Запрошення до участі у тендері з організації проведення серії заходів м. Одеса
ЗАВЕРШЕНО
ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ В ТЕНДЕРІ № Q2-T225 З ОРГАНІЗАЦІЇ ПРОВЕДЕННЯ СЕРІЇ ЗАХОДІВ
ДАТА І ЧАС ЗАКІНЧЕННЯ ПРИЙНЯТТЯ ПРОПОЗИЦІЙ:
03 червня 2024 р. – 23:59 за східноєвропейським часом
КОРОТКО ПРО БФ «ПРАВО НА ЗАХИСТ»:
Благодійна організація «Благодійний фонд «Право на захист» – українська благодійна організація, діяльність якої спрямована на захист і дотримання прав людини вразливих груп населення: біженців, вимушених переселенців, осіб без громадянства та осіб під ризиком без громадянства і без документів. Докладна інформація про діяльність БФ «Право на захист» на веб-сайті http://r2p.org.ua.
1. ПОТРЕБИ:
БФ «Право на захист» запрошує взяти участь у конкурсі з організації проведення серії заходів.
Дати проведення: 06.07-14.09.2024 р.
Місце проведення: м. Одеса.
К-ть учасників: вказана нижче для кожного заходу окремо (кількість осіб може змінюватись, провайдер повинен зберегти ціну за особу незмінною).
1.1. Розклад (таймінг може змінюватись):
06.07.2024
8:30–9:00 – зустріч та реєстрація учасників + welcome-coffee (50 осіб);
09:00-10:30 – відкриття заходу на 50 осіб (розміщення без столів, стільці театром);
10:30 – 11:00 – кава-брейк 1 (50 осіб);
! За час кави брейку приміщення необхідно переобладнати для процесу навчання для проведення заняття на 25 посадкових місць (зі столами, можливістю працювати в групах та вільно переміщатися) або змінити залу за наявності.
11:00-19:00 – зала на 25 посадкових місць. Розсадка “класна кімната” з можливістю додавати та прибирати столи. Зала обладнана проектором та екраном, колонками, мікрофоном, фліпчартом та комплектуючими.
12:30-13:00 – кава-брейк 2 (28 осіб);
14:30-15:30 – обід на 28 осіб (порційно);
17.00-17.30 – кава-брейк 3 (28 осіб).
27.07.2024
09:30-10:00 – Welcome-coffee (28 осіб);
10:00-18:00 Конференц-зала на 25 посадкових місць (з можливістю учасникам працювати в групах та вільно переміщатися);
11:30-12:00 – кава-брейк 1 (28 осіб);
13:30-14:30 – обід на 28 осіб (порційно);
16:00-16:30 – кава-брейк 2 (28 осіб);
17.30-18.00 – кава-брейк 3 (50 осіб).
! За час кави брейку приміщення необхідно переобладнати на розміщення без столів, театром (50 посадкових місць), або змінити залу за наявності.
07.09.2024
09:30-10:00 – Welcome-coffee (50 осіб);
10:00-11:30 – конференц-зала на 50 осіб (розміщенням театр);
11:30-12:00 – кава-брейк 1 (50 осіб);
12:00-18:00 – конференц-зала на 80+10 посадкових місць (розміщенням театр);
13:30-14:30 – обід на 90 осіб (порційно);
16:00-16:30 – кава-брейк 2 (90 осіб).
14.09.2024
09:30-10:00 – Welcome-coffee (50 осіб);
10:00-14:30 – конференц-зала на 50 осіб (розміщенням театр);
11:30-12:00 – кава-брейк 1 (50 осіб).
07.07.2024; 13.07.2024; 14.07.2024; 20.07.2024; 21.07.2024; 28.07.2024; 03.08.2024; 04.08.2024; 10.08.2024; 11.08.2024; 17.08.2024; 18.08.2024; 31.08.2024; 01.09.2024
09:30-10:00 – Welcome-coffee (28 осіб);
10:00-18:00 – конференц-зала на 25 посадкових місць (з можливістю учасникам працювати в групах та вільно переміщатися);
11:30-12:00 – кава-брейк 1 (28 осіб);
13:30-14:30 – обід (28 осіб);
16:00-16:30 – кава-брейк 2 (28 осіб).
1.2. Вимоги до конференц-зали: 06.07-14.09.2024 р.
- конференц-зала розрахована на:
06.07.2024 – з 8:30 до 19:00 – зала на 50 осіб або 8:30-11:00 зала на 50 осіб + 11:00-19:00 зала на 25 осіб;
07.07.2024, 13.07.2024, 14.07.2024, 20.07.2024, 21.07.2024 – з 9:30 до 18:00 – зала на 25-27 осіб;
27.07.2024 – з 9:30 до 18:00 – зала на 25-27 осіб, + 18.00 -20.30 зала на 50 осіб;
28.07.2024, 03.08.2024, 04.08.2024, 10.08.2024, 11.08.2024, 17.08.2024, 18.08.2024, 31.08.2024, 01.09.2024 – з 9:30 до 18:00 – зала на 25-27 осіб;
07.09.2024 – з 9:30 до 18:00 – зала на 90 осіб;
14.09.2024 – з 9:30 до 14:00 – зала на 50 осіб.
Розсадка театром (з можливістю довільної перестановки меблів), світле просторе приміщення;
- зручні та легкі крісла/стільці, які можна швидко переставити для трансформації простору;
- наявність кулера з водою (за відсутності кулера – вода в пляшках негазована 0,5 л – 50 шт. на кожен захід (на 07.09 – 90 шт));
- наявність вказівників на локації для зручності знаходження конференц-зали та місць харчування;
- наявність укриття;
- оснащення кондиціонером та вентиляцією;
- бездротовий інтернет-зв’язок; проектор та дошка для проектору, вихід для підключення ноутбуку до проектору, ноутбук, мікрофон, колонки, клікер;
- фліпчарт з папером і маркерами;
- допомога з підключенням обладнання та за потреби вирішення технічних неполадок (послуги інженера);
- присутність конференц-менеджера для обслуговування заходу;
- розташування на 1, 0 або -1 поверсі для безпеки учасників можливості продовжити захід у випадку тривоги; бажано поряд із приміщенням (1000 метрів) відсутність важливих інфраструктурних або військових об’єктів;
- можливість організувати кава-брейки та обіди для учасників: як в окремому приміщенні, так і в цьому ж;
- стіл для реєстрації учасників.
1.3. Вимоги до організації харчування:
Каво перерва має мінімально містити: каву/чай, молоко/лимон, сік, одна солона закуска, дві солодкі закуски.
Обід у форматі – порційно (з урахуванням можливих особливостей харчування для деяких учасників – не вживання м’яса/ свинини тощо).
*“Особливі” страви мають бути позначені відповідно.
*Різні види м’яса не повинні знаходитись в одному посуді.
Пропозиції від агенцій, які надають послуги з оплатою комісії, для даної закупівлі не розглядаються.
! Для даної закупівлі розглядаються пропозиції тільки від НЕ платників ПДВ.
2. ЗМІСТ ПРОПОЗИЦІЇ:
Пропозиції повинні бути підготовлені на основі вказівок, викладених у цьому запиті.
Будь ласка, зверніться до наступних Додатків і використовуйте їх, щоб підготувати свою пропозицію.
2.1. Зміст Технічної пропозиції (Додаток А)
Ваша технічна пропозиція повинна бути чіткою відповіддю на запитання в Додатку А із прикладеними зазначеними документами.
! ВАЖЛИВО: У Технічну пропозицію не слід включати інформацію про ціни.
Технічну пропозицію необхідно надіслати ОКРЕМИМ ЕЛЕКТРОННИМ ЛИСТОМ з вкладенням заповненого відсканованого додатку А з підписом і печаткою (за наявності) і зазначеними в додатку документами.
2.1. Зміст Фінансової пропозиції (Додаток В)
Ваша фінансова пропозиція повинна подаватися у вигляді заповненої Форми фінансової пропозиції (Додаток В) та детального кошторису з цінами на кожен вид запропонованих послуг.
Фінансова пропозиція повинна містити цінову пропозицію в одній валюті – гривня.
Вартість слід вказати з урахуванням всіх податків, зборів та інших додаткових витрат.
Фінансову пропозицію необхідно надіслати ОКРЕМИМ ЛИСТОМ з вкладенням заповненого відсканованого додатку В з підписом і печаткою (за наявності) та детального кошторису з цінами на кожен вид запропонованих послуг.
3. ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ:
Пропозицію необхідно направити у вигляді двох окремих електронних листів
на адресу [email protected] до 03.06.2024 р. включно:
1 лист з назвою «Технічна пропозиція до тендеру № Q2-T225» має містити заповнений додаток А і зазначені в ньому документи.
2 лист з назвою «Фінансова пропозиція до тендеру № Q2-T225» має містити заповнений додаток В та детальний кошторис.
4. ТЕРМІН ДІЇ ПРОПОЗИЦІЇ:
Просимо зберігати вашу пропозицію чинною протягом двох тижнів після завершення терміну збору пропозицій.
5. ОЦІНКА ПРОПОЗИЦІЇ:
Пропозиції будуть оцінюватися в 3 етапи:
5.1. Коректність подання пропозицій: пропозиції, направлені не за вказаними в даному запиті процедурами, не розглядатимуться тендерною комісією.
5.2. Оцінка технічної пропозиції (розгляд додатків А): якщо пропозиція відповідає всім вимогам, зазначеним в додатку А, і містить всі вказані документи – така пропозиція проходить до подальшого розгляду комісією.
5.3. ВИЗНАЧЕННЯ ПЕРЕМОЖЦЯ відбуватиметься за такими критеріями:
Відповідність зали потребам заходу – max 30 балів;
Запропоноване харчування – max 20 балів;
Розташування та безпечність закладу (поверх розташування зали, наявність укриття, відсутність критичної інфраструктури поруч) – max 20 балів;
Фінансова складова – max 30 балів.
Тобто технічна складова детальної пропозиції може отримати максимально 70 балів, фінансова – 30 балів.
Просимо направити вашу пропозицію у вигляді двох електронних листів
(«Технічна пропозиція до тендеру № Q2-T225» і «Фінансова пропозиція до тендеру № Q2-T225»)
на адресу [email protected] до 03.06.2024 р.
Розгляд та оцінка конкурсних заявок здійснюватиметься Комісією протягом 10 робочих днів після дати завершення збору пропозицій. Про результати конкурсу буде повідомлено окремо.
БФ «Право на захист» може на власний розгляд продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це запрошених учасників тендеру одночасно. Продовження терміну може супроводжувати внесення змін у документи про запрошення до участі у тендері, підготовлені БФ «Право на захист» за його власною ініціативою чи у відповідь на запит щодо роз’яснення, надісланий можливим постачальником.
Дякуємо за співпрацю!
З повагою, Президент Олександр Галкін
«БФ «Право на Захист» докладає зусиль із запобігання, виявлення та вжиття заходів проти всіх випадків шахрайства та зловживань. Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством та зловживаннями доступна для всіх учасників конкурсних торгів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено на пошту: [email protected] або за тел: +380 99 217 58 95 «гаряча лінія» для скарг БФ «Право на Захист» реалізує політику нульової толерантності щодо подарунків та знаків вдячності. Таким чином, закликаємо постачальників не надсилати дарунки або проявляти інші знаки вдячності співробітникам Фонду. Учасники торгів, які вважають, що при процесі подання, оцінки пропозицій або присудження контракту, представники Фонду вчиняли дискримінаційні порушення, факти шахрайства, недоброчесні дії, мали місце факти зловживань, можуть подати скаргу на електронну пошту: [email protected] або за тел: +380 99 217 58 95 «гаряча лінія» для скарг.
Зважаючи на те, що Замовник є імплементуючим партнером агенції Організації об’єднаних націй – УВКБ ООН, та ООН вимагає від всіх постачальників ООН та постачальників партнерських організацій керуватися високими етичними принципами й моральними нормами, Постачальник приймає на себе зобов’язання дотримуватися Кодексу поведінки постачальника ООН (укр мовою наведений за посиланням.
