Tендер з відбору постачальника послуг з організації та матеріально-технічного забезпечення заходів

Tender UA-T-06_2024

Документація / Documents UA-T-06_2024 – Invitation to Tender

Представництво іноземної неурядової організації План Інтернешенал, інк. (далі Plan International) оголошує тендер з відбору постачальника послуг з організації та матеріально-технічного забезпечення заходів.

До участі запрошуються українські компанії, організації та фізичні особи-підприємці, які спроможні надавати відповідні послуги. Постачальники послуг повинні мати досвід організації заходів  різного формату і відповідні Коди видів економічної діяльності (КВЕД).

Закупівля послуг здійснюватиметься у межах реалізації проєкту «Building, back, better ІІ (BBBІІ) – Будуємо, відбудовуємо, покращуємо: Створення сприятливого середовища для дітей та підлітків в Україні» (далі проєкт), що фінансується Федеральним Міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ)»

Мета проведення тендеру полягає у визначенні Постачальника-переможця / переможців, який/які будуть спроможні організувати серію навчальних тренінгів для спеціалістів та спеціалісток з сфери захисту дітей, які працюють у Вінницькій, Черкаській та Кіровоградській областях з метою укріплення їх професійного потенціалу, в період з Серпня по Вересень 2024 року.

Послуги Постачальника-переможця можуть надаватися в містах України з відповідною інфраструктурою, таких як Київ, Львів та Трускавець чи інших (за домовленістю з урахуванням безпекової ситуації).

Планується проведення:

3 тренінгів (до 60 учасників).

Організація та обслуговування заходу може передбачати, проте не обмежуватися такими послугами: 

• оренда конференц-залів;
• бронювання готелів;
• трансфер учасників та бронювання / компенсація квитків по Україні;
• організація кава-пауз та харчування під час проведення заходів;
• друк роздаткових матеріалів;
• замовлення та виготовлення брендованої сувенірної продукції для учасників заходів;
• матеріальне технічне забезпечення заходу;
• адміністративний супровід заходу;
• фото- та відео зйомка;
• організація заходів з попередження професійного вигорання (екскурсійна програма);
• подання заключного фінансового звіту про проведення заходу, що включає копії підтверджуючих документів тощо.

Тендер проводиться у відповідності до Закупівельної політики Plan International та Донорських правил Федерального міністерства економічного співробітництва та розвитку (BMZ ÜH)

Дата початку проведення тендеру – 10.07.2024 (17:00).

Пропозиції приймаються до 24.07.2024 (17:00).

Конкурсні пропозиції, надані пізніше встановленого терміну, не приймаються.

Пропозиції оцінюватимуться тендерною комісією на комплексній основі (враховуватимуться розмір комісії за надання послуги, попередній досвід роботи у відповідній сфері, рекомендації тощо). Всі учасники будуть поінформовані про результати тендеру.

Representative office of the Foreign non-governmental organization Plan International, Inc. (hereinafter referred to as Plan International) announces a tender for Event management services.

Ukrainian companies, organizations and individual entrepreneurs who are able to provide the relevant services are invited to participate in tender. Service providers must have experience in organizing events of various formats and have the relevant Economic Activity Codes (KVED).

The services will be procured within the framework of the project “Building, back, better ІІ (BBBІІ) – Contribution to a conductive environment for children and adolescents in Ukraine ” (hereinafter referred to as the project), funded by the German Federal Ministry of Economic Cooperation and Development (BMZ).

The purpose of the tender is to identify the successful Supplier(s) who will be able to organize a number of trainings for child protection specialists working in Vinnytsia, Cherkasy and Kirovohrad oblasts to build their professional capacity in the period from August to September 2024.

The services of the winning Supplier can be provided in the cities of Ukraine with the appropriate infrastructure, such as Kyiv, Lviv and Truskavets or others (by agreement, taking into account the security situation).

It is planned to conduct:

3 trainings (up to 60 participants)

The organization and maintenance of the event may include, but is not limited to, the following services

- rental of conference rooms;

- hotel reservation;

- transfer of participants and booking/reimbursement of tickets within Ukraine;

- organization of coffee breaks and meals during the event;

- printing of handouts;

- ordering and production of branded souvenirs for event participants;

- material and technical support of the event;

- administrative support of the event;

- photo and video recording;

- organization of activities to prevent professional burnout (excurtion program);

- submission of the final financial report on the event, including copies of supporting documents, etc.

The tender is conducted in accordance with the Procurement Policy of Plan International and the Donor Rules of the German Federal Ministry of Economic Cooperation and Development (BMZ).

The tender start date is 10.07.2024 (17:00).

Bids will be accepted until 24.07.2024 (17:00).

Bids submitted after the deadline will not be accepted.

Proposals will be evaluated by the tender committee on a comprehensive basis (the amount of the fee for the service, previous experience in the relevant field, references, etc. will be taken into account). All participants will be informed of the tender results.