь-яка дія чи бездіяльність, яка навмисно вводить в оману або намагається ввести в оману з метою отримання вигоди або уникнення зобов’язань. Якщо у вас є занепокоєння щодо можливого шахрайства, будь-яким чином пов’язаного з проектами, контрактами чи діяльністю IFES, будь ласка, зв’яжіться з «гарячою лінією відповідності» IFES за адресою [email protected] або за номером +1 202-350-6791.