Відбір постачальника програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку

Неприбуткова неурядова організація ВГО «Громадянська мережа «ОПОРА» оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг розробки,  адміністрування, оновлення, підтримки програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА.

Предмет закупівлі: послуги з розробки,  адміністрування, оновлення, підтримки комплексу програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА.

Закупівля послуг відбувається коштом проєкту міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (типу) товарів, робіт та послуг, зазначених у плані закупівель, тому їх вартість звільняється від податку на додану вартість (ПДВ). Порядок отримання права на звільнення від оподаткування операцій у межах проєктів МТД, регламентується Порядком залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою КМУ від 15.02.2002 № 153

Технічні вимоги до предмета закупівлі:

• розробка програмного забезпечення системи бухгалтерського обліку Громадянської мережі ОПОРА
• інформаційно-консультаційні послуги з питань експлуатації  програмного забезпечення
• системне адміністрування (оновлення, виправлення помилок, налаштування у збоях роботи та ін.);
• послуги бізнес аналітика, аналіз бізнес-процесів замовника, допомога у побудові процесу та подальше впровадження
• підтримка хостингу, на якому розміщене програмне забезпечення

Функціональні вимоги:

• Облік коштів: ведення обліку надходжень від різних донорів, розподіл коштів за проєктами.
• Бюджетування:  введення бюджетів, можливість планування бюджету, контролю витрат.
• Формування звітності: створення звітів для внутрішніх та зовнішніх аудиторів, для донорів, згідно з вимогами місцевого законодавства в  різних валютах одночасно. 
• Підтримка валютних операцій: діяльність організації пов’язана з міжнародними партнерами, визначення курсів валют за різними методиками ( середній, ФІФО)
• Інтеграція з банківськими системами: можливість автоматизованого імпорту/експорту платіжних документів.
• Звіти за специфічними вимогами донорів: окремі форми звітів для різних грантодавців.
• Безпека та резервування даних: системи захисту та резервного копіювання інформації.
• Бухгалтерський, кадровий облік: 

- Кадри.

- Нарахування та утримання у розрізі проєктів заробітної плати, відпускних, лікарняних тощо.

- Облік активів: можливість відстеження основних засобів, включаючи обладнання, транспортні засоби та інше майно організації.

- Амортизація: автоматичний розрахунок амортизації активів.

- Інвентаризація: інструменти для проведення регулярних інвентаризацій та оновлення даних про активи.

- Облік грантів: можливість відстежувати кожен грант окремо, включаючи джерела фінансування, терміни використання коштів та звіти для грантодавців.

- Проектний облік: облік витрат і доходів за кожним проектом або програмою, з можливістю формування окремих бюджетів для кожного проекту.

- Календар проектів: відстеження ключових дат, термінів виконання етапів проектів, зустрічей та заходів.

- Керування змінами: інструменти для внесення змін до проектів, таких як коригування бюджету або термінів.

- Відповідність законодавству: автоматичне формування фінансової звітності відповідно до вимог національного законодавства для неприбуткових організацій.

Нефункціональні вимоги:

• Продуктивність: 3 і більше користувачів має одночасно працювати з системою.
• Інтерфейс користувача: зрозумілий, простий у використанні інтерфейс для співробітників організації.
• Масштабованість: можливість розширення функціоналу у майбутньому.
• Надійність.
• Можливість автоматизованого перенесення даних з 1С:Бухгалтерія
• Підтримка та навчання. 

Кінцевий термін подання заявок — 22  листопада  2024 року (включно).

Для участі в тендері необхідно надати тендерну пропозицію, що має містити:

1. Копії документів (копію Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, актуального на дату проведення тендеру; свідоцтва платника ПДВ/витягу з реєстру платників ПДВ та/або свідоцтва/витягу про сплату єдиного податку відповідно до чинного податкового законодавства; документ, що підтверджує повноваження підписанта);

2. Цінову (без ПДВ) та технічну пропозицію відповідно до технічного завдання, яка повинна містити  покроковий план надання  послуг та графік надання послуг;

3. Інформацію про досвід роботи;

4. Заповнений та підписаний Супровідний лист

4. Рекомендації попередніх замовників, яким були надані аналогічні послуги, із зазначенням контактів уповноважених осіб;

5. Інформацію про співпрацю з організаціями громадянського суспільства та ОПОРОЮ (за наявності).

Визначення переможців відбудеться після фінансової й технічної оцінки запропонованих пропозицій згідно з критеріями відбору. 

Критерії визначення переможця:

• технічний критерій — спроможність учасника якісно надати послуги. Оцінюється на основі наданих документів та інформації учасника (експертність, підтверджений досвід, позитивні рекомендації, інше);
• вартість пропозиції учасника;
• умови оплати.

Тендерні пропозиції повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника, засвідчені печаткою (за наявності).

Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 60 календарних днів з дати розкриття тендерних пропозицій.

До участі в оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.

Пропозиції можуть бути доставлені в офіс ОПОРИ кур’єром, поштою або надіслані на e-mail [email protected]  (тема листа — “Тендер_ПЗ для бухгалтерії”).

ОПОРА залишає за собою право вчиняти будь-яку з наступних дій:

• до укладення договору ОПОРА може вести переговори та/або задавати уточнювальні питання будь-якому учаснику тендеру;
• у будь-який момент ОПОРА може скасувати цей тендер без пояснення причин;
• ОПОРА може відхилити будь-яку та всі пропозиції, якщо вважатиме, що це відповідає інтересам ОПОРИ;
• ОПОРА залишає за собою право одержати інформацію про діяльність учасника з інших джерел, ніж ті, які були зазначені учасниками.

Учасники тендеру отримають e-mail із результатами тендеру протягом трьох днів з моменту прийняття рішення тендерною комісією.

Вся комунікація щодо тендеру відбувається винятково шляхом листування за адресою [email protected].

Адреса: м. Київ, вул. Грушевського 34а, офіс 93