Тендер Нацплатформи МСБ на надання послуг з організації та проведення заходу

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

Запит на надання послуг з організації та проведення заходу «Ярмарок проєктів» в Києві

12.11.2024 року

Закупівля послуг за цим технічним завданням здійснюється в рамках швейцарсько-українського Проєкту “Зміцнення членських бізнес-об’єднань мікро-, малих і середніх підприємств в Україні”, який впроваджується Програмою розвитку ООН (UNDP) в Україні у співпраці з Міністерством економіки України і за підтримки Швейцарії.

 КОНТЕКСТ ТА ОПИС ПРОЄКТУ

З початку війни в Україні 24 лютого 2022 року Уряд України активізував зусилля щодо покращених умов для економічного відновлення країни, підтримки ММСП, пошуку швидких та ефективних рішень для релокації суб’єктів господарювання. Членські бізнес організації (ЧБО), як важливий компонент інфраструктури підтримки бізнесу, стикаються з кількома проблемами, які пов’язані з недостатнім рівнем розвитку ЧБО, з одного боку, та значними проблемами у діяльності суб’єктів господарювання (що є наслідком руйнувань, втрати традиційних ринків, ускладнення логістики, зниження споживання та інших втрат, спричинених війною), які є потенційними учасниками ЧБО, з іншого боку.

У співпраці з Міністерством економіки України та за фінансової підтримки Швейцарії ПРООН підтримала ЧБО через проєкт «Зміцнення членських бізнес організацій ММСП» (Проєкт). Проєкт має на меті розширити охоплення ЧБО по всій Україні та, як очікується, позитивно вплине на їх здатність залучати членів, сприяти конструктивній співпраці з урядовими структурами та робити внесок у розробку політики, спрямованої на галузевий розвиток ММСП.

Війна в Україні вже призвела до значних людських втрат, безпрецедентного переміщення населення всередині країни та до сусідніх країн, а також нищівного руйнування інфраструктури. Усі ММСП в Україні так чи інакше постраждали, для багатьох людей та бізнесів ситуація залишається критичною. Багато підприємств були змушені закритися, призупинити свою діяльність або були знищені, а інші намагаються знайти спосіб переїхати в інші частини України, які поки що не постраждали від збройного конфлікту. Тому партнерські ЧБО потребують професійної консультаційної підтримки в організаційному розвитку, оновленні стратегій, впровадженні нових моделей членства, побудові державно-приватного діалогу у відповідь на цей руйнівний виклик підприємництву в Україні.

Щоб підвищити обізнаність ММСП про членство в ЧБО та його переваги, ПРООН залучає ГС «Національна платформа малого та середнього бізнесу» як Відповідальну сторону (RP), що забезпечить розробку та запуск платформи (цифрова комунікаційна платформа, придатна для підтримання діалогу) для підвищення обізнаності, довіри та членства ММСП в членських бізнес-об’єднаннях з метою зміцнення ролі мікро, малого та середнього підприємництва (ММСП) в економіці України шляхом активізації їх участі в бізнес-об’єднаннях.

ЗАГАЛЬНА МЕТА ТА ЗАВДАННЯ

Загальною метою цього завдання є отримання послуг з підготовки, організаційного забезпечення та проведення одноденного «Ярмарку проєктів» 12 листопада 2024 року у місті Київ з  метою розширення  послуг БО для своїх членів (надалі – Ярмарок проєктів). Ця закупівля відповідає досягненню цілей Угоди RPA Reference N BMO_2024_1/3 між ПРООН та ГС «Національна платформа малого та середнього бізнесу» (надалі – Нацплатформа МСБ).

Очікувані результати надання послуг (виконання робіт) включають у себе, з поміж інших, такі:

1.Підготовка детального плану надання послуг:

1. Підготувати та погодити з командою Проєкту детальний план організації «Ярмарку проєктів»

2.Розробка концепції заходу:

• Розробити та презентувати концепцію «Ярмарку проєктів», включаючи теми для обговорення, список спікерів та учасників панельних дискусій, формат заходу.
• Доопрацювати у взаємодії та погодити з командою Проєкту кінцеву версію концепції «Ярмарку проєктів».

3.Організація «Ярмарку проєктів»

Забезпечити оренду приміщення, яке:

• відповідає вимогам для проведення подібних заходів (не менше 100-120 посадкових місць, сцена або подіум для виступів, вентиляція та/або кондиціонування, санітарні умови тощо);
• технічно обладнане для проведення подібних заходів (звукове та мультимедійне обладнання, освітлення тощо);
• має укриття.
  • Забезпечити технічну підтримку (звукове, медіа- та освітлювальне обладнання) у день роботи проведення «Ярмарку проєктів».
  • Забезпечити координацію залучення виступаючих (доповідачів) та учасників панельних дискусій, а також запрошення учасників з числа представників бізнес-об’єднань ММСП.
  • Організація харчування (кава-пауза, обід).
  • Розміщення виступаючих (доповідачів), учасників панельних дискусій, представників донорів та команди Проєкт.
  • Забезпечення роздатковими матеріалами учасників «Ярмарку проєктів» та оформлення (заставка на екрані або друк банеру). 

4. Проведення заходу:

• Провести «Ярмарок проєктів» 12.11.2024 у м. Київ, забезпечивши всі необхідні умови для успішної реалізації заходу на 100-120 осіб, включаючи:

- належну реєстрацію учасників,

- організацію кава-пауз;

- забезпечення питною водою (щонайменше 100 пляшок);

- забезпечення бренд-волом з логотипами донорів та членів Нацплатформи МСБ;

- забезпечення проживання основних спікерів, модераторів, гостей (30 учасників);

- забезпечення оплати послуг модератора та виступаючих (доповідачів).

• Організувати фотозйомку та відео трансляцію «Ярмарку проєктів».
• Надати описовий звіт за результатами проведення виконання даного Технічного завдання.
• Додати підтверджуючі документи до звіту (фотосвітлини із наявністю логотипів донорів, список реєстрації з підписами учасників, список учасників, які проживали в готелі, оплати послуг модератора та доповідачів). Всі списки повинні мати особисті підписи учасників.

5. Підготовка фінального звіту:

• Надати описовий звіт за результатами проведення виконання даного Технічного завдання.
• Додати підтверджуючі документи до звіту (фотосвітлини із наявністю логотипів донорів, список реєстрації з підписами учасників, список учасників, які проживали в готелі, оплати послуг модератора та доповідачів). Всі списки повинні мати особисті підписи учасників.

ОБСЯГ ПОСЛУГ (РОБІТ)

Під керівництвом визначеного представника команди Проєкту Виконавець, якого буде обрано за результатами тендеру, повинен надати такі послуги (виконати роботи) в рамках виконання даного Технічного завдання: 

Для забезпечення належного виконання вищезазначених завдань, Виконавець зобов’язується: 

• Підготувати детальний план надання послуг (виконання робіт) з урахуванням виконання зазначених вище завдань. 
• Підтримувати постійний зв’язок і здійснювати координацію з командою Проєкту щодо всіх аспектів виконання зазначених вище завдань. 
• Невідкладно інформувати про будь-які труднощі або затримки, що виникли під час виконання зазначених вище завдань. 
• Проводити регулярні зустрічі з командою Проєкту на запит команди або з власної ініціативи. 
• Надавати результати надання послуг (виконання робіт) для перегляду, коментування і погодження командою Проєкту відповідно до вимог. 
• Забезпечити врахування гендерної рівності та розширення можливостей жінок у діяльності, сприяти безпечному та сприятливому середовищу, вільному від будь-якої дискримінації та жорстокого поводження, та використовувати принципи гендерно-чутливих комунікацій відповідно до організаційних стандартів ПРООН.

ПРИМІТКА: будь-яка напрацьована інформація, звіти, презентації та інші матеріали повинні бути узгоджені з ПРООН перед поширенням. 

ОЧІКУВАНІ РЕЗУЛЬТАТИ

Передбачається, що Виконавець забезпечить надання відповідних послуг (виконання відповідних робіт) та досягне зазначених нижче результатів впродовж вказаних строків. 

* З моменту укладення Договору.

УМОВИ ОПЛАТИ 

Оплата за надані послуги (виконані роботи) Виконавця здійснюється без урахування ПДВ – рахунок за послуги Виконавця не може містити податок на додану вартість (ПДВ), сума до сплати повинна бути вказана «Без ПДВ».

Виконавець укладає договір з ГС «Національна платформа малого та середнього бізнесу». Якщо Виконавець є юридичною особою чи фізичною особою-підприємцем, то він/вона самостійно несе відповідальність на сплату відповідних податків. Якщо Виконавець є фізичною особою, ГС «Національна платформа малого та середнього бізнесу», відповідно до законодавства України, виступає податковим агентом і нараховує та сплачує до бюджету відповідні податки з загальної суми, яку Виконавець визначить за результатами роботи у Акті приймання наданих послуг (виконаних робіт). 

Оплата буде здійснена двома етапами згідно з таким графіком платежів:

Етап 1 (40 % від суми цього Договору) – після виконання таких завдань та досягнення відповідних результатів:

• Надано детальний план організації заходу «Ярмарок проєктів».
• Розроблено та погоджено з командою Проєкту концепцію заходу для підготовки і проведення «Ярмарку проєктів» у місті Київ.
• Здійснені замовлення для забезпечення проведення заходу, в т.ч. замовлення роздаткових матеріалів, фотографування заходу, оренди приміщення для проведення заходу, проживання 30 учасників, технічного супроводу, харчування.

Етап 2 (60% від суми цього Договору) – після виконання таких завдань та досягнення відповідних результатів:

• Забезпечено проведення заходу згідно даного Технічного завдання.

ВИМОГИ ДО ЗВІТНОСТІ

Виконавець працюватиме під керівництвом визначеного представника ГС «Національна платформа малого та середнього бізнесу». 

Виконавець повинен дотримуватися системи моніторингу, оцінки і контролю якості, впровадженої ПРООН. Уся необхідна інформація, звіти і статистичні дані, електронні та паперові версії звітів повинні готуватися та передаватися для схвалення відповідно до попередньо встановленого графіку або настільки швидко, наскільки це можливо (протягом узгодженого проміжку часу).

Виконавець повинен узгоджувати всі етапи виконання цього Технічного завдання та переходити до наступного етапу лише після отримання схвалення попередніх завдань. 

Після завершення надання послуг (виконання робіт) Виконавець повинен надати Підсумковий технічний звіт, що містить короткий опис наданих послуг (виконаних робіт) та досягнутих результатів. Усі звіти та результати подаються в електронній формі (*.docx, *.xlsx, *.pptx, та *.pdf або інші попередньо узгоджені формати). Звіти має бути надано українською мовою.

ДОСВІД І КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ ДО ВИКОНАВЦЯ

Для успішного виконання цього завдання, Виконавець повинен відповідати таким кваліфікаційним вимогам:

1. Обізнаність виконавця. Потенційний виконавець повинен бути добре обізнаний з особливостями діяльності бізнес-об’єднань та/або бізнес-спільнот в Україні.
2. Управлінські навички. Потенційний виконавець повинен мати підтверджений досвід управління грантовими або подібними проєктами, зокрема у реалізації проєктів щодо розвитку бізнес-об’єднань, підтримки підприємців або бізнес-спільнот.
3. Попередній досвід. Виконавець повинен мати підтверджений попередній досвід щодо організації та проведенні публічних заходів, зокрема форумів, конференцій, презентацій або інших подібних подій. Загальний досвід має бути не менше 5-ти років.
4. Кваліфікація команди. Всі ключові члени команди потенційного виконавця повинні мати відповідну освіту та досвід у сфері організації публічних заходів.

ВИМОГИ ДО ПОДАННЯ ЦІНОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Цінова пропозиція подається до ГС «Національна платформа малого та середнього бізнесу» не пізніше 23:00 23 жовтня 2024 року.

Документи повинні бути складені українською мовою, та у електронному вигляді (у форматі PDF одним файлом) надіслані учасником на електронну адресу [email protected] з темою листа «Цінова пропозиція на послуги з організації та проведення «Ярмарку проєктів»

До цієї Пропозиції додається:

1. Цінова пропозиція у наступній формі (ціна повинна бути вказана в гривнях);

2. Копія витягу (виписки) з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (виключно для юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців).
3. Копія витягу з реєстру платників єдиного податку (виключно для юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців).
4. Довідка про попередній досвід діяльності претендента (для юридичної особи) або резюме (для фізичної особи чи фізичної особи – підприємця) з підтвердженням кваліфікаційних вимог.
5. Резюме працівників претендента, які будуть залучені до виконання завдання (виключно для юридичної особи).
6. Підтверджуючі матеріали (програми, матеріали фото- або відеозйомки, публікації тощо) щодо результатів попередньо наданих послуг (виконаних робіт) подібного спрямування, в тому числі виконаних для громадських організацій та/або бізнес-об’єднань.

Додаткові застереження:

Учасник цього тендеру приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цього тендеру, надсилаючи документи для участі у загальній процедурі за цим конкурсом оголошенням, підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор конкурсу не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

До участі у конкурсному відборі допускаються конкурсні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього оголошення. Конкурсні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників конкурсу, що їх подали, до повного завершення надання послуг.

Технічне завдання можна завантажити тут