Тендер на закупівлю послуг табору з денним перебуванням дітей в Ужгороді

Тендер на закупівлю послуг табору з денним перебуванням дітей в Ужгороді, Закарпатська область, Україна, літо 2023 року 

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. оголошує відкриту тендерну процедуру на надання послуг денних таборів в Ужгороді, Закарпатська область, Україна.

Про організацію

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) – це гуманітарна організація, що займається захистом прав людини, наданням гуманітарної допомоги та співробітництвом у сфері розвитку в декількох країнах світу. Базуючись у Констанці, Німеччина, Sign of Hope e.V. присвячує свою діяльність допомозі тим, хто опинився в скруті, та експлуатованим людям по всьому світу. В Україні Sign of Hope e.V. підтримує людей, які потребують допомоги, надаючи їм притулок, грошову допомогу, психосоціальну підтримку та інші види діяльності. Більше інформації про діяльність Sign of Hope e.V. можна знайти тут: https://www.hoffnungszeichen.de/english

Мета тендеру

Метою цього тендеру є визначення кваліфікованого постачальника послуг з організації денних таборів відпочинку для внутрішньо переміщених та

дітей незахищених категорій населення в Ужгороді під час літніх канікул 2023 року. Табори мають на меті забезпечити безпечне, сприятливе та цікаве середовище, де діти зможуть отримати психосоціальну підтримку та взяти участь у розважальних заходах, освітніх програмах та майстер-класах з розвитку навичок. Основним завданням табору є:

• Сприяння добробуту: Створення позитивного та інклюзивного середовища, яке сприяє фізичному, емоційному та соціальному благополуччю внутрішньо переміщених дітей та соціально незахищених дітей.
• Особистісний розвиток: Запропонуйте низку освітніх та розвиваючих заходів, які сприятимуть особистісному розвитку та підвищенню впевненості в собі дітей, що беруть участь у програмі.
• Відпочинок та розваги: Надавати можливості для розважальних заходів, занять спортом, мистецтвом та культурного дозвілля, щоб діти отримали приємні та незабутні враження під час перебування в інтернаті.
• Соціальна інтеграція: Сприяти соціальній взаємодії та інтеграції дітей ВПО, заохочуючи їх до командної роботи, співпраці та взаємоповаги.

Період надання послуг

Табір має бути організований у серпні 2023 року.

Тривалість табору

Тривалість табору має становити приблизно 10 днів, години роботи табору з 9.00 до 18.00. Проживання та транспорт не потрібні.

Дедлайн подачі заявок: 31 липня 22.00 EET (за київським часом)

Мова пропозиції

Пропозиція та вся кореспонденція і документи, що стосуються Пропозиції, якими обмінюються учасники тендеру та Sign of Hope e.V., повинні бути написані англійською мовою.

Валюта пропозиції

Усі ціни вказані в гривнях та євро.

Період дії пропозицій

Пропозиції залишаються дійсними протягом 90 днів після дати подання, зазначеної вище.

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

1. Обсяг послуг, які повинен надати постачальник

• Планування табору: Розробити комплексну програму табору, яка включатиме різноманітні заходи, що відповідають специфічним потребам та інтересам внутрішньо переміщених і вразливих дітей. Необхідно оголосити конкурс на участь у безкоштовному щоденному таборі в соціальних мережах та інших засобах масової комунікації. Мінімум 50% внутрішньо переміщених дітей повинні бути учасниками табору. Для досягнення цієї мети необхідне пряме оголошення конкурсу та/або співпраця з державними органами.
• Реалізація табору: Реалізувати програму табору в рамках правового поля України, забезпечити кваліфікований персонал, необхідне обладнання, мінімум 3-разове харчуванням, матеріали та приміщеннями для проведення запланованих заходів.
• Охорона та безпека: діяльність табору повинна відповідати протоколам та заходам безпеки, щоб забезпечити добробут і безпеку всіх учасників табору.
• Політика безпеки та захисту дітей, включаючи закони про охорону здоров’я та безпеку, дискримінацію людей з інвалідністю, гігієну харчових продуктів, пожежну безпеку та вимоги до планування.
• Оцінювання та звітування: регулярне оцінювання ефективності табірної програми та своєчасне надання звітів підрядною організацією.

2. Критерії прийнятності

Зацікавлені постачальники послуг повинні відповідати наступним кваліфікаційним критеріям для участі в цьому тендері:

• Юридична реєстрація підтверджує, що ви можете надавати такі послуги згідно з українським законодавством і що ви дотримуєтеся всіх необхідних законодавчих норм.
• Можливість надавати послуги для дітей віком від 7 до 16 років, до 80 дітей за 1 зміну/табір.
• Відповідний досвід: Продемонструйте підтверджений досвід організації та управління дитячими таборами, бажано з досвідом роботи з ВПО та проведення психосоціальних заходів для вразливих категорій дітей.
• Кваліфікований персонал: Мати команду кваліфікованих фахівців, включаючи координаторів табору, тренерів, психологів та допоміжний персонал, здатних надавати високоякісні послуги.
• Ресурси та обладнання: Володіти необхідними ресурсами, обладнанням та устаткуванням для проведення запланованих заходів та забезпечення безпечного і приємного відпочинку в таборі.
• Інклюзивний підхід: Необхідно забезпечити доступність та підтримку дітей з інвалідністю.
• Політика безпеки та захисту дітей: розробіть політику безпеки та заходи для захисту вразливих дітей у вашому закладі.

Процес подання заявки

Це відкрита тендерна процедура. Усіх зацікавлених учасників тендеру просимо подавати свої пропозиції виключно в електронному вигляді на електронну адресу [email protected] з поміткою в темі листа “PROJECT GFFO CHILDREN DAILY CAMP” не пізніше 31 липня 2023 року, 22.00 за східноєвропейським часом (за київським часом). Пропозиції, отримані пізніше зазначеного терміну, розглядатися не будуть. Якщо пропозиції є неповними, учасники тендеру можуть подати документи, яких не вистачає, протягом встановленого терміну на запит SoH.

Пропозиція повинна включати наступні документи:

• Технічна пропозиція (відповідно до Технічного завдання вище), включаючи проект програми табору.
• Фінансову пропозицію, що включає також розбивку вартості на одну дитину за зміну/табір з описом того, що в неї входить, та умови оплати (в євро та гривнях).
• Документи, що підтверджують право на здійснення відповідної діяльності (наприклад, реєстрація компанії, офіційні сертифікати/ліцензії тощо).
• Інформація про наявність кваліфікованого персоналу (вчителів, психологів, вихователів тощо).
• Інформація в довільній формі, що підтверджує безпеку місця проведення табору (сертифікація кухні, сертифікація будівлі, наявність бомбосховища і т.д.).
• Інформація про охорону та захист дітей.

Додаткова інформація

• Надані скани документів повинні бути розбірливими та якісними.
• Учасник тендеру несе відповідальність за достовірність інформації, наданої у своїй пропозиції.
• Всі побічні витрати (податки, доставка тощо) повинні бути включені в остаточну ціну пропозиції. Будь-які витрати, що перевищують ціну пропозиції, не покриваються.
• Всі платежі за контрактом будуть здійснюватися безпосередньо Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

Строк визначення переможця: протягом 7 робочих днів з дня закінчення строку подання заявок, з можливістю продовження цього строку у разі необхідності письмового уточнення інформації, що міститься у пропозиціях.

Результати тендеру: будуть повідомлені всім учасникам не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про переможця шляхом надсилання електронного листа на адресу учасників тендеру. Переможцю тендеру буде надіслано відповідний електронний лист протягом 5 робочих днів з моменту визначення такого переможця. У випадку, якщо два або більше учасників тендеру наберуть однакову кількість балів, буде проведено жеребкування.

SoH залишає за собою право вимагати від учасників тендеру додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність певним положенням пропозиції. Учасники тендеру погоджуються з тим, що SoH не повертає матеріали, подані на будь-якому етапі тендеру.

Договір про надання послуг табору буде укладений Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. Договір, запропонований учасниками тендеру, не буде прийнятий.

У разі потреби будь-яких уточнень пишіть на [email protected]

Критерії та коефіцієнти для оцінки поданих пропозицій:

1. Фінансова пропозиція (гонорар): 40%
2. Оцінка програми табору (різноманітність програми, креативність, кількість дітей у групі, можливість для дітей обирати теми, психосоціальна підтримка та інтеграційні заходи): 25%
3. Оцінка політики безпеки, охорони та захисту табору (доступ для дітей з інвалідністю, стандарти безпеки, заходи щодо захисту дітей, місце розташування, обладнання): 25%
4. Оцінка наявності кваліфікованого персоналу в таборі (підготовка, досвід, кількість персоналу на групу): 10%

Tender for the procurement of daily camp services in Uzhhorod, Zakarpattia, Ukraine for the summer 2023

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is announcing an open tender procedure for provision of daily camps in Uzhhorod, Zakarpattia, Ukraine.

About the organisation

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) is a humanitarian and development organisation promoting Human Rights, providing Humanitarian Assistance and Development Cooperation in several countries around the world. Based in Constance, Germany, Sign of Hope is dedicated to helping those in distress and exploited people worldwide. In Ukraine, Sign of Hope supports people in need through shelter, cash assistance, psycho-social support and other activities. More information about SoH activities can be found here: https://www.hoffnungszeichen.de/english

Purpose of the tender

The purpose of this tender is to identify a qualified service provider for organising daily camps for internally displaced and vulnerable children in Uzhhorod during the summer holidays 2023. The camps aim to provide a safe, supportive, and engaging environment where children can obtain psycho-social support and participate in recreational activities, educational programmes, and skill-building workshops. The main objectives of the camps are:

• Promoting Well-being: Create a positive and inclusive environment that fosters the physical, emotional, and social well-being of internally displaced and vulnerable children.
• Personal Development: Offer a range of educational and skill-building activities that enhance the personal development and self-confidence of participating children.
• Recreation and Fun: Provide opportunities for recreational activities, sports, arts, and cultural experiences, enabling children to have enjoyable and memorable experiences during their stay.
• Social Integration: Facilitate social interactions and integration among IDP children by encouraging teamwork, collaboration, and mutual respect.

Period of service delivery

The camp should be organised in August 2023.

Duration of the camp

Duration of the camp should be approximately 10 days, camp operating hours 9.00 – 18.00. No accommodation or transport is required.

Application deadline: 31 July 22.00 EET (Kyiv time)

Language of the proposal

The Proposal and all correspondence and documents relating to the Proposal exchanged by the bidders and Sign of Hope shall be written in English.

Proposal currency

All prices shall be quoted in both UAH and EUR.

Period of Validity of Proposals

Proposals shall remain valid for 90 days after the date of Proposal submission indicated above.

TERMS OF REFERENCE

1. Scope of services to be provided by the bidder

• Camp planning: Develop a comprehensive camp programme that includes a diverse range of activities catering to the specific needs and interests of internally displaced and vulnerable children. Opening a call for application and marketing it on social media and other public means of communication for a free daily camp is required. A minimum of 50% of internally displaced children as participants is required. To achieve this, direct call for application and/or cooperation with the government bodies will be required.
• Camp implementation: Implement the camp programme within the legal frame in Ukraine, ensure the provision of qualified staff, necessary equipment, catering with a min. 3 meals a day, materials, and facilities to deliver the planned activities.
• Safety and Security: Establish and maintain appropriate safety protocols and measures to ensure the well-being and security of all camp participants.
• Strong safeguarding and child protection policy in place, including laws about health and safety, disability discrimination, food hygiene, fire and planning requirements.
• Evaluation and reporting: Conduct regular evaluations to assess the effectiveness of the camp programme and provide timely reports to the contracting organisation.

2. Eligibility Criteria

Interested service providers must meet the following eligibility criteria to participate in this tender:

• Legal registration proving you can organise camps under the Ukrainian law and that you meet all required legal regulations.
• Capacity to provide camp services for kids from 7 to 16 years, up to 80 kids per 1 shift/camp.
• Relevant experience: Demonstrate a proven track record in organising and managing camps for children, preferably with experience working with IDP populations and providing psycho-social activities to vulnerable children.
• Qualified Staff: Have a team of qualified professionals, including camp coordinators, trainers, psychologists, and support staff, capable of delivering high-quality services.
• Resources and Facilities: Possess the necessary resources, equipment, and facilities to facilitate the planned activities and ensure a safe and enjoyable camp experience.
• Inclusive approach: Accessibility and support for children with disabilities need to be included.
• Safeguarding and child protection policy: have an established safeguarding policy and measurements across your institution to protect vulnerable children.

Application process

This is an open tender procedure. All interested bidders are requested to submit their Proposal in electronic form only, to the email address [email protected] with the subject line ‘GFFO PROJECT CHILDREN DAILY CAMP’ on or before 31 July 2023, 22.00 EET (Kyiv time). Bids received after deadline will not be considered. If offers are incomplete, bidders may be able to hand in missing documents within a deadline upon request by SoH.

The Proposal should include the following documents:

• Technical Proposal (as per Terms of Reference above), including a draft camp programme.
• Financial proposal, including also a breakdown fee per one child for the shift/camp with a description what is included in it, and payment terms (in EUR and UAH).
• Documents confirming the right to carry out the relevant activity (e.g. company registration, official certificates / license etc.).

• Information proving availability of qualified staff (teachers, psychologists, tutors etc.).
• Information in any form proving security of the camp spot (kitchen certification, building certification, availability of bomb shelter, etc.).
• Information regarding safeguarding and child protection.

Additional information

• The provided document scans must be legible and of high quality.
• The bidder is responsible for the accuracy of the information provided in their proposal.
• All of the side expenses (taxes, deliveries etc.) should be included into ultimate bid price. Any expenses exceeding bid price shall not be covered.
• All payments of the contract will be made directly by Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

The period for selection of the winner: within 7 business days from the application deadline, with the possibility of extending this period if necessary to clarify the information contained in the proposals in writing.

Tender results: will be communicated to all participants no later than 5 business days from the date of the decision on the winner by sending an email to the bidders. The winner of the tender will be sent a corresponding email within 5 business days from the moment when such a winner is selected. In case two or more bidders achieve the same number of points, lots will be drawn.

SoH reserves the right to request additional materials or information from bidders confirming compliance with certain provisions of the proposal. Bidders agree that SoH does not return materials submitted at any stage of the tender.

The camp services provision agreement will be set up by Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. The agreement set by bidders won’t be accepted.

In case of any clarifications write to [email protected]

Criteria and weighting for the evaluation of the submitted proposals:

1. Financial Proposal (fee): 40%
2. Evaluation of the camp programme (diversity of the programme, creativity, number of children per group, possibility for children to choose topics, psycho-social support and integration activities): 25%
3. Evaluation of camp safety, security and safeguarding policy (access for children with disabilities, safety standards, child protection measurements, location, equipment): 25%
4. Evaluation of availability of the qualified staff in the camp (training, experience, number of staff per group): 10%