Асистент/ка з адміністративної роботи (Administration assistant)

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі DRC) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.  

Команда DRC шукає Асистента з адміністративної роботи в м. Харків.

Загальний опис посади

Асистент з адміністративної роботи забезпечує підтримку щоденного функціонування офісу та імплементації програм DRC у східному регіоні, в офісі м. Харків у зоні своєї відповідальності. Звітує керівнику групи з адміністративно-фінансової діяльності, співпрацює з командою з закупівель та програмним персоналом для забезпечення своєчасного виконання адміністративних завдань та надання необхідної підтримки іншим командам у зоні своєї відповідальності

Основні обов’язки:

• Виконувати адміністративні завдання відповідно до вказівок DRC
• Бронювати готелі/поїздки для національних і міжнародних поїздок і зустрічей для персоналу DRC
• Вирішувати завдання з питань оренди нерухомого майна, в тому числі підготовка договорів з орендодавцями та вирішення проблем, пов’язаних з орендою офісних та гостьових квартир
• Надавати допомогу відділу кадрів в оформленні нових співробітників, а саме сканувати документи співробітників, брати участь в співбесідах та перевірка рекомендаційних листів
• Надавати необхідну адміністративну підтримку персоналу програми щодо організації поїздок, бронювати квитки і проживання, а також готувати належну звітність
• Здійснювати супровід діяльності керівника фінансово-адміністративної групи та керівника бази з питань адміністративної роботи
• Отримувати та надсилати офіційну кореспонденцію та вести її облік
• Надавати підтримку різним відділам у виконанні завдань із введення даних
• Здійснювати контроль і підтримку адміністративних дозволів
• Виконувати спеціальні офісні завдання (наприклад: покупки, обслуговування офісу, пошук приміщення)
• Друкувати, подавати на підпис та оформлювати документи DRC
• Здійснювати контроль за дотриманням міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх і донорських інструкцій/процедур щодо закупівель DRC, щоб уникнути конфлікту інтересів
• Виконувати будь-які інші обов’язки, пов’язані з характером роботи, на вимогу керівника

Необхідний досвід та технічні компетенції: 

• Навички роботи в Microsoft Office, зокрема Excel, Word, бажаний досвід роботи з ERP системами 
• Аналітичний склад розуму, уважність до деталей, комунікабельність, фінансова грамотність
• Попередній досвід від 1 року
• Досвід роботи в НГО буде перевагою

Освіта: 

Вищий ступінь у відповідній галузі або еквівалент (фінанси, управління бізнесом, менеджмент, тощо)

Знання мов: 

• Знання Англійської на рівні В-2 або вище
• Вільне володіння українською та російською

Усі посади DRC вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями DRC: 

• Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
• Взяття ініціативи: брати на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно.
• Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки DRC, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: 12 місяців з можливістю поновлення залежно від ефективності та фінансування програми. Попередньо відбувається проходження 3-х місячного випробувального терміну

Дата початку: якнайшвидше

Тип контракту: повная зайнятість. Робота в офісі 

Командировки: можлива поїздка у місто Дніпро для 2-х тижневого навчання.

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою) за посиланням. 

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подачі заявок: 30 січня 2023 р.

Вакансія вікрита тільки для громадян України.

Щоб отримати додаткову інформацію про Данську Раду у справах біженців, відвідайте наш веб-сайт drc.ngo.