Aссистент/ка відділу персоналу / HR assistant

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Основні обов’язки та відповідальність

1) Допомога в процесі підбору персоналу – розміщувати оголошення про вакансії, перевіряти отримані резюме та відбирати заявки, призначати співбесіди, збирати рекомендації згідно процедури компанії

2) Підготовка типових трудових договорів для консультантів проєкту, контроль та продовження договорів за потребою.

3) Формування персональних файлів для консультантів проєкту , а також ведення трекерів в папках SharePoint

4) Відстеження закінчення контрактів всього персоналу проекту

5) Робота з HR SRM системою

6) Адміністративна підтримка процесу річного перформансу персоналу

7) Допомога персоналу у вирішенні будь-яких кадрових питань або проблем у співпраці з Менеджером з персоналу

8) Інші завдання за призначенням експерта з персоналу або уповноваженої особи.

Кваліфікація

1. Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, фінансів, права, менеджменту або іншої відповідної галузі є обов’язковим

2. Мінімум 2 роки відповідного досвіду роботи в управлінні підбором персоналу або кадровому підрозділі є бажаним .

3. Великий досвід роботи з текстовим редактором (Microsoft Word), електронними таблицями (Microsoft Excel), електронною поштою (Microsoft Outlook) є обов’язковим.

4. Навички роботи з HR SRM системами буде перевагою

5. Досвід роботи з офіційними документами (договори, листи, запити і т.д.)

6. Вміння грамотно формувати свої думки як усно так і письмово

7. Гарні усні та письмові комунікативні навички англійською та українською мовами.

Місце роботи

Київ, Україна

Звітність

Aссистент з кадрів буде підпорядковуватися безпосередньо Менеджеру з персоналу.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до  22 липня 2024 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Кімонікс – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаних із виконанням професійних обов’язків.

Programme Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Responsibilities

1) Assist during recruitment process – post job advertisements, check CVs received and shortlist applications, set up interviews, collect references according to company procedures.

2) Draft standard employment contracts for project consultants, monitoring deadlines and extending contracts as needed.

3) Manage personnel files for project consultants and trackers in SharePoint folders

4) Tracking the termination of contracts of all project staff

5) Work with HR SRM system

6) Administrative support of the annual staff performance process

7) Assist staff in resolving any HR issues or problems in cooperation with the HR Manager

8) Other tasks as assigned by the HR Manager or designee.

Qualifications

1. Bachelor’s degree in business administration, finance, law, management or another relevant field required.

2. Minimum 2 years of relevant experience working in recruitment management or human resources is desirable.

3. Strong experience with Word processing (Microsoft Word), spreadsheet (Microsoft Excel), e-mails (Microsoft Outlook) are required.

4. Skills in working with HR SRM systems would be an asset

5. Experience with official documents (contracts, letters, requests, etc.)

6. Ability to formulate your thoughts properly, both orally and in writing

7. Strong verbal and written communication skills in English and Ukrainian are required.

Location of Assignment

Kyiv, Ukraine

Supervision and Reporting

HR assistant will report to HR Manager

Application Details

Apply using the following link by July 22nd. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, colour, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.