№ RFP 2024-157 ДАТА: 25 липня 2024 РОКУ

ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

на укладання договорів про надання послуг поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця в межах проєкту

Гуманітарного фонду для України «Шлях до безпеки та послуг: транспортне забезпечення та підтримка колективних центрів»

(код фінансування UKR-22/UKR_CBPF/SA1/CCM-P/NGO/23493)

Дата та час закриття: 01 серпня 2024 року – 13:00 год.

ПЕРЕДМОВА ПРО ГО «ПРОЛІСКА»

Громадська організація «Проліска» – некомерційна, неполітична гуманітарна організація, що з 2014 року надає всебічну допомогу та захист населенню, що постраждало від збройного конфлікту в Україні.

Більш детальну інформацію про ГО «Проліска» можна знайти на веб-сайті: https://proliska.org/.

1. ПОТРЕБИ

ГО «Проліска» пропонує потенційним постачальникам надати тендерну пропозицію щодо надання послуг поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця в межах проєкту Гуманітарного фонду для України «Шлях до безпеки та послуг: транспортне забезпечення та підтримка колективних центрів» (код фінансування UKR-22/UKR_CBPF/SA1/CCM-P/NGO/23493).

2. МЕТА ЗАКУПІВЛІ

Вибір постачальників, що забезпечать надання послуг поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця з метою облаштування належних умов перебування внутрішньо переміщених осіб (ВПО), людей похилого віку та осіб із інвалідністю, що постраждали внаслідок воєнних дій та проживають в місцях тимчасового проживання (МТП) у Харківській області, в межах проєкту Гуманітарного фонду для України «Шлях до безпеки та послуг: транспортне забезпечення та підтримка колективних центрів» (код фінансування UKR-22/UKR_CBPF/SA1/CCM-P/NGO/23493):

ЛОТ 1: Поклейка бронеплівки за адресою вул.Вадима Манька 3, м.Харків, Харківської обл.;

ЛОТ 2: Поклейка бронеплівки за адресою пров.Електроінструментальний 6, м.Харків, Харківської обл.;

3. ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ЗАКУПІВЛІ

• Валюта тендерної пропозиції та взаєморозрахунків – українська гривня.
• Учасник тендеру визначає вартість послуг, з урахуванням матеріалів та усіх витрат, податків і зборів, що сплачуються або мають бути сплачені (витрати на страхування та інші). До розрахунку вартості входить надання послуг з поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця за Лотом (Лотами) в повному обсязі, в тому числі витрати на залучення третіх осіб до виконання послуг з поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця. При складанні загальної вартості пропозиції учасник включає кошти на покриття ризику, які слугуватимуть джерелом покриття додаткових витрат, пов’язаних зі збільшенням вартості трудових та матеріально технічних ресурсів, непередбачених видів робіт на стадії обстеження та виявлення дефектів. Не врахована Учасником тендеру вартість окремих послуг не сплачуються Замовником окремо, а витрати на їх виконання вважаються врахованими у загальній вартості фінансової пропозиції.
• Умови оплати: безготівкова форма.
• Фактом надання тендерної пропозиції учасники тендеру гарантують збереження своєї оголошеної ціни до кінця дії договору надання послуг, а саме – до 31.12.2023.
• Граничний строк надання послуг: до 45 календарних днів з дати укладання договору постачання товару.

Зауважуємо: цей документ не є пропозицією на укладання Договору з Вашою компанією. Зверніть увагу: ГО «Проліска» залишає за собою право зменшити обсяг послуг з ремонтних робіт зі свого матеріалу, визначених у Додатках А та В до цього Запрошення, на момент укладання договорів постачання послуг, в залежності від зміни потреб та фінансування.

4. ІНФОРМАЦІЯ ПРО ЗАКУПІВЛЮ:

4.1. ДОКУМЕНТИ ДО ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Наступні додатки є невід’ємною частиною цього Запрошення до участі у процесі закупівлі:

Додаток А: Форма технічної пропозиції;

Додаток В: Форма фінансової пропозиції;

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника;

Кодекс поведінки постачальників Громадської організації “Проліска”.

 4.2. ПІДТВЕРДЖЕННЯ ОТРИМАННЯ ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нас про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі зворотнім електронним листом на адресу: [email protected] з наступною інформацією:

• Ваше підтвердження про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі;
• чи подаватимете ви тендерну пропозицію;
• джерело отримання інформації щодо оголошеного тендеру (наприклад, електронний лист, веб-сторінка ГО «Проліска», офіційна сторінка ГО «Проліска», на Facebook, тощо)

4.3. ЗАПИТИ ТА РОЗ’ЯСНЕННЯ УМОВ ЗАКУПІВЛІ

Потенційні учасники тендеру зобов’язані подавати будь-який запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: [email protected].

Кінцевий термін надходження запитів – 31 липня 2024 року до 18:00.

ГО «Проліска» на свій розсуд може надіслати будь-яку відповідь на конкретне запитання всім іншим запрошеним учасникам тендеру одночасно.

4.4. ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ 

Ваша тендерна пропозиція повинна бути читабельною та підготовлена українською мовою. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію, використовуючи надані Додатки (А, B, C). Тендерні пропозиції, що не відповідають зазначеним форматам, можуть бути не прийнятими до розгляду.

Ваша тендерна пропозиція повинна містити наступні два комплекти документів, які потрібно надіслати окремими електронними листами:

1.    Технічна пропозиція:

• належним чином заповнений Додаток А «Технічна пропозиція»;
• належним чином заповнений Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»;
• будь-яка інша суттєва документація на думку учасника тендеру.

2.    Фінансова пропозиція

• належним чином заповнений Додаток В «Форма фінансової пропозиції».

4.4.1. ЗМІСТ ТЕХНІЧНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Детальний опис технічних характеристик для надання послуг послуг поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця, який потребує ГО «Проліска», можна знайти в Додатку А.

У Вашій технічній пропозиції має бути чітко зазначено Ваша спроможність надати послугу поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця в повному обсязі відповідно до технічних вимог, які визначені у Додатку А. Необхідно чітко вказати згоден/не згоден на виконання робіт зі свого матеріалу, які необхідні для надання послуг поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця за Лотом (Лотами).

Додаткова інформація (суттєві документи), які учасник повинен надати у складі своєї Технічної пропозиції:

Реєстраційні документи:

1) копія Виписки/Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, завірена у встановленому порядку;

2) копії документів, які підтверджують наявність всіх необхідних ліцензій, дозволів, відкриті коди КВЕД для надання послуг послуг поклейки бронеплівки на вікна в повному обсязі за Лотом (Лотами) відповідно до вимог чинного законодавства України.

Довідка про відкриття банківського рахунку.

Копія документу, який посвідчує статус платника податків учасника, завірена у встановленому порядку.

Досвід виконання аналогічних договорів: учасник надає інформацію щодо замовлень з подібними вимогами та рекомендаційні листи від клієнтів (за наявності). Кількість і опис подібних послуг поклейки бронеплівки на вікна, які були задовільно завершені протягом останніх 2 років. Будь ласка, додайте не більше 2-х проектів.

Наявність матеріально-технічної бази: учасник надає інформацію про наявність   матеріально-технічної бази для надання послуг за Лотом (Лотами) в повному обсязі.

Наявність достатньої кількості персоналу, включаючи їх досвід, який зможе виконувати повний комплекс робіт з поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця та управління технічним забезпеченням  – з урахуванням обсягу робіт: учасник надає у складі своєї пропозиції інформацію про наявність достатньої кількості  персоналу, включаючи їх досвід, який зможе виконувати повний комплекс робіт з поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця та управління технічним забезпеченням  – з урахуванням обсягу робіт із робіт з поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця до якої включено інформацію про наявність в учасника працівників відповідної кваліфікації, а саме: кількість таких працівників, інформацію про стаж їх роботи для надання послуг в повному обсязі за Лотом (Лотами), вказаних у додатку А до цього Запрошення.

Інформаційна довідка: у складі своєї технічної пропозиції учасник надає в довільній формі за підписом учасника (уповноваженого представника) інформаційну довідку про обов’язок учасника дотримуватись вимог чинного законодавства із захисту довкілля при виконанні робіт що необхідні для надання послуг робіт з поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця в повному обсязі за Лотом (Лотами).

Гарантійний лист: у складі своєї технічної пропозиції учасник надає в довільній формі за підписом учасника (уповноваженого представника) гарантійний лист, яким учасник гарантує якість наданих послуг і можливість експлуатації об’єкта надання послуг протягом гарантійного терміну, який становить не менше 12 місяців  з моменту прийняття Замовником наданих послуг.

Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»: ви повинні заповнити, підписати та подати разом із своєю Технічною пропозицією Додаток С «Реєстраційна форма постачальника».

Кодекс поведінки постачальників Громадської організації «Проліска»: фактом подання своєї пропозиції, Ви підтверджуєте, що ознайомлені та погоджуєтесь з Кодексом поведінки постачальників Громадської організації «Проліска».

4.4.2. ЗМІСТ ФІНАНСОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Ваша окрема Фінансова пропозиція повинна містити пропозицію в одній валюті – гривня. У випадку, якщо Ваша компанія буде обрана для подальшої співпраці, оплата здійснюватиметься в гривнях.

Фінансова пропозиція повинна охоплювати вартість послуг та матеріалів в повному обсязі, які будуть надані, в тому числі: з урахуванням усіх витрат, податків і зборів, що сплачуються або мають бути сплачені (витрати на страхування та інші). До розрахунку вартості входить надання послуг з робіт з поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця за Лотом (Лотами) в повному обсязі, в тому числі витрати на залучення третіх осіб до виконання послуг з робіт з поклейки бронеплівки на вікна з матеріалу виконавця. При складанні загальної вартості пропозиції учасник включає кошти на покриття ризику, які слугуватимуть джерелом покриття додаткових витрат, пов’язаних зі збільшенням вартості трудових та матеріально технічних ресурсів, непередбачених видів робіт на стадії обстеження та виявлення дефектів. Не врахована Учасником тендеру вартість окремих послуг не сплачуються Замовником окремо, а витрати на їх виконання вважаються врахованими у загальній вартості фінансової пропозиції..

Фінансова пропозиція повинна бути подана відповідно до Додатка B «Форми фінансової пропозиції». Тендерні пропозиції, які мають іншу структуру фінансової пропозиції, можуть не прийматися.

Учасник процедури закупівлі у складі своєї Фінансової пропозиції повинен надати Договірну ціну за Лотом (Лотами), відповідно до Додатка А до цього Запрошення.

Ціноутворення, що зазначене в Тендерній пропозиції повинно залишатися чинним протягом періоду проведення тендеру та терміну дії Договору.

Фактом подання своєї Фінансової пропозиції учасник підтверджує факт повного та остаточного розрахунку загальної вартості послуг відповідно до чинного законодавства і включає в себе всі витрати.

4.5. ПОДАННЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ

Тендерні пропозиції повинні бути надіслані електронною поштою лише на наступну електронну адресу: [email protected].

Зверніть увагу: учасник закупівлі може подати свою тендерну пропозицію як за всією закупівлею, так і за окремим її Лотом.

Всі Додатки до тендерної пропозиції (Додаток А, Додаток В, Додаток С) повинні бути у PDF форматі, підписані та завірені печаткою (за її використання). Копії документів у форматі PDF можуть, як доповнення, бути подані у Excel форматі (Додатки A та B).

Технічна та Фінансова пропозиції повинні бути чітко розділені – надіслані окремими листами і жодна фінансова інформація (включаючи ціну та вартість послуг) не повинна бути зазначена в Технічній пропозиції. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації.

Кінцевий термін подання Тендерної пропозиції: 01 серпня 2024 року, 13:00 год.

Будь ласка, зазначте у полі теми повідомлення наступну інформацію:

• RFP 2024-157;
• назву своєї компанії з назвою додатку;
• кількість надісланих повідомлень (наприклад: 1/3, 2/3, 3/3).
• вказати чи це технічна / фінансова пропозиція

Наприклад:

• RFP 2024-157 Компанія XXX Технічна пропозиція (електронний лист 1 з 3);
• RFP 2024-157 Компанія XXX Фінансова пропозиція (електронний лист 2 з 2).

Також учасники можуть надати свої тендерні пропозиції на паперовому носії, скориставшись послугами Укрпошти, Нової Пошти, кур`єрської доставки, або доставити конверт самостійно, опустивши його у поштову скриньку, розміщену при вході офісу ГО «Проліска», за адресою:

Закарпатська область ,Ужгородський р-н, с. Сторожниця, вул. Ужгородська, 43.

На конвертах має бути чітко зазначена назва тендера, його номер та адресат, що зазначено нижче:

Конверт повинен містити два внутрішніх конверти, як описано нижче:

на обох конвертах вказуються назва та адреса Вашої компанії. Перший конверт має бути позначений «Технічна пропозиція» та містити заповнений Додаток А, Додаток С, та іншу додаткову інформацію. Другий конверт має бути позначений «Фінансова пропозиція» і містити заповнений Додаток B. Всі Додатки мають бути підписані та скріплені печаткою (у разі наявності).

Тендерні пропозиції на паперовому носії, подані будь-яким іншим чином, не приймаються.

 4.6. ПРИЙНЯТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЇ:

ГО «Проліска», за наявності обґрунтовано виняткових обставин, може продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це всіх учасників тендеру у письмовій формі. Продовження терміну може супроводжуватися зміною тендерної документації, підготовленої ГО «Проліска» за власною ініціативою або у відповідь на роз’яснення, надіслані потенційним постачальником.

ГО «Проліска» залишає за собою право прийняти або скасувати весь тендер, або за окремим лотом на будь-якому етапі проведення процедури закупівлі.

Зверніть увагу, що  ГО «Проліска» не зобов’язана обрати будь-яку з компаній, які подають тендерні пропозиції, й у жодному разі не бере на себе зобов’язання щодо вибору компанії, яка пропонує найнижчу ціну. Крім того, Договір буде укладений з учасником тендеру, пропозиція якого вважатиметься такою, що найбільш відповідає потребам, а також загальним принципам ГО «Проліска», зокрема економії та ефективності й найкращого співвідношення ціни і якості.

4.7. ОЦІНКА ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Кожна тендерна пропозиція буде розглянута окремо та незалежно. Учасники тендеру подають тендерну пропозицію для участі в тендері та використовують всі надані форми. Посилання на попередні або поточні пропозиції не розглядаються. Наявність раніше підписаних Договорів з ГО «Проліска» не розглядається як перевага чи гарантія для ухвалення майбутніх рішень щодо вибору переможця тендеру. Договір буде укладений з постачальником, що запропонував найнижчі ціни на товари, що відповідають визначеним технічним характеристикам.

4.7.1. Реєстрація постачальників

Потенційні постачальники будуть додані до Бази даних постачальників ГО «Проліска» після вивчення їхньої спроможності виконати умови тендеру на основі поданих ними документів у складі тендерної пропозиції.

Після цього, на пізнішому етапі проводитиметься оцінка ефективності як постачальника, зокрема щодо:

• відповідності поставлених товарів вимогам ГО «Проліска»;
• здатності оперативно реагувати на потреби ГО «Проліска»;
• своєчасність виконання послуг;
• надійності послуг.

4.7.2. Оцінка технічної частини тендерних пропозицій:

Усі тендерні пропозиції від потенційних постачальників будуть оцінені на основі наведених критеріїв оцінки, що зазначені в Додатку А «Форма технічної пропозиції», які оцінюватимуться за принципом «ТАК/НІ», «ЗГОДЕН/НЕ ЗГОДЕН», пропозиції, які не відповідають обов’язковим вимогам не будуть допущені до подальшого оцінювання.

Технічна пропозиція оцінюватиметься з використанням, зокрема, наступних критеріїв і розподілу відсотків: 60% від загальної оцінки 100 балів. Оцінювання буде проводитись за бальною системою, крім того, встановлено обов’язкові вимоги для учасників тендеру, які оцінюватимуться за принципом ТАК/НІ. Технічні пропозиції, які не відповідають обов’язковим вимогам не будуть допущені до подальшого оцінювання. У випадку, якщо хоч одна обов’язкова вимога не виконана, пропозиція буде відхилена від подальшого оцінювання. Неповна інформація або відсутність підтверджуючих документів стосовно будь якої з обов’язкових вимог може стати причиною визнання невиконання вимоги тендеру.

Бали за технічну оцінку будуть нараховані за наступними критеріями:

Максимально можливий бал відповідності вимогам: 100 балів.

Мінімальний прохідний бал (80%): 80 балів.

Якщо Технічна пропозиція отримала менш ніж мінімальний прохідний бал, вона буде вважатися такою, що є технічно несумісною та буде відхилена від подальшої оцінки.

Загальний бал за Технічною пропозицією розраховуватимуться за наступною формулою:

4.7.3. Оцінка фінансової частини тендерних пропозицій: 

Фінансова пропозиція буде відкрита та оцінена тільки у тих тендерних пропозиціях, які пройдуть оцінку Технічної пропозицій. 

За Фінансовою пропозицією застосовуватиметься розподіл відсотків: 40% від загальної кількості балів.

Фінансова пропозиція буде оцінюватися за наступним принципом:

• максимальна кількість балів (40) буде присвоєна найнижчій ціновій пропозиції, за результатами порівняння з іншими ціновими пропозиціями.
• всім іншим Фінансовим пропозиціям буде присвоєно бали у зворотній пропорції до найнижчої ціни за формулою:

За результатами оцінки Фінансових пропозицій, буде визначено переможця тендеру. 

Переможець тендеру та інші учасники тендеру будуть повідомлені про результати тендеру.

4.8. УКЛАДАННЯ ДОГОВОРУ

ГО «Проліска» може укласти Договір з одним або декількома учасникам тендеру. ГО «Проліска» залишає за собою право відтермінувати підписання Договору з переможцем (-цями) тендеру на невизначений термін після оголошення результатів тендеру. Після укладення Договору, будь-яка сторона може розірвати Договір тільки через 10 робочих днів з дати повідомлення іншої сторони в письмовій формі або електронною поштою.

 4.9. ВАЛЮТА ТА ВЗАЄМОРОЗРАХУНКИ

Оплата за надання послуг поточного ремонту за Договором, укладеним за результатами цього тендеру, буде оформлено у національній валюті України – гривня. Оплата здійснюватиметься згідно із загальними умовами договорів ГО «Проліска» у національній валюті України – гривня.

Документи до запрошення до участі у процесі закупівлі

Наступні додатки, які є невід’ємною частиною Запрошення до участі у процесі закупівлі ви знайдете за посиланнями нижче:

Запрошення

Додаток А: Форма технічної пропозиції

Додаток В: Форма фінансової пропозиції

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника

Кодекс поведінки постачальників

Чекаємо на ваші пропозиції!

Дякуємо за увагу!