Адміністративний/а асистент/ка із закупівель

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою на електронну адресу [email protected]. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

Київ

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ

Зусилля України, направленні на відновлення після повномасштабного російського вторгнення та на пришвидшення розвитку як суверенної, незалежної, демократичної та процвітаючої держави, вимагають динамічної та інклюзивної економічної підтримки. Завдяки партнерству з урядом і активній участі приватного сектору проєкт підтримує економічне зростання та стійкість в Україні з 2018 року. Після жорстокого вторгнення Росії в Україну в лютому 2022 року та подальшої окупації частини України, проект змістив свою діяльність зі Східної України на всю країну, які стосуються нагальних потреб України в експортній логістиці та покращенні інфраструктури.

ЛОГІСТИКА ЕКСПОРТУ ЗЕРНОВИХ AGRI–UKRAINE

Проєкт «Економічна підтримка України» є одним із ключових партнерів USAID, що реалізує ініціативу «Розвиток стійкості сільського господарства (далі – AGRI-Ukraine), бюджет якої складає 350 мільйонів доларів. Ця ініціатива була розпочата у 2022 році з метою розвитку експорту зернових з України та подолання глобальної продуктової кризи, що була поглиблена через війну. В рамках ініціативи AGRI-Ukraine, проєкт «Економічна підтримка України» співпрацює з державними та приватними компаніями, інвестуючи у перевозку та перевалку критично необхідних зернових продуктів.

ПОКРАЩЕННЯ ІНФРАСТРУКТУРИ

Проєкт «Економічна підтримка України» також безпосередньо підтримує Уряд України, включаючи Державне агентство з відновлення та розвитку інфраструктури України (SARDI), Державну митну службу та Українську залізницю, в рамках модернізації 42 українських пунктів пропуску (BCP). Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, дозволяючи Україні масштабувати торгівлю та просуватись на шляху до інтеграції в ЄС.

Про позицію Обов’язки

Основним обов’язком адміністративного(ої) асистента(ки) із закупівель є допомога у виконанні адміністративних завдань та організації закупівель. Адміністративний(а) асистент(ка) із закупівель виконуватиме значну роль керуванні процесом закупівель, допомагаючи організації вчасно та успішно проводити закупівлі. До функції на цій посаді також належать проведення регулярних закупівель, ведення документації та введення даних до системи TAMIS. Адміністративний(а) асистент(ка) із закупівель підпорядковується Менеджеру із закупівель проєкту з розбудови пунктів пропуску через кордон. Місцем роботи є місто Київ.

Обов’язки:

• Контролювати точність моніторингу закупівель, спільно з іншими членами команди закупівель на основі заявок на закупівлю, представлених співробітниками ERA. Відстежувати всі заявки на закупівлю та оновлення інформації від пункту отримання до остаточного отримання.
• Підготовка документів для закупівлі товарів та послуг відповідно до спільних завдань.
• Приймати участь в оцінці заявок та пропозицій, складати протоколи обговорення для представників комітету з оцінки, здійснювати підготовку нотаток до звіту про оцінку пропозицій та протоколи технічної оцінки.
• Підготовка запитів на оплату та завантаження підтверджуючої документації у повному обсязі до TAMIS.
• Брати участь в спільній перевірці товарів та обладнання і відслідковувати відповідність технічним характеристикам та кількості.
• Точно та прозоро вести документальні файли та електронні копії, відповідно до вимог з операційної діяльності у системі TAMIS.
• Подавати фіналізовані пакети закупівельної документації та рахунки для оплати до фінансової команди, спільно з іншими представниками команди закупівель.
• Робота з паперовими документами та їх архівування, відповідно до вимог законодавства.
• За потреби, виконувати інші завдання, на вимогу старшого менеджера закупівель.

Умови

Термін трудової угоди: 12 місяців з можливістю продовження

Місце роботи: Київ або Львів

Дата початку роботи: серпень 2024 року

Заробітна плата та умови праці відповідатимуть Умовам найму Проєкта USAID та Кодексу законів про працю України (КЗпП).

Кінцевий термін подання резюме: 31 липня 2024 року.

Kyiv

ERA BACKGROUND

Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery. Through partnerships with the government and robust private sector engagement, ERA has supported economic growth and resilience in Ukraine since 2018. Following Russia’s brutal invasion of Ukraine in February 2022 and subsequent occupation of the part of Ukraine, ERA shifted from its focus on Eastern Ukraine to cover development priorities across the country that address Ukraine’s urgent needs in export logistics and infrastructural improvements.

AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS

USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI-Ukraine) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently-needed grain transportation and transshipment investments.

INFRASTRUCTURAL IMPROVEMENTS

ERA also directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s border crossing points (BCPs). Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration.

About the job

The Procurement Administrative Associate is a support position that will have the primary responsibility of assisting with all project administrative tasks and procurement functions. The Procurement Administrative Associate plays a crucial role in facilitating the smooth and efficient procurement process, contributing to the organization’s overall success by ensuring timely and cost-effective acquisitions. The role covers most of the routine procurement, document maintenance, and TAMIS system record-keeping. The Procurement Administrative Associate reports to the BCP Procurement Manager and is in the Kyiv office.

RESPONSIBILITIES:

• Monitor Procurement Tracker accuracy in coordination with other members of the Procurement Team based on Purchase Requisitions submitted by ERA staff. Ensure that all PRs are tracked with actual information from the point of receiving to the final receipt.
• Prepare the solicitation documents for the procurement of goods and services according to the shared tasks.
• Participate in the evaluation of bids and proposals and make minutes of the Evaluation Committee’s members’ discussion, prepare notes for the bids evaluation report, and technical evaluation minutes.
• Prepare payment requests and ensure that supporting documents are uploaded to TAMIS in a complete package.
• Participate in the joint verification of procured goods and equipment and make certain the items correspond to Technical Specifications and Quantities.
• Keep accurate and transparent document files and electronic copies requested by FOM in the TAMIS system.
• Submit completed procurement packages and invoices for payment to the Finance Team in coordination with other Procurement Team members.
• Work with hard copies and compile an archive of hard copies storing of which is legally required.
• Perform other tasks as necessary as assigned by Senior Procurement Manager.

About you

• BA education in Logistics or other relevant fields.
• Minimum 1 year of relevant work experience.
• Experience in administrative tasks, including filing systems.
• Experience of work in supply chain online systems.
• Understanding of standard procurement procedures and documentation workflow.
• Excellent communications skills and ability to relate to people at all levels of an organization
• Well-organized and self-directed individual with sound technical skills, analytical ability, good judgment, and strong operational focus. Excellent organizational skills with a willingness to take initiative and be proactive.
• Proven integrity and ability to adhere to the rules, honor commitments, and meet the spirit as well as the letter of those commitments, stand up for what is right.
• Ability to manage and prioritize multiple responsibilities and respond effectively to the most sensitive inquiries or complaints; experience with enterprise accounting software, and Microsoft Office suite.
• Fluent in English and Ukrainian are mandatory, both written & spoken.

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits: all benefits envisaged by the Labor Code of Ukraine, corporate medical insurance for employees and immediate family members.

Start date: August 2024

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English to [email protected].

Closing date for applications: July 31, 2024.

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website dai.com.