Відбір експерта/ сервіс провайдера із логістичного супроводу заходів UNIC

Громадська Спілка “Підтримка діяльності Всеукраїнської Мережі Доброчесності і Комплаєнсу” оголошує тендер на наступні послуги:

Логістичний супровід заходів організації (робочі зустрічі, навчальні події, конференції, тощо).

Мережа на періодичній основі організовує робочі зустрічі та публічні заходи. Для забезпечення належної організації таких подій існує потреба у підборі івент менеджера (або ж івент агенції), яка забезпечить їх логістичний супровід.

Серед основних заходів, які організовує мережа:

1. Робочі зустрічі, у тому числі policy discussions за участі органів влади – закриті події орієнтовно на 15-20 учасників, можлива локація для проведення таких зустрічей – коворкінг/хаб (як приклад – Lift99, Peremoga, тощо);
2. Навчальні кількагодинні/одноденні заходи – відкриті події, розраховані орієнтовно на 30-45 учасників, локація для проведення – зали коворкінгового типу (наприклад, Generator, Peremoga, etc);
3. Напівденні/ одноденні конференції для бізнесу – відкриті події, орієнтовно на 80-120 учасників, можливі локації – конференц-зали по типу c, можлива оренда залів у готелях тощо.

Для забезпечення проведення цих заходів ми очікуємо, що залучений event менеджер повністю покриватиме логістичну частину робіт, зокрема:

• Підготовка технічного сценарію заходу;
• Прорахунок спільно із координатором заходу з боку Секретаріату Мережі бюджету заходу, підбір релевантних підрядників;
• Забезпечення оренди приміщення, бронювання та підбір меню кейтерингу, підбір та залучення фотографа, підрядників технічного супроводу (звуковиків та відеографів, перекладачів – за потреби);
• Комунікація із підрядниками щодо дизайну та друку матеріалів заходу (бейджі, програми, прес-воли, інші матеріали), іншими залученими підрядниками;
• Замовлення сувенірної продукції до конференцій;
• Допомога Секретаріату у PR супроводі заходів (анонсування у ЗМІ, публікація пост релізів);
• Присутність менеджера та координація підрядників безпосередньо на локації.

Документи, що необхідні для подачі пропозиції

Участь у відборі можуть взяти як фізичні особи-підприємці, так і юридичні особи (event агенції). У разі подання пропозиції event агенцією до документів наведених нижче потрібно також додати резюме/портфоліо менеджера, якого агенція планує закріпити за Мережею для підтримки організації заходів, із детальним описом попередніх реалізованих проектів.

Бажаючим взяти участь у відборі (Заявники) необхідно подати такі документи:

1. Копії документів, що підтверджують державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності;
2. Портфоліо компанії/ ФОП, яке включатиме інформацію про попередній досвід виконання схожих робіт (не менше 5х прикладів подібних подій, з них – мінімум 3 із організації бізнес орієнтованих форумів/конференцій), кваліфікацію та контактну інформацію для Секретаріату Мережі;
3. Листи підтримки від компаній/ організацій, події яких супроводжував Заявник – не мене 5, із датою надання не раніше ніж 6 місяців тому. Супровід подій міжнародних організацій буде перевагою.
4. Цінову пропозицію – відсоток від загального бюджету події, який ФОП/компанія визначає як оптимальний для укладення договору на логістичний супровід Мережі, або фіксовану вартість за супровід заходів (у гривні). Цінова пропозиція має бути вказана для кожної із вищеописаних подій Мережі (робочі зустрічі, навчальні заходи та конференції) та включати усі податки та збори.

У разі необхідності – додаткова інформація чи документи будуть запитані окремо. Пропозиції повинні залишатися чинними впродовж 15 календарних днів з дати їх подання.

Для участі в тендері Заявникам потрібно до кінця робочого дня 12.11.2024 року надіслати заявку на електронну адресу: [email protected], з темою листа “Пропозиція: event менеджер”. Заявки подаються українською мовою.

Повний опис тендерної пропозиції, очікувана кваліфікація залучених фахівців та документи, необхідні для подання, доступні у технічному завданні за посиланням. Більше інформації про UNIC бажаючі взяти участь у відборі можуть знайти на сайті Мережі – https://unic.org.ua/

Контактна особа – операційна директорка Мережі Юлія Врублевська, для запитань звертайтеся на вищевказану електронну адресу або за телефоном +38 067 544 00 93.