Тендер на закупівлю паливних матеріалів

ЗАПИТ ЦІНИ RFQ20240918.01

НА ПОСТАВКУ ПАЛИВНИХ МАТЕРІАЛІВ

Дата:                  30 вересня 2024 року

Наш реф.:      Благодійна організація «Благодійний фонд «Карітас Чернігів»

№ проекту: «Гуманітарне реагування на критичні потреби  постраждалого від війни населення в рамках підготовки до зими 2024 – 2025»

Карітас України є членом Caritas Internationalis, однієї з найбільших міжнародних мереж благодійних організацій у світі та Європі, і має мережу з понад 40 місцевих організацій по всій Україні. Національні представництва Карітасу знаходяться в Києві та Львові.

Карітас України розробляє та реалізує національні програми соціальної допомоги та підтримки найбільш незахищених верств населення України незалежно від національності та віросповідання. З цією метою він отримує приватні пожертви та державне фінансування від різних донорів. У рамках вищезазначеного проекту, що фінансується Карітасом Данією та  Міністерством закордонних справ Данії, Карітас України виступає партнером у реалізації проекту з дистрибуції твердих паливних матеріалів.

У рамках проекту в Чернігівській області Карітас Чернігів планує забезпечити 532 (п’ятсот тридцять два) домогосподарств твердими паливними матеріалами.

1. ПРЕДМЕТ ПОСТАВКИ

Метою цього запиту є отримання цінових пропозицій від кваліфікованих постачальників на поставку паливних матеріалів в Чернігівській області. З переможцем(ями) тендеру Карітас Чернігів укладає договір поставки, який не означає зобов’язання стосовно мінімального обсягу закупівлі послуг або інших зобов’язань, і Карітас Чернігів не має жодних зобов’язань замовляти або купувати мінімальний обсяг послуг від постачальника.

Предметом контракту є поставка твердих паливних матеріалів відповідно до деталей у таблиці нижче:

* Кількість домогосподарств може змінюватись в межах 20% і залежитиме від фактичних потреб і наявних коштів, які регулюються окремими Замовленями на закупівлю.

Характеристика паливних матеріалів:

Паливні матеріали поставляються силами та за рахунок постачальника в кожне домогосподарство однією доставкою. Деталі доставки (перелік домогосподарств, адреси) буде надано постачальнику після підписання контракту. 

2. ГРАФІК ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ ТА УКЛАДАННЯ КОНТРАКТІВ

Запитання та роз’яснення

Запити на роз’яснення або запитання, що виникають у учасників прохання надсилати електронною поштою на [email protected] з темою: RFQ20240918.01 Питання до 16:00 за київським часом 04 жовтня 2024.

3. УЧАСТЬ

Участь у тендері відкрита для всіх постачальників, які можуть надати відповідні до запиту послуги протягом визначено терміну (фізична особа підприємець, Товариства з обмеженою відповідальністю, Приватні підприємства тощо).

Учасник тендеру повинен належним чином бути зареєстрованим в Україні та здійснювати діяльність не менш як два роки з дати реєстрації; не мати відкритих судових проваджень, боргових зобов’язань, що можуть призвести до арешту рахунків та активів учасника.

Важливо! Фізичні Особи підприємці на єдиній системі оподаткування можуть бути допущені до участі у тендері у разі підтвердження, що сума контракту не перевищує залишковий ліміт доходу платників єдиного податку у 2024 році. У разі досягнення річного доходу, Карітас України залишає за собою право розірвати контракт без права передачі прав виконання зобов’язань іншому суб’єкту господарювання, що не приймав участь у тендері.

Пропозиції учасників тендеру не буде розглянуто, якщо, на момент подання пропозиції:

• вони вже були усунені Карітас України або іншими органами ООН, Світового банку або міжнародними суспільними організаціями;
• найменування учасників тендера пов’язані з тероризмом та включені в перелік осіб та організацій, які пов’язані з тероризмом, опублікованим Європейським Союзом, урядом США та Радою Безпеки ООН;
• учасники тендера не мають дійсний дозвіл на здійснення комерційної діяльності в Україні;
• учасники тендера відмовляються виконувати вимоги щодо захисту осіб від сексуальної експлуатації та домагання під час здійснення операцій із надання гуманітарної допомоги та кодексу етики й стандартів розголошення інформації.

Крім того, умовою ведення бізнесу з Карітас Чернігів є співробітництво з Карітас Чернігів або її агентом та здійснення оцінки, проведення перевірки, аудиту, інспекцій, підтвердження гарантій, попередження та виявлення шахрайства, розслідування та здійснення інших дій постачальниками, їхніми дочірніми підприємствами, агентами, посередниками та довірителями. Відмова повноцінно співпрацювати з метою проведення розслідувань вважатиметься достатньою підставою для Карітас Чернігів, щоб анулювати або розірвати контракт та включити постачальника в перелік заборонених постачальників Карітас України.

4. ТЕРМІНИ КОНТРАКТУВАННЯ

Поставка паливних матеріалів повинена бути виконана в термін до 30 листопада 2024 року.

5. ВАЛЮТА

Комерційну пропозицію необхідно подавати в гривнях з урахуванням всіх податків та витрат пов’язаних з виконанням контракту.

Ціна поставки є незмінною для всієї партії поставки до повного виконання обов’язків по контракту. Оплата безготівкова.

Важливо! Подаючи пропозицію на тендер учасник погоджується з вимогами та умовами контракту і зобов’язаннями не змінювати ціну протягом виконання контракту.

6. ТЕРМІН ДІЇ ПРОПОЗИЦІЙ

Пропозиції дійсні протягом періоду тридцять (30) календарних днів після кінцевого терміну

подання тендерних пропозицій, встановленого у Розділі 2 «Графік подання пропозицій та укладення контрактів» цього Запиту пропозицій. Пропозиція, дійсна протягом меншого періоду, може бути відхилена як така, що не відповідає вимогам.

Учасник тендеру, який погоджується на запит, не зобов’язаний та не має права змінювати свою пропозицію. Усі ціни залишаються фіксованими до закінчення терміну дії пропозиції, до якого укладається договір.

7. МОВА ТЕНДЕРУ

Пропозиції, уся кореспонденція та документи, що стосуються тендеру, мають бути складені українською мовою.

8. ПОДАННЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ

Тендерна пропозиція повинна бути подана на e-mail [email protected]. Заголовок листа e-mail: RFQ20240918.01 Паливні матеріали

         9. ЗМІСТ ПРОПОЗИЦІЇ

Пропозиції повинні бути підготовлені на основі вказівок, викладених у цьому запиті пропозицій.

Ваша пропозиція повинна містити наступні три (3) пакети документів (потрібно надсилати

в окремих електронних листах):

• Адміністративний (див. розділ 9.1 нижче)
• Технічний (див. розділ 9.2 нижче)
• Фінансовий (див. розділ 9.3 нижче)

9.1. Зміст Адміністративного пакету

а) Копії реєстраційних документів учасника, що містять витяг з ЄДР (або виписку не старшу за 2024 рік), витяг з реєстру платників податку, Статут (для ТОВ), наказ на призначення директора (для ТОВ);

1. b) Додаток D Декларація доброчесності (підписана та завірена печаткою)
2. c) Додаток E Заява антитероризм (підписана та завірена печаткою)
3. d) Додаток F Кодекс поведінки постачальника Карітас

ВАЖЛИВО!

Будь-яка неправдива або неповна інформація надана учасником може призвести до відхилення заявки.

Відсутність будь якого документу з зазначеного переліку призведе до відхилення пропозиції на етапі оцінки відповідності адміністративного пакету.

9.2. Зміст Технічного пакету

Технічний пакет включає ретельно заповнений Додаток В_Операційна спроможність з усіма додатками та додатковими документами, що згадуються у документі (договори, акти виконаних робіт, інше). Надайте будь-яку інформацію, яка полегшить оцінку суттєвої надійності, фінансової та управлінської спроможності вашої компанії надавати послуги

1. a) Додаток В_Операційна спроможність Інформація для оцінки операційної та фінансової спроможності учасників, (підписаний у форматі pdf та окремо у форматі Word)
2. b) Договори поставок та видаткові накладні 2022-2023 років на суму не меншу суми цього контракту
3. c) Сертифікати управління якістю, системи екологічного менеджменту (за наявністю)
4. d) Фінансова звітність за 2 роки (2022, 2023)

е) Сертифікати/Протоколи відповідності/Протоколи випробувань/ інші документи що підтверджують характеристики паливних матеріалів

Учасники тендеру повинні продемонструвати:

• свій технічний і професійний досвід, включаючи, але не обмежуючись документально підтвердженими проектами, в яких зазначено минулий досвід компанії та оцінку ефективності виконаних поставок;
• що можуть забезпечити належним чином виконання цього контракту.

9.3. Зміст Комерційного пакету (подається окремо)

Комерційна пропозиція включатиме всі витрати, пов’язані з реалізацією цього контракту, включаючи придбання сировини, рубання, навантаження/вивантаження, транспортування, інше.

Жоден прибуток, збори, податки, транспортні чи додаткові витрати не можуть бути додані після обрання переможця Тендеру. Уся фінансова інформація має бути відображена в гривнях.

а) Додаток C Фінансова пропозиція (підписаний у форматі pdf)

1. ОЦІНКА ПРОПОЗИЦІЙ

Відповідно до правил закупівель Карітас України, Тендерний Комітет із кваліфікованих співробітників Карітас оцінить усі пропозиції та вибере найкращого постачальника(ів) на основі наступних етапів:

• Відповідність Адміністративного пакету на основі інформації та документальних підтверджень, наданих згідно до Розділу 9.1 «Зміст адміністративного пакету». Оцінка – пройдено/не пройдено.
• Відповідність технічним вимогам на основі інформації та документального підтвердження, наданого згідно з Розділом 9.2 «Зміст технічної пропозиції». Оцінка –пройдено/не пройдено.
• Цінова пропозиція на підставі інформації та документального підтвердження, наданого згідно з Розділом 9.3 «Зміст фінансової пропозиції». Вага – 100%

10.1. Аналіз Адміністративного пакету

Для кваліфікації учасника для подальшого розгляду отримані файли інспектують на відповідність переліку документів, що вказані у розділі 9.1. Зміст Адміністративного пакету. Ці обов’язкові попередні умови не є компонентами пропозиції, які отримують бали, але вони оцінюються за допомогою оцінки «пройшов/не пройшов».

У випадках, коли деякі несуттєві документи (наприклад, свідоцтва про реєстрацію компанії, тощо) явно відсутні в тендерній пропозиції, ці документи можуть попросити надати після кінцевого терміну подання.

Документи, які ПОВИННІ бути включені в тендерну пропозицію, і які не можна вимагати від Учасника після кінцевого терміну подання тендерних пропозицій, це документи, які містять ціни/тарифи (наприклад, фінансова пропозиція) та суттєві технічні документи, які впливають на технічну пропозицію.

ВАЖЛИВО! Невідповідність наведеним вище вимогам призведе до дискваліфікації вашої пропозиції з подальшої оцінки.

10.2. Технічна оцінка

Технічна пропозиція буде оцінюватися на основі відповідей та додаткових документів, які надав учасник в якості підтвердження своєї спроможності виконувати і контролювати якість ремонтних робіт.

Оцінка- «Відповідає/Не відповідає».

Пропозиція вважається відповідною і вважатиметься технічно відповідною, якщо всі критерії відповідають.

Примітка: Карітас Чернігів не несе відповідальності за пошук або забезпечення будь-якої інформації, яка не вказана в тендерній пропозиції. Відповідно, щоб забезпечити наявність достатньої інформації, учасник тендеру повинен надати, як частину тендерної пропозиції, будь який описовий матеріал, такий як договори, акти виконаних робіт/видаткові, описи та іншу необхідну інформацію, яка, на його думку, покращить розуміння його пропозиції.

10.3. Фінансова оцінка

Ціни на паливні матеріали, що вказано у фінансовій пропозиції (Додаток С) повинні бути справедливими і відповідати ринковими цінам що використовуються в цільових областях проекту. Експерти Карітас Чернігів провели моніторинг ринку, оцінили вартість паливних матеріалів.

Фінансова складова оцінюватиметься лише для тих пропозицій, які пройдуть технічну  оцінку.

Пропозиція з найменшою ціною буде рекомендовано до присудження контракту.

1. КОНТРАКТУВАННЯ

За результатами тендеру Карітас Чернігів планує укласти Договір поставки з одним постачальником.

Заключення контрактів з декількома постачальниками можливо, якщо жоден з учасників тендеру не зможе забезпечити весь об’єм поставки паливних матеріалів самостійно.

2. ПРАВО ПРИЙНЯТИ БУДЬ-ЯКУ ПРОПОЗИЦІЮ ТА ВІДХИЛИТИ БУДЬ-ЯКУ

Карітас Чернігів залишає за собою право прийняти або відхилити будь-яку пропозицію, а також скасувати процес відбору та відхилити всі пропозиції в будь-який час до присудження Контракту, не несучи таким чином жодної відповідальності перед Учасниками тендеру, яких це стосується, або будь-якого зобов’язання інформувати відповідних учасників тендеру про підстави прийнятого рішення.

Карітас Чернігів може на власний розсуд збільшити або зменшити запропонований обсяг робіт згідно умов Договору.

Карітас Чернігів не зобов’язані вибирати будь-яку з компаній, що подає пропозицію, і жодним чином не зобов’язується вибирати компанію, яка пропонує найнижчу ціну. Крім того, договір буде укладено з компанією, яка подала таку пропозицією, яка буде вважатися найбільш відповідною потребам проекту, включаючи ефективність та найкраще співвідношення ціни та якості.

3. ЕТИЧНІ ПОЛОЖЕННЯ ТА КОДЕКС ПОВЕДІНКИ

Будь який постачальник Карітас повинен розділяти та дотримуватись Етичних положень та кодексу поведінки (Документ F).

Шаблони форм знаходяться за посиланням:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bws-x2n31d43OSJ4p6IgTvaQFybHsctl/edit?usp=sharing&ouid=114217402876246220799&rtpof=true&sd=true