Асистент керівника /Executive Assistant

Загальна інформація:  

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, багатостороння донорська програма, якою керує Міністерство закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії за підтримки урядів Естонії, Канади, Нідерландів, США, Фінляндії, Швейцарії, Швеції у співпраці з Урядом України. 

Метою ФПСУ є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії. Це має сприяти розбудові більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної, суверенної та процвітаючої України. ФПСУ надає фінансування українським і міжнародним партнерам-виконавцям і реалізує проєкти на основі результатів досліджень і доказової бази. 

Компанія «Кімонікс Ю. Кей» була створена в 2019 році та швидко сформувала потужний, різноманітний портфель програм, що фінансуються за механізмом UK Aid. У співпраці з урядовими структурами та партнерами з сектору розвитку «Кімонікс Ю. Кей» реалізує програми на трьох континентах в таких секторах, як боротьба зі зміною клімату, освіта, державне управління, розбудова миру, стабілізація конфліктів, соціальна згуртованість, дослідження. 

Основне завдання асистента керівника 

Асистент керівника є довіреною особою, що допомагає керівнику групи в реалізації 3-річної програми «Фонд «Партнерство за сильну Україну»» (ФПСУ). Асистент надає підтримку керівнику групи у здійсненні управлінських функцій, заздалегідь передбачаючи потреби керівника та пропонуючи нові ідеї. Крім того, за потреби, асистент допомагає вищому керівництву ФПСУ у вирішенні адміністративних завдань. 

   Обов’язки: 

Допомога керівнику групи 

• Забезпечення підтримки керівнику в усіх адміністративних питаннях, у тому числі підготовці кореспонденції, веденні електронних систем реєстрації документів, веденні протоколів зустрічей, управлінні організацією заходів, обробці витрат, управлінні вхідною кореспонденцією та табелями обліку робочого часу. 

• Уміння стратегічно керувати графіком, у тому числі нерідко завантаженим графіком, тому потрібне креативне мислення та нестандартний підхід до планування зустрічей. 

• Уміння швидко схоплювати завдання та знаходити рішення. 

Заходи 

• Організація логістики участі керівника у зовнішніх зустрічах і заходах (транспорт, програма тощо). 

• Комунікація з відповідними підрозділами з метою розробки пакетів інформаційних матеріалів перед заходами. 

Адміністративні обов’язки 

• Підготовка порядку денного на зустрічі керівника групи та вищого керівництва, забезпечення підготовки в повному обсязі та розсилки учасникам матеріалів перед зустрічами, ведення протоколів і переліку завдань для виконання, контроль за їхнім статусом. 

• Управління організацією (щоквартальних) оперативних нарад за участі всього персоналу та засідань правління, в тому числі ведення протоколів і переліку завдань для виконання, а також контроль за їхнім статусом. 

• Перевірка та обробка необхідних дозволів, погоджень, підписів з боку керівника групи. 

• За потреби допомога у вирішенні питань іншим членам вищого керівництва. 

Загальні обов’язки 

• Знання та дотримання стандартів і процедур забезпечення якості «Кімонікс» і ФПСУ відповідно до зобов’язань «Кімонікс» забезпечувати найвищі стандарти якості та прагнути до постійного вдосконалення. 

• Налагодження стосунків із зацікавленими сторонами та зовнішніми партнерами.  

Цінності 

• Знання та дотримання усіх стандартів, процедур і політик стосовно убезпечення вразливих категорій (сейфгардинг). 

• Популяризація цінностей «Кімонікс». 

• Проявлення інклюзивної поведінки згідно з цінностями «Кімонікс». 

   Кваліфікація: 

Досвід: 

• Бажана наявність досвіду роботи в міжнародних проєктах, що фінансуються донорами, та виконання адміністративних завдань, а також вміння вирішувати повсякденні завдання та операційні питання. 

• Підтверджені навички чіткої та стислої усної та письмової комунікації, а також ефективної організації зустрічей. 

• Обачність, розсудливість, такт і виваженість у виконанні обов’язків. 

• Уміння дотримуватися стандартних практик і процедур, працювати без детальних вказівок і контролю за виконанням завдань, робити значний внесок у досягнення кінцевих результатів. 

• Навички багатозадачності, уважність до деталей, організованість та вміння керувати часом. 

• Досконале володіння програмами MS Office (Word, Excel та Power Point). 

• Уміння добре працювати в умовах тиску та стислих термінів, гнучко адаптуватися до мінливих та конкуруючих пріоритетів. 

• Уміння застосовувати власне судження, творчий підхід і гнучкість з метою генерування нових, інноваційних ідей і підходів, а також для вирішення складних завдань. 

• Підтверджені сильні організаторські навички, розсудливість, уміння працювати з конфіденційною інформацією. 

• Уміння оспорювати та впливати на думку інших, у тому числі більш високопоставлених колег і зацікавлених осіб з метою досягнення потрібних результатів. 

• Уміння будувати міцні робочі стосунки на всіх рівнях організації 

• Відмінні навички усної та письмової комунікації англійською та українською мовами 

 Підпорядкування 

 Керівнику проєкту

Місце роботи:  
Київ, Україна

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 22 листопада 2024 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові.  Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

«Кімонікс» – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає при підборі та працевлаштуванні персоналу дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у профспілках або за іншими факторами, не пов’язаними з виконанням професійних обов’язків. 

Summary:   

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and supported by the governments of Canada, Estonia, Finland, the Netherlands, Sweden, Switzerland and the USA in collaboration with the Government of Ukraine 

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalisation in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence. 

Chemonics UK was established in 2019 and has quickly developed a strong and diverse portfolio of UK Aid-funded programmes. Chemonics UK works with government and development sector counterparts across three continents to deliver programmes in sectors including climate action, education, governance, peacebuilding, stabilisation, social cohesion, and research. 

Main Purpose of the Role: 

The Executive Assistant serves as a trusted support to the Team Leader (TL) in the delivery of the 3-year Partnership Fund for a Resilient Ukraine programme (PFRU). The individual will provide executive assistance to TL, proactively anticipating their needs, and contributing new ideas. Additionally, they will provide administrative support to the PFRU Senior Management Team (SMT) on an ad-hoc basis. 

   Responsibilities:   

Executive Assistance 

• Provide full administrative support to the TL, including drafting correspondence, maintenance of electronic filing systems, minute taking for meetings, event management, processing of expenses, inbox and timesheet management. 

• Ability to manage calendars/diaries strategically. Often including a number of busy diaries so need to think creatively and “out of the box” when booking meetings. 

• Ability to quickly pick up tasks and find solutions. 

Events  

• Arrange logistics for the TL’s attendance at external meetings and events (transportation, agendas, etc). 

• Liaise with relevant teams to develop briefing packs in advance of events. 

Administration 

• Prepare agendas for TL and SMT meetings and ensure relevant papers are complete and distributed prior to meetings, record minutes and action points, and follow up on action points. 

• Manage the organisation of all-staff and board meetings (quarterly), including taking minutes and action points, and following up on action points.  

• Check and process authorisations, approvals and signatures required from the TL. 

• Support other members of the SMT in ad hoc requests. 

General 

• Be aware of and adhere to Chemonics and PFRU quality standards and procedures in accordance with Chemonics commitment to working to the highest quality standards and striving for continual improvement. 

• Build relationships with stakeholders and external parties.  

Values 

• Be aware of and comply with all the standards following Safeguarding procedures and policies. 

• Promote Chemonics Values. 

• Demonstrates inclusive behaviours in line with Chemonics values. 

 Qualifications:  

Experience: 

• Experience of working in international donor funded projects and dealing with administrative tasks preferred, with ability to handle routine tasks and operational issues. 

• Demonstrable ability to communicate clearly and concisely, both verbally and in writing, and effective meeting handling. 

• Responsibilities require discretion, judgement, tact, and poise. 

• Ability to follow standard practices and procedures, receive general instruction and supervision on work progress, and make significant contribution to end results. 

• Ability to multitask with strong attention to detail, organisation, and time management. 

• Strong knowledge of MS Office applications (Word, Excel and Power Point). 

• Ability to work well under pressure with tight deadlines, working flexibly to manage changing and competing priorities. 

• Ability to apply judgement, creativity, and flexibility to generate new and innovative ideas and approaches and to solve complex problems. 

• Demonstrable strong organisational skills, discretion, and ability to manage confidential information. 

• Ability to challenge and influence others, including more senior colleagues and stakeholders, to ensure that the right outcomes are achieved. 

• Ability to establish strong workplace relationships at all levels of the organization 

•Excellent oral and writing skills in English and Ukrainian 

 Reporting   

Team Leader of the project 

Location of Assignment:  
Kyiv, Ukraine

Application Details

Apply using the following link by November 22nd. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

 https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.