Асистент/ка з адміністративних питань / Administration Assistant

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної  та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Опис посади

До основних обов’язків Асистента з адміністративних питань входить підтримка команди з операцій і фінансів у щоденному веденні документів, управлінні матеріально-технічним забезпеченням офісу, інвентаризацією проекту та допомога з подорожами. Асистент з адміністративних питань  контролюватиме повсякденну роботу проектного офісу, матеріально-технічне забезпечення відряджень та забезпечення повного оснащення офісу необхідними матеріалами, щоб дозволити персоналу успішно виконувати свою роботу. Будучи членом операційної команди, асистент з адміністративних питань   підпорядковуватиметься фахівцю з адміністрації та логістики, який відповідатиме за координацію його завдань і нагляд за його роботою. 

Основні обов’язки та відповідальність

• Допомога в оформленні заявок на закупівлю та видачі необхідних канцелярських матеріалів та обладнання  
• Допомога в підготовці листів, службових записок, факсів і звітів, розсилка документів  
• Допомога в проведенні інвентаризації всього майна програми в офісах проекту  
• Бути переконаним, що копіювальний апарат та інше офісне обладнання належним чином обслуговується, працює належним чином, а також забезпечує достатнє постачання витратних матеріалів  
• Співпрацювати з логістичною компанією, якщо необхідно, щоб забезпечити безпеку транспортування та розміщення в Україні та в межах України для міжнародного та національного персоналу та консультантів  
• Контролювати організацію поїздок, оформлення та бронювання готелів 
• Допомога у збереженні архівів у електронній та друкованій формі  
• Допомога в плануванні подій і конференцій, працюючи з постачальником логістичних послуг PFRU.
• Допомога з реєстрацією експатів в Україні, дозволом на тимчасове проживання, реєстрацією проекту ITA за потреби та під наглядом спеціаліста з кадрів та операцій, адміністратора та менеджера з операцій та фінансів. 
• Призначати та організовувати зустрічі. Вітати та допомагати відвідувачам, робити протоколи зборів.  
• Виконувати всі інші подібні обов’язки, доручені фахівцем з адміністрації та логістики  або уповноваженою особою  

Кваліфікаційні вимоги

• Необхідний ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, фінансів, права, менеджменту або іншій відповідної галузі  
• Мінімум два роки відповідного досвіду роботи в кадровій сфері, офісному управлінні, фінансовому менеджменті або подібній сфері  
• Розуміння трудового законодавства України, пільг персоналу та податків  
• Відмінні організаторські та комунікативні здібності, вміння працювати з конфіденційною інформацією  
• Здатність працювати самостійно, розставляти пріоритети для багатьох завдань у швидко мінливому середовищі, дотримуватись дедлайнів  
• Висока комп’ютерна грамотність, досвід роботи з електронною поштою, обробкою текстів і електронними таблицями  
• Бажано досвід роботи з міжнародними організаціями або донорськими проектами  
• Володіння англійською та українською мовами обов’язкове 

Місце роботи

Ця посада в Києві на повний робочий день

Звітність

Асистент з адміністративних питань буде підпорядковуватися безпосередньо фахівцю з адміністрації та логістики   

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до  30 жовтня  2023 р. Для позицій, де англійська мова є  бажаною (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Programme Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded program managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.  

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalisation in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, democratic, and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Position Description  

The Administration Assistant’s main responsibilities include supporting the operations and finance team with day-to-day filing, office logistic management, project inventory, and travel management. The Administration Assistant will oversee the day-to-day operations of the project office, travel logistics, and ensuring the office is fully equipped with the necessary supplies to allow staff to successfully complete their work. As a member of the Operations team, Administration Assistant will report to the Administration and Logistics Officer who shall be responsible for coordinating his/her assignments and supervising his/her work.  

Principal Duties and Responsibilities  

• Assist in preparing purchase requests and issuance of the necessary stationery materials and equipment.
• Assist in preparing letters, memos and reports, distribution of documents.
• Assist in conducting inventory checks of all programme property in the project offices.
• Ensures that the photocopier and other office equipment is well maintained, operating properly and ensure adequate supply of consumables.
• Works with a logistics company as needed to security transport and accommodation into and within Ukraine for international and national staff and consultants.
• Oversees travel arrangements, clearances through movement request forms (ensuring the appropriate approvals are secured) and hotel reservations.
• Assist maintaining archives in soft and hard copies.
• Assist with event planning and conferencing working with the PFRU logistics provider.
• Assist with registration of expats in Ukraine, temporary residence permit, recipients’ registration and registration of ITA project as required and under the supervision of theAdministration and Logistics Officer
• Setting appointments and arranging meetings. Greet and assist visitors, taking minutes.
• Performs all other similar duties as assigned by the admin & logistics officer or designee.

Minimum Qualifications

• Bachelor’s degree in business administration, finance, law, management or another relevant field required
• Minimum two years of relevant working experience office administration, financial management or a similar field  
• Understanding of Ukrainian Labor Laws, personnel benefits, and taxes is preferred but not required
• Excellent organizational and communications skills, ability to work with confidential information
• Ability to work independently, to prioritize multiple assignments in fast changing environment, to meet deadlines
• High computer literacy, with experience in e-mail, word processing, and spreadsheet management 
• Experience working with international organizations or donor-funded projects preferred  
• Proficiency in English and Ukrainian is required

Location

This position will be based in Kyiv, Ukraine.

Supervision 

The Administration Assistant will report to Administrative & Logistics Officer.  

Application Details 

Please send an email with your CV and cover letter (optional) attached and “Administrative Assistant” in the subject line by October 30th, 2023. We encourage to apply people with disabilities. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca