Асистент/ка із закупівель / Procurement Assistant

Кімонікс Інтернешнл Інк, консалтингова фірма у сфері міжнародного консалтингу, шукає Асистента (ку) із закупівель для Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID).

Опис програми

Офіс перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) присутній в Україні з 2014 р., допомагаючи підтримувати її демократичну та орієнтовану на Європу трансформацію. Зосереджуючись спочатку на потребах стабілізації та кризі переміщення, спричинених вторгненням Росії у східну Україну, Проєкти ОТІ «Зміцнення громадської довіри» (UCBI) і UCBI II адаптували свої цілі таким чином, щоб сконцентрувати свої зусилля на зміцненні громадської довіри на місцях до процесів загальнонаціональної реформи, підсиленні згуртувальних наративів, що ґрунтуються на демократичних і громадянських цінностях, і реагуванні на нові загрози стабільності. У лютому 2022 р. OTI запустив Проєкт UCBI III – механізм реагування на надзвичайні ситуації для подолання наслідків брутального і невиправданого вторгнення Росії. Теперішні програми UCBI III спрямовані на виконання чотирьох завдань: 1) Надання українським голосам можливості розширення підтримки єдності, демократичності та незалежності України; 2) надання уряду та громадянському суспільству у ключових сферах можливості швидко вирішувати першочергові завдання, які ставить війна; 3) Мобілізація українців навколо спільних, об’єднувальних цінностей для формування майбутнього країни; та 4) Сприяння діяльності, спрямованій на національне зцілення та досягнення правосуддя за звірства.

Новий проєкт USAID/OTI – UCBI 4 – покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань:

1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах.
2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України.
3. Сприяння залученню громадян до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього.

Основні завдання та обов’язки

• Асистентка із закупівель (PA) надаватиме Менеджер(к)ам із закупівель (PM) підтримку при виконанні адміністративних завдань, пов’язаних із розробкою, реалізацією та закриттям проєктів програми.
• Готує і подає запити на оплату на перевірку Менеджеру(ці) із закупівель.
• Підтримує зв’язок із грантоотримувачами та постачальниками для збору відповідної документації, пов’язаної зі здійсненням платежів, закупівель, перевірки та реєстрації.
• Допомагає Менеджеру(ці) із закупівель при здійсненні всіх закупівель відповідно до делегованих завдань.
• У співпраці з командою Грантів і Програм своєчасно моніторить виконання бюджету, в тому числі можливі перевитрати за проєктом і очікувані зменшення зобов’язань.
• Щотижня вносить суми витрат у таблицю відстеження витрат за проєктом, вносить суми витрат у бюджети проєкту і щотижня звітує перед Підрозділом управління завданням (OMU).
• Підтримує загальну цілісність системи реєстрації та зберігання закупівельної документації в SharePoint (SP) і Web-Based Database (WBDB), забезпечуючи, щоб відповідні документи генерувалися, називалися і зберігалися згідно з керівними вказівками проєкту в кожному файлі ТАР-закупівель.
• Проводить візити на об’єкти грантоотримувачів під час доставки закуплених товарів або контрольні перевірки, забезпечуючи належне використання і брендування закуплених товарів.
• На запит Менеджера(ки) із закупівель складає графіки зустрічей із грантоотримувачами, конференцій учасників торгів тощо.
• Асистентці із закупівель можуть доручатися спеціальні завдання та обов’язки, необхідні для забезпечення загальної ефективної реалізації проєктів UCBI

Основні сфери роботи: Адміністрація, Документація, Комплаєнс, Управління стосунками, Моніторинг, Навчання, Звітність. 

Кваліфікація

• Бажаний диплом бакалавра.
• Бажаний один (1) або два (2) роки досвіду роботи над складними програмами на місцях,
• Бажаний підтверджений досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).
• Здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Вільне володіння програмним забезпеченням MS Office 
• Здатність/бажання навчатися і професійно зростати
• Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.

_________________________

Chemonics International Inc., an international development consulting firm, seeks a Procurements Assistant for the United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI)  project supporting Ukraine.

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) has been in Ukraine since 2014, helping support its democratic and European transformation. Initially focusing on stabilization needs and the displacement crisis resulting from Russia’s invasion of eastern Ukraine, OTI’s Ukraine Confidence Building Initiative (UCBI) and UCBI II adjusted objectives to focus increasingly on building local confidence around national-level reform processes, amplifying unifying narratives grounded in democratic and civic values, and addressing nascent threats to stability. In February 2022, OTI launched UCBI III as a contingency response mechanism to address the impacts of Russia’s brutal and unjustified invasion. UCBI III currently programs towards four objectives: 1) Enable Ukrainian voices to build support for Ukraine’s unity, democracy, and independence; 2) Enable government and civil society in key areas to rapidly respond to critical priorities caused by the war; 3) Mobilize Ukrainians around shared values that maintain unity to shape the country’s future; and 4) Contribute to nascent efforts for national healing and addressing atrocities.

USAID/OTI’s new activity – UCBI 4 – has the goal of advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three initial program objectives:

1. Strengthen transparent, accessible recovery processes that reflect local priorities in the most war-affected regions.
2. Reinforce connections between areas temporarily occupied by Russia and the rest of Ukraine.
3. Improve citizen engagement in their communities to contribute to resilience and shaping a better future.

Principal Duties and Responsibilities

• The Procurement Assistant (PA) will support the procurement managers (PMs) with administrative tasks related to development, implementation, and close-out of program activities.
• Prepare and submit payment request packages for review to the Procurement Manager.
• Liaise with grantees and vendors to collect payment, procurement, inspection, and registration related documentation as necessary.
• Assist the Procurement Manager. with all procurements as tasks are delegated.
• Monitor budget performance in collaboration with the Grants and Programs team, including potential activity overspend or anticipated de-obligations in a timely manner.
• Enter activity disbursements into the activity disbursement tracker on a weekly basis and entering disbursements into activity budgets and reporting to the OMU on a weekly basis.
• Maintain the overall integrity of the procurement filing system in SharePoint (SP) and Web-Based Database (WBDB) by ensuring that appropriate documentation is generated, named and stored per project guidelines in each TAP procurement file.
• Conduct site visits to grantees during delivery of procured items, or follow-up inspection visits, ensuring procured items are utilized and branded appropriately.
• Schedule grantee meetings, bidders’ conferences, etc. at the request of the Procurement Manager.
• The Procurement Assistant may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.

Key Areas: Administration, Documentation, Compliance, Relationship Management, Monitoring, Learning, Reporting. 

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• One (1) to two (2) years professional experience on complex field programs preferred.
• Proven experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above.  
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works 
• Fluent in MS Office software 
• Ability/willingness to learn and further professional development 
• Prior work experience with Chemonics desirable.  
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.

APPLICATION INSTRUCTIONS: 

Send electronic submissions to [email protected] by January 1, 2024. Please insert the position you are applying for (“Procurement Assistant”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications for the job. No telephone inquiries, please. Candidates will be considered on a rolling basis and only finalists will be contacted. For more information, please visit www.chemonics.com.  

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”