22.11.2023 - 30.11.2023

Запрошення до подання пропозицій щодо надання послуг зовнішнього фінансового аудиту в Україні

ЗАВЕРШЕНО

Додано:
Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

тендер tender ntylth(2) — Запрошення до подання пропозицій щодо надання послуг зовнішнього фінансового аудиту в Україні

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. оголошує відкритий тендер на проведення зовнішнього незалежного фінансового аудиту в Україні.

Про організацію

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. – християнська організація, що займається правами людини, гуманітарною допомогою та співпрацею у сфері розвитку. Розташована в Констанці, Німеччина, “Sign of Hope” присвячує свою діяльність допомозі людям у скруті та експлуатованим людям по всьому світу. В Україні “Sign of Hope” підтримує людей, які потребують допомоги, надаючи їм притулок, грошову допомогу, психосоціальну підтримку, засоби гігієни, продуктові набори та інші види діяльності. Більше інформації про нашу діяльність можна знайти тут: https://www.hoffnungszeichen.de/english.

Мета тендеру

Відбір незалежного постачальника послуг для проведення аудиту проєкту SoH, що впроваджується 3 українськими ГО у 2023 році.

Метою аудиту є забезпечення надійного підґрунтя для підзвітності, прозорості та точності фінансової звітності перед фінансуючою організацією – Міністерством закордонних справ Німеччини (МЗС Німеччини).

Аудит перевірить дотримання стандартів фінансуючих організацій GFFO та SoH, національних нормативних актів та міжнародних стандартів бухгалтерського обліку шляхом перевірки фінансових документів проекту, квитанцій, записів про транзакції, виданих ваучерів та квитанцій, а також інших відповідних проектних документів. Відібраний аудитор представить професійний та незалежний огляд фінансової звітності обраної частини проєкту під назвою “Надзвичайне реагування для ВПО в Україні та українських біженців у Словаччині та Молдові”, що впроваджується 3 українськими партнерами проєкту в період з січня по грудень 2023 року.

Аудит має бути проведений відповідно до Міжнародних стандартів аудиту (ISA), виданих Радою з Міжнародних стандартів аудиту та надання впевненості (IAASB), зовнішнім аудитором (аудиторською фірмою), який має досвід проведення аудиту проектів, що реалізуються неурядовими організаціями в Україні, є незалежним та кваліфікованим.

Період надання послуг

Аудит має розпочатися у грудні 2023 року. Аудиторський звіт має бути наданий SoH не пізніше січня 2024 року (точні часові рамки будуть обговорені з переможцем тендеру).

Дедлайн подачі заявок: 30 листопада 2023 року, 23.00 EET (за київським часом)

Інформація для аудиту

Назва проекту: Проект реагування на надзвичайні ситуації для ВПО в Україні та українських біженців у Словаччині та Молдові
Донор проекту: Федеральне міністерство закордонних справ Німеччини (GFFO)
Період реалізації проекту: січень 2023 – грудень 2023
Бюджет, що підлягає аудиту в Україні: приблизно 1,2 млн. євро
Локації проекту: Україна (Київ, Одеса, Івано-Франківськ)
Діяльність проекту: психосоціальна підтримка та інтеграційні заходи, допомога в натуральній формі (продуктові та гігієнічні набори), житло – будівництво та реконструкція, меблі та обладнання
Кількість партнерів, що підлягають аудиту: 3
Обсяг аудиту: 70% витрат проекту (ISA 800)
Орієнтовна кількість робочих годин для розрахунку: 300 годин (це орієнтовна кількість, будь ласка, розраховуйте відповідно до вимог та на основі вашого досвіду). Пропозиції не будуть оцінюватися на основі цієї оцінки, якщо запропонована вами кількість годин добре обґрунтована в рамках технічної пропозиції.

Мова пропозиції та аудиту

Пропозиція та вся кореспонденція і документи, що стосуються Пропозиції, якими обмінюються учасники тендеру та Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V., повинні бути написані англійською мовою.

Валюта пропозиції

Всі ціни мають бути вказані в євро.

Період дії пропозицій

Пропозиції залишаються дійсними протягом 30 днів після дати подання, зазначеної вище.

ТЕХНІЧНЕ ЗАВДАННЯ

Технічна пропозиція, що подається, повинна містити наступну інформацію:

Вимоги до аудитора:

Аудиторська фірма знайома з Міжнародними стандартами аудиту (ISA 800)
Досвід проведення аудиту проектів МНУО/державних фондів в Україні
Бути членом Аудиторської палати України
Вільне володіння українською та англійською мовами
Розуміння вимог до аудиту
Розуміння результатів виконання вимог
Людські ресурси (знання та потенціал, а також часові рамки плану)

Очікувані результати робіт і послуг:

Після завершення аудиту аудитор повинен надати лист керівництву, в якому міститься висновок аудитора та всі результати аудиту. Лист повинен містити детальну інформацію про аудит, використану методологію та обсяг аудиту, а також перелік усіх виявлених невідповідностей та недоліків. Аудитор повинен надати рекомендації щодо усунення виявлених недоліків. Рекомендації повинні бути представлені в порядку пріоритетності.
Після завершення аудиту аудитор повинен надати Аудиторський звіт, в якому буде зазначена думка аудитора щодо використання коштів відповідно до вищезазначених вимог.

Аудит повинен включати, але не обмежуватися наступними заходами аудиту та контролю:

Перевіряючи бухгалтерські записи на регулярність, правильність і повноту, вони повинні відображати всі доходи і витрати, пов’язані з діяльністю проекту, і підтверджувати наявність і правильність підтверджуючих документів для всіх доходів і витрат.
Перевірка фінансових звітів, що відображають всі доходи та витрати, пов’язані з проектом, структуровані за статтями бюджету.
Перевірка управління наданими коштами, що включає в себе переказ коштів проекту, всі відсотки, отримані з коштів проекту протягом звітного періоду, а також подальші доходи, отримані від проекту.
Перевірка того, наскільки фінансові ресурси відповідають запланованим цілям і заходам проекту.
Перевірка економічної ефективності витрат (щоб фінансові ресурси використовувалися ощадливо і максимально ефективно).
Перевірка витрат на персонал на відповідність законодавству України, зокрема, на відповідність контрактам, законність виплати відповідних коштів та місцеву порівнянність.
Контроль за економним використанням обладнання та активів проекту.
Контроль за закупленими товарно-матеріальними цінностями, їх місцезнаходженням та належним використанням.
Перевірка та підтвердження повноти та правильності документів, що стосуються проекту.
Перевірка дотримання всіх домовленостей (контрактів, фінансових СОПів SoH, Угоди про партнерство, Регламенту закупівель GFFO).

Детальну інформацію про те, які документи мають бути передані та який зміст очікується у висновках аудиту, можна знайти у Додатку 1.

Аудитор самостійно планує, розробляє та виконує всі необхідні аудиторські процедури, оцінює виявлені ризики та недоліки, спираючись на власний досвід та Міжнародні стандарти аудиту. Перелік результатів не обмежується переліком робіт, визначених вище, і аудитор може також виділити інші питання.

Партнери проекту в Україні зобов’язані надати аудитору доступ до всієї інформації та документів, що стосуються їхньої діяльності та фінансової звітності, а також надати всі необхідні пояснення, в тому числі в письмовій формі.

Процес подання заявки

Це відкрита тендерна процедура. Усіх зацікавлених учасників тендеру просимо подавати свої пропозиції виключно в електронному вигляді на електронну адресу [email protected] з поміткою в темі листа “GFFO PROJECT AUDIT UKRAINE” до 30 листопада 2023 року, 23.00 EET (за київським часом). Пропозиції, отримані після зазначеного терміну, розглядатися не будуть. Якщо пропозиції є неповними, учасники тендеру можуть подати документи, яких не вистачає, протягом встановленого терміну на запит SoH.

Пропозиція повинна включати наступні документи:

Технічна пропозиція (відповідно до Технічного завдання вище), включаючи детальний підхід, методологію, досвід проведення аудитів та послужний список. Технічні пропозиції важать 50% від критеріїв якості, тому ми хотіли б отримати пропозиції з детальною інформацією.
Фінансова пропозиція із зазначенням професійного гонорару (включаючи податки) та умов оплати (в євро), включаючи розрахунковий час роботи.
Довідки про досвід проведення зовнішнього незалежного фінансового аудиту в Україні.
Інші документи, що підтверджують право на здійснення відповідної діяльності (наприклад, реєстрація компанії).
Підтвердження членства в Аудиторській палаті України.
Часові рамки та робочий план планового аудиту з датою завершення не пізніше кінця січня 2024 року.
Підписана декларація постачальника (Додаток 2).

Додаткова інформація

Надані скани документів повинні бути розбірливими та якісними.
Учасник тендеру несе відповідальність за достовірність інформації, наданої у своїй пропозиції.
Аудитор несе відповідальність за складання графіка роботи за погодженням з місцевими партнерами проекту. Витрати на відрядження, поштові та інші витрати повинні бути включені в пропозицію аудитора.
Всі платежі за угодою будуть здійснюватися безпосередньо Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

Строк визначення переможця: протягом 10 робочих днів з дня закінчення строку подання заявок, з можливістю продовження цього строку у разі необхідності письмового уточнення інформації, що міститься у пропозиціях.

Результати тендеру: будуть повідомлені всім учасникам не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про переможця шляхом надсилання електронного листа на адресу учасників тендеру. Переможцю тендеру буде надіслано відповідний електронний лист протягом 5 робочих днів з моменту визначення такого переможця. У разі, якщо два або більше учасників тендеру наберуть однакову кількість балів, буде проведено жеребкування.

SoH залишає за собою право вимагати від учасників тендеру додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність певним положенням пропозиції. Учасники тендеру погоджуються з тим, що SoH не повертає матеріали, подані на будь-якому етапі тендеру.

Аудиторська угода буде укладена Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. Угода, укладена аудиторами, не буде прийнята.

У разі будь-яких уточнень пишіть на [email protected]

Критерії та вагові коефіцієнти для оцінки поданих пропозицій:

Оцінка технічної пропозиції з урахуванням досвіду проведення зовнішнього незалежного фінансового аудиту для неурядових організацій в Україні, що фінансуються міжнародними донорами: 50%.

NB: Заявки, які не наберуть 35% балів за результатами технічної оцінки, не будуть розглядатися для фінансової оцінки і будуть виключені з подальшого процесу.

Фінансова пропозиція (остаточна вартість, включаючи всі податки): 50%

Tender for the procurement of external independent financial audit services in Ukraine

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is announcing an open tender procedure for external independent financial audit services in Ukraine.

About the organisation

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is a Christian motivated organisation for Human Rights, Humanitarian Assistance and Development Cooperation. Based in Constance, Germany, Sign of Hope is dedicated to helping those in distress and exploited people worldwide. In Ukraine, Sign of Hope (SoH) supports people in need through shelter, cash assistance, psycho-social support, hygiene and food kits delivery and other activities. More information about our activities can be found here: https://www.hoffnungszeichen.de/english.

Purpose of the tender

Selection of an independent service provider to audit a SoH’s project implemented by 3 Ukrainian NGOs in 2023.

The purpose of the audit is to provide SoH with a sound basis for its accountability, transparency and accuracy in the financial disclosure towards the funding agency, the German Federal Foreign Office (GFFO).

The audit will verify the compliance with standards of the funding agency GFFO and SoH, national regulations and the international accounting standards by reviewing the project’s financial documents, receipts, records of transactions, vouchers and receipts disbursed, and other relevant project documents. The selected auditor will present a professional and independent review of the financial accountability of the selected part of the project titled “Emergency Response for IDP’s in Ukraine and Ukrainian Refugees in Slovakia and Moldova” implemented by 3 Ukrainian project partners between January – December 2023.

The audit must be conducted in accordance with the International Standards on Auditing (ISA) issued by the International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB), by an external auditor (audit firm) which has experience in conducting audits of the projects implemented by non-government organisations in Ukraine, is independent and qualified.

Period of service delivery

The audit should start in December 2023. The audit report must be submitted to SoH no later than January 2024 (the exact timeframe will be discussed with the winner of the tender).

Application deadline: 30 November 2023, 23.00 EET (Kyiv time)

Information for Auditing

Project name: Emergency Response Project for IDPs in Ukraine and Ukrainian Refugees in Slovakia and Moldova
Project donor: German Federal Foreign Office (GFFO)
Project implementation period: January 2023 – December 2023
Budget subjected to auditing in Ukraine: approximately 1.2 million EUR
Project locations: Ukraine (Kyiv, Odessa, Ivano-Frankivsk)
Project activities: psychosocial support and integration activities, in-kind assistance (food and hygiene kits), shelter – construction and reconstruction, , furnishing and equipping
Number of partners to be audited: 3
Scope of audit: 70% of the project expenses (ISA 800)
Orientation number of working hours to be calculated: 300 hours (this is an orientation, please calculate according to the requirements and based on your experience). The proposals won’t be evaluated based on this estimation if your suggested number of hours is well justified within the technical proposal.

Language of the proposal and audit

The Proposal and all correspondence and documents relating to the Proposal exchanged by the bidders and Sign of Hope shall be written in English.

Proposal currency

All prices shall be quoted in EUR.

Period of Validity of Proposals

Proposals shall remain valid for 30 days after the date of Proposal submission indicated in above.

TERMS OF REFERENCE

The technical proposal to be submitted shall include the below information:

The requirements for the auditor:

The audit firm is familiar with International Auditing Standards (ISA 800)
Experience in auditing INGO projects/public funds in Ukraine
To be a member of the Ukrainian Chamber of Auditors
Fluency in Ukrainian and English language
Understanding of the audit requirements
Understanding the deliverables of the requirements
Human resources (knowledge and capacity-wise and within the timeline plan)

Expected outcome of works and services:

Upon completion of the audit, the auditor must provide a Management Letter containing the auditor’s conclusion and all the results of the audit. The Letter should contain details about the audit, the methodology used and the scope of the audit, as well as a list of all identified inconsistencies and shortcomings. The auditor should provide recommendations to address any identified deficiencies. Recommendations should be presented in order of priority.
Upon completion of the audit, the auditor must provide an Audit Report, which will indicate the auditor’s opinion on the use of funds according to the requirements above.

The audit should include, but should not be limited to, the following audit and control measures:

Checking the accounting records for regularity, correctness and completeness, they must show all income and expenditure relating to the project activities and confirm that supporting documents exist and are correct for all income and expenditure.
Checking the financial reports, showing all project related income and expenditure structured by budget lines.
Checking the management of the funds made available, which includes the transfer of project funds, all interest earned from the project funds during the reporting period and further income generated by the project.
Verification of the extent to which the financial resources are in line with the planned project objectives and measures.
Verification of the economic efficiency of expenditure (to be used sparingly and financial resources to be used as effectively as possible).
Checking personnel costs with regard to the law in Ukraine, in particular compliance with the contracts, legal payment of the corresponding funds and local comparability.
Control of economical use of the project equipment and assets.
Control of the procured inventory, its whereabouts and its appropriate use.
Verification and confirmation of the completeness & correctness of project-relevant documents.
Verification of compliance with all agreements (contracts, financial SOPs of SoH, Partnership Agreement, Procurement Regulations of the GFFO).

Detailed information on which documents are to be handed in and which content is expected in the audit findings can be found in Annex 1.

The auditor will plan, develop and perform all necessary audit procedures independently, assess identified risks and deficiencies, based on their own experience and the International Standards on Auditing. The list of results is not limited to the list of works defined above, and the auditor may also highlight other issues.

Project partners in Ukraine are obliged to provide the auditor with access to all the information and documents relevant to their activities and financial reporting and to provide all the necessary explanations, including those in writing.

Application process

This is an open tender procedure. All interested bidders are requested to submit their Proposal in electronic form only, to the email address [email protected] with the subject line ‘GFFO PROJECT AUDIT UKRAINE’ on 30 November 2023, 23.00 EET (Kyiv time). Bids received after deadline will not be considered. If offers are incomplete, bidders may be able to hand in missing documents within a deadline upon request by SoH.

The Proposal must include the following documents:

Technical Proposal (as per Terms of Reference above), including detailed approach, methodology, experience with audits and a track record. Technical proposals weights 50% of the quality criteria, therefore we would like to receive proposals with detailed information.
Financial proposal with a professional fee (including tax) and payment terms (in EUR), including calculated working hours.
Certificates of experience in conducting external independent financial audit in Ukraine.
Other documents confirming the right to carry out the relevant activity (e.g. company registration).
Proof of membership in Ukrainian Chamber of Auditors.
Timeframe and workplan of the planned auditing with finishing date no later than late January 2024.
Signed supplier declaration (Annex 2).

Additional information

The provided document scans must be legible and of high quality.
The bidder is responsible for the accuracy of the information provided in their proposal.
The auditor will be responsible to set up a schedule in agreement with the local project partners. Expenses for traveling, postal and other expenses shall be included in the auditor’s proposal.
All payments of the agreement will be made directly by Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

The period for selection of the winner: within 10 business days from the application deadline, with the possibility of extending this period if necessary to clarify the information contained in the proposals in writing.

Tender results: will be communicated to all participants no later than 5 business days from the date of the decision on the winner by sending an email to the bidders. The winner of the tender will be sent a corresponding email within 5 business days from the moment when such a winner is selected. In case two or more bidders achieve the same number of points, lots will be drawn.

SoH reserves the right to request additional materials or information from bidders confirming compliance with certain provisions of the proposal. Bidders agree that SoH does not return materials submitted at any stage of the tender.

The audit agreement will be set up by Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. An agreement set by auditors won’t be accepted.

In case of any clarifications, write to [email protected].

Criteria and weighting for the evaluation of the submitted proposals:

Evaluation of the technical proposal experience in conducting external independent financial audit for non-government organisations in Ukraine funded by international donors: 50%.

NB: Bids that do not achieve 35% of the points in the technical evaluation will not be considered for the financial evaluation and are excluded from the further process.