Закупівля легкового автомобіля СКАСОВАНО

ЗАПРОШЕННЯ НА ТЕНДЕР – ПОСТАЧАННЯ ТА ДОСТАВКА АВТОМОБІЛЯ

Представництво Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.  в Україні за фінансування донорів з метою реалізації програм, спрямованих на надзвичайну гуманітарну ситуацію, оголошує відкритий тендер на постачання та доставку автомобіля для свого офісу в Ужгороді, Україна.

Про організацію 

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) – це гуманітарна організація, що займається захистом прав людини, наданням гуманітарної допомоги та співробітництвом у сфері розвитку в декількох країнах світу. Базуючись у Констанці, Німеччина, Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (тут і надалі – SoH) присвячує свою діяльність допомозі тим, хто опинився у скрутному становищі та потребує допомоги в усьому світі. В Україні Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) підтримує людей, які потребують допомоги, надаючи їм притулок, грошову допомогу, психосоціальну підтримку та деякі інші види допомоги. Більше інформації про діяльність Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) можна знайти тут:  https://www.hoffnungszeichen.de/. 

Деталі тендеру

Кінцевий термін подачі заявок: 26 липня 2023 року о 22.00 EET (за київським часом)

• Цей тендер оголошується з метою укладення договору з постачальником на придбання транспортного засобу.
• SоН може прийняти рішення про розірвання договору, якщо вважатиме це за необхідне.
• Термін поставки – відповідно до поданих пропозицій.
• SoH може розірвати договір або застосувати інші штрафні санкції, якщо постачальник не зможе доставити товар у зазначений термін.
• Транспортний засіб закуповується як гуманітарна допомога. 

Критерії

• Контракти будуть оцінюватися та присуджуватися за загальною сумою пропозиції. SоН залишає за собою право визначити переможця на власний розсуд.
• Переможцем тендеру буде технічно релевантна пропозиція з найнижчою ціною (40%), терміном поставки (25%) та якістю транспортного засобу (35%). Якість автомобіля: безпека, основні характеристики, додаткові функції, потужність двигуна, довгострокова репутація (Annual Consumer Reports Car Brand Rankings 2022), доступність запасних частин у Закарпатті.
• Технічні критерії оцінки відповідають специфікаціям, наведеним у Додатку А.1. 

Адміністративна оцінка

• Заявка повинна пройти етап адміністративної оцінки перед тим, як буде розглянута на етапі технічної та фінансової оцінки. Заявки, які вважатимуться такими, що не відповідають адміністративним вимогам, можуть бути відхилені. Разом із заявкою необхідно подати документи, перелічені нижче:
  • Технічна форма (Додаток А.1)
  • Фінансова форма (Додаток А.2)
  • - Сертифікат підтвердження участі в тендері та присудження контракту (Додаток А.3)
  • Профіль постачальника та реєстраційна форма (Додаток А.4)
  • Свідоцтво про реєстрацію компанії та свідоцтво платника податкыв
  • Повна технічна специфікація
  • Перелік авторизованих сервісних станцій по всій Україні
• Якщо будь-яка інформація, що вимагається під час адміністративної оцінки, не буде надана учасниками тендеру, SоН може попросити учасників тендеру надати цю інформацію протягом 48 годин після отримання відповідного запиту. Будь ласка, зверніть увагу, що це стосується лише документації, яка не змінює деталі пропозиції, наприклад, інформацію про ціну.

Технічна оцінка

• Для того, щоб бути технічно прийнятною, пропозиція повинна відповідати або перевищувати встановлені вимоги та специфікації. Заявка вважається такою, що відповідає критеріям, якщо вона підтверджує, що відповідає всім обов’язковим умовам, процедурам та специфікаціям, наведеним у Додатку А.1, без суттєвих відхилень від них або обмежень, пов’язаних з ними. Якщо пропозиція технічно не відповідає умовам тендеру, вона буде відхилена. Технічні критерії викладені в Додатку А.1 – Технічна форма тендерної пропозиції.

Фінансова оцінка

• Всі пропозиції, які пройшли технічну оцінку, переходять до фінансової оцінки. Заявки, які будуть визнані технічно невідповідними, не підлягатимуть фінансовій оцінці.

Тендерний процес:

До цього тендеру будуть застосовані наступні процеси:

• Відкриття тендеру
• Закриття тендеру
• Адміністративна оцінка
• Технічна оцінка
• Фінансова оцінка
• Присудження контракту
• Повідомлення про присудження контракту

Результати тендеру будуть повідомлені всім учасникам не пізніше 10 робочих днів з дати прийняття рішення про переможця шляхом надсилання електронного листа на електронну адресу учасників тендеру. Переможцю тендеру буде надіслано відповідний електронний лист протягом 7 робочих днів з моменту визначення такого переможця. У випадку, якщо два або більше учасників тендеру наберуть однакову кількість балів, буде проведено жеребкування.

Мова

Вся кореспонденція та документи, пов’язані з цим тендером, повинні бути англійською або українською мовами.

Процес подання заявки

Цей тендер є відкритим. Усі зацікавлені учасники тендеру повинні подати свої пропозиції виключно в електронному вигляді на електронну адресу [email protected] з поміткою в темі листа “Транспортний засіб” не пізніше 26 липня 2023 року, 22.00 за київським часом.

Документи, що вимагаються, повинні бути прикріплені до електронного листа у форматі PDF, JPEG, TIF або у тому ж форматі, але у вигляді ZIP-файлу. Недотримання вищезазначених вимог може призвести до дискваліфікації пропозиції. SоН не несе відповідальності за збої в роботі Інтернету, мережі, сервера або будь-якого іншого обладнання чи програмного забезпечення, яке використовується Учасником тендеру або SоН при обробці електронних листів.

Пропозиції, отримані після кінцевого терміну, розглядатися не будуть. Якщо пропозиції є неповними, учасники тендеру можуть надати документи, яких не вистачає, протягом встановленого терміну за запитом SоН.

• Надані скани документів повинні бути розбірливими та якісними.
• Учасник тендеру несе відповідальність за достовірність інформації, наданої у своїй пропозиції.
• Всі побічні витрати (податки, доставка тощо) повинні бути включені в остаточну ціну пропозиції. Будь-які витрати, що перевищують ціну пропозиції, не покриваються.
• Всі платежі за контрактом будуть здійснюватися безпосередньо Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

У разі виникнення необхідності у будь-яких роз’ясненнях, будь ласка, пишіть на [email protected]

INVITATION TO TENDER – SUPPLY AND DELIVERY OF A VEHICLE 

The Sign of Hope representation branch in Ukraine with the funding from donors for the implementation of the programmes focused on humanitarian emergency is announcing an open tender procedure for the supply and delivery of a vehicle for its office in Uzhgorod, Ukraine. 

About the organisation

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is a humanitarian and development organisation promoting Human Rights, providing Humanitarian Assistance and Development Cooperation in several countries around the world. Based in Constance, Germany, Sign of Hope is dedicated to helping those in distress and exploited people worldwide. In Ukraine, Sign of Hope supports people in need through shelter, cash assistance, psycho-social support and other activities. More information about the SoH activities can be found here: https://www.hoffnungszeichen.de/. 

Tender details 

Closing time: 24 July 2023 at 22.00 Kyiv time 

• This tender is launched for the purpose of establishing a contract with the supplier for the purchase of a vehicle.
• SoH may choose to cancel the agreement if deemed necessary.
• Delivery time – according to the submitted bids.
• SoH may terminate the contract or impose other penalties if supplier fails to deliver items within this period.
• The vehicle is purchased as humanitarian aid. 

Criteria 

• Contracts will be evaluated and awarded for the total amount of the proposal. SoH reserves the right to award the contract at its own discretion.
• The winner of the tender will be the technically relevant bid with the lowest price (40%), delivery time (25%) and a vehicle quality (35%). Vehicle quality: safety, essential features, additional features, engine power, long-term reputation (Annual Consumer Reports Car Brand Rankings 2022), availability of spare parts in Zakarpattia.
• The technical evaluation criteria are as per the specifications stated in Annex А.1.

Administrative evaluation 

• A bid shall pass the administrative evaluation stage before being considered for technical and financial evaluation. Bids that are deemed administratively non-compliant may be rejected. Documents listed below shall be submitted with your bid:
  • Technical Form (Annex A.1)
  • Financial Form (Annex A.2)
  • Tender and Contract Award Acknowledge Certificate (Annex A.3)
  • Supplier Profile and Registration Form (Annex A.4)
  • Company registration and tax certificate
  • Full technical specification of the car
  • List of authorised service stations throughout Ukraine 

• If any information required during the administrative evaluation is not provided by the bidders, SoH may choose to request bidders to supply this information within 48 hours upon request. Please note that this is only applicable for documentation that does not alter the details in the bid, such as price information.

Technical Evaluation

• To be technically acceptable, the bid shall meet or exceed the stipulated requirements and specifications. A Bid is deemed to meet the criteria if it confirms that it meets all mandatory conditions, procedures and specifications in the Annex A.1 without substantially departing from or attaching restrictions with them. If a Bid does not technically comply with the tender, it will be rejected. The technical criteria are stipulated in Annex А.1 – Technical Bid Form. 

Financial Evaluation

• All bids that pass the Technical Evaluation will proceed to the Financial Evaluation. Bids that are deemed technically non-compliant will not be financially evaluated.

Tender process:

The following processes will be applied to this Tender:

• Tender Opening
• Tender Closing
• Administrative Evaluation
• Technical Evaluation
• Financial Evaluation
• Contract Award
• Notification of Contract Award

Tender results will be communicated to all participants no later than 10 business days from the date of the decision on the winner by sending an email to the bidders. The winner of the tender will be sent a corresponding email within 7 business days from the moment when such a winner is selected. In case two or more bidders achieve the same number of points, lots will be drawn.

Language

All correspondence and documents related to this Tender shall be in English or Ukrainian.

Application process

This is an open tender procedure. All interested bidders are requested to submit their Proposal in electronic form only, to the email address [email protected] with the subject line ‘Vehicle’ on or before 26 July 2023, 22.00 Kyiv time.

Bid documents required, shall be included as an attachment to the email in PDF, JPEG, TIF format, or the same type of files provided as a ZIP file. Failure to comply with the above may disqualify the Bid. SoH is not responsible for the failure of the Internet, network, server, or any other hardware, or software, used by either the Bidder or SoH in the processing of emails.

Bids received after deadline will not be considered. If offers are incomplete, bidders may be able to hand in missing documents within a deadline upon request by SoH.

• The provided document scans must be legible and of high quality.
• The bidder is responsible for the accuracy of the information provided in their proposal.

• All of the side expenses (taxes, deliveries etc.) should be included into ultimate bid price. Any expenses exceeding bid price shall not be covered.

• All payments of the contract will be made directly by Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. 

In case of any clarifications write to [email protected]
Tender – vehicle UA
Annex А.2 Financial bid
Annex А.1 Technical bid
Annex A.4 Supplier Profile and Registration Form (1)
Annex A.3 Tender and Contract Award Acknowledge Certificate