Асистент(-ка) з адміністративної роботи/Admin Assistant

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі DRC) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

Наразі Датська рада у справах біженців шукає Асистентa з адміністративної роботи у місто Миколаїв.

Загальна мета вакансії:

Асистент з адміністративної роботи забезпечує підтримку щоденного функціонування офісу та імплементації програм DRC у східному регіоні, в офісі м. Харків у зоні своєї відповідальності. Звітує керівнику групи з адміністративно-фінансової діяльності, співпрацює з командою з закупівель та програмним персоналом для забезпечення своєчасного виконання адміністративних завдань та надання необхідної підтримки іншим командам у зоні своєї відповідальності.

Географічне охоплення: Миколаїв

Основні обов’язки:

• Вирішення адміністративних завдань у відповідності до внутрішніх положень та процедур DRC
• Вирішення завдань в питаннях пов’язаних з орендою нерухомості включаючи підготовку угод з орендодавцями та вирішення проблем щодо оренди офісу та гостьових квартир 
• Надання необхідної адміністративної підтримки програмному персоналу щодо організації відряджень, бронювання квитків та проживання, та належного звітування 
• Допомога відділу персоналу при оформленні нових працівників, а саме сканування документів працівників, участь в співбесідах та перевірка рекомендаційних листів 
• Ефективна робота зі службами фінансів, логістики, програмними відділами з підготовки до своєчасної закупівлі необхідних матеріалів та послуг
• Підтримка керівника служби підтримки та регіонального менеджера в питаннях адміністративної роботи 
• Контроль за дотриманням міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх та інструкцій/процедур донорів відносно закупівель DRC, щодо уникнення конфлікту інтересів 
• Інші адміністративні завдання за вимогою керівника
• Розуміння та забезпечення дотримання кодексу поведінки DRC

 Необхідний досвід та компетенції: 

• Вищий ступінь у відповідній галузі або еквівалент (фінанси, управління бізнесом, менеджмент, тощо)
• Навички роботи в Microsoft Office, зокрема Excel, Word, бажаний досвід роботи з ERP системами 
• Аналітичний склад розуму, уважність до деталей, комунікабельність, фінансова грамотність 
• Попередній досвід від 1 року 
• Досвід роботи у НГО буде перевагою
• Знання Англійської на рівні В-1 або вище 
• Вільне володіння українською та російською

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
• Взяття ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно.
• Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань. 

Ми пропонуємо:

• Цікаву роботу у міжнародній гуманітарній організації.
• Офіційне працевлаштування. Контракт: 12 місяців із можливістю продовження залежно від результатів роботи та фінансування. Попередньо відбувається проходження 3-х місячного випробувального терміну 
• Медичне страхування та страхування життя.

Процес подачі заявки

Заявки відкриті лише для громадян України.

Заробітна плата та умови будуть відповідати умовам працевлаштування національного персоналу ДРБ в Україні. 

Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською або українською мовами за посиланням: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=169379&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою розглядатися не будуть.

 Кінцева дата подачі резюме: 23 жовтня 2023 р.