Асистент/ка відділу адміністрації та людських ресурсів / HR and Admin Technical Assistant – Shostka

Hорвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною, гуманітарною неурядовою організацією, заснованою у 1946 році. Ми надаємо допомогу, захищаємо права та сприяємо розв’язанню проблем біженців, внутрішньо переміщених осіб та інших осіб, які постраждали внаслідок збройного конфлікту.  NRC розпочала свою діяльність в Україні наприкінці 2014 року, підтримуючи людей, які постраждали від конфлікту на сході країни. Зараз ми нарощуємо наші зусилля в Україні та в сусідніх країнах, щоб надати допомогу людям, які змушені покинути свої домівки через війну. 

Ми шукаємо Асистента/асистентку відділу адміністрації та людських ресурсів / HR and Admin Technical Assistant в Північний регіональний офіс NRC в Шостці.

Ваші обов’язки включатимуть:

• Виконувати всі адміністративні завдання для забезпечення безперебійної роботи офісу в Шостці: замовлення миючих засобів, канцелярського приладдя та витратних матеріалів; управління договорами оренди та безпеки для офісу в Шостці шляхом підготовки договорів, подання PR/PO, необхідних для здійснення платежів, координація роботи з орендодавцем офісу, підготовка поправок до договорів оренди (продовження, розірвання, інші зміни в договорі).
• Нагляд за роботою прибиральниці.
• Допомагати у складанні листів, супровідних листів для офіційної кореспонденції. Відповідати на загальні інформаційні запити, надаючи точну інформацію. Відправлення, отримання, розподіл та підшивка вхідної та вихідної кореспонденції.
• Організація заходів та зустрічей у громаді Шостки (пошук місця проведення, організація харчування, оплата).
• Бронювання житла в Шостці для співробітників та відвідувачів у разі необхідності.
• Надання дослідницької та адміністративної підтримки у разі необхідності.
• Своєчасна звірка авансу, якщо він був виданий.
• Збір підписів, сканування табелів обліку робочого часу в Шостці.
• Надання/друк документів, необхідних для адаптації кожного нового працівника (трудовий договір, обов’язкові політики, збір підписів, архівування, надсилання паперових копій до CO).
• Архівування заяв про розірвання контракту, подання на підпис наказу про розірвання контракту та надсилання паперової копії до головного офісу.
• Підготовка наказів про відрядження, збір підписів, архівування.
• Оновлення трекера відпусток для співробітників Шостки, збір підписів під наказами про відпустки.
• Виконання інших відповідних завдань за запитом лінійного керівника / Асистента керівника.

Вимоги:

• Ступінь бакалавра у відповідній галузі. Вища освіта буде перевагою.
• Мінімум 1 рік аналогічного досвіду роботи. Досвід роботи в гуманітарній організації буде перевагою. 
• Досвід роботи в складних та нестабільних умовах. 
• Володіння англійською мовою на базовому рівні, вільне володіння українською мовою, письмово та усно.

Ми пропонуємо:

• Трудовий договір до 31.12.2024 року з можливістю продовження.
• Офіційна заробітна плата та медичне страхування.
• Графік роботи: 9.00-17.00, субота, неділя – вихідні дні.

Кінцевий термін подачі заяв – 27.08.2024

Щоб подати заявку на цю вакансію, натисніть посилання.

Ця позиція відкрита для кандидатів, які мають законне право працювати в Україні. Будь ласка, зверніть увагу, що ми не можемо надати дозвіл на роботу або візову підтримку для цієї посади.

NRC заохочує людей з інвалідністю, які хотіли б працювати в офісі, подавати заявки.