Асистент/ка з адміністративних питань (зі знанням англійської мови)

Право на захист (Фонд) – провідна правозахисна громадська організація, яка комплексно працює над вирішенням проблем міграції, її причин та наслідків – шукає кандидата на посаду Асистент(-ки) з адміністративних питань (зі знанням англійської мови).

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПОСАДУ

Асистента(-ка) з адміністративних питань підпорядковується Керівнику регіональної команди і тісно співпрацює з регіональною командою на місці та командою фінансово-адміністративного відділу Фонду.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

• Збір, систематизація та зберігання документації та матеріалів за результатами діяльності регіонального офісу у паперовій та електронній формі;
• Формування базових договорів цивільно правового характеру, контроль їх обігу, підписання, внесення змін;
• Внесення інформації у внутрішні бази даних, звітування про внесені зміни;
• Контроль строку дії Договорів, необхідності їх корегування та внесення змін;
• Взаємодія з суміжними відділами що до обігу Договорів з надання послуг, закупки товарів, оренди то що;
• Робота з сервісами електронного документообігу, завантаження, надсилання, контроль підписання, консультування контрагентів то що;
• Формування первинної фінансової документації (Акти наданих послуг, тощо) контроль їх відправки, підписання, відповідно до процедур БФ «Право на захист» та у визначені строки;
• Підтримка контактів з контрагентами з питань надання послуг;
• Контроль внутрішніх архівів Договорів, підтримка їх актуальності;
• Збереження та оновлення бази даних персоналу та кадрових паперових документів;
• Моніторинг контрактів з постачальниками, ініціювання продовження до закінчення терміну дії та розірвання контрактів з постачальниками (з персоналом, оренда, Інтернет, закупівлі тощо), оцінка ефективності постачальників та заповнення відповідного шаблону;
• Обробка вхідної вихідної кореспонденції;
• Переклад різноманітних вхідних/вихідних документів та усний переклад за потреби;
• Будь-яка інша відповідальність, яка вважається необхідною або делегована керівником для забезпечення рівня обслуговування, який вимагається Фондом та/або донором;
• Розуміння та дотримання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта в галузі менеджменту, адміністрування або іншій відповідній галузі і щонайменше один рік відповідного досвіду роботи, бажано в секторі НУО;
• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 1 року;
• Гарні комунікативні навички;
• Здатність і готовність навчатися;
• Здатність встановлювати пріоритети, ініціативність та самостійність у виконанні поставлених завдань;
• Відмінні навички роботи з Microsoft Office;
• Сильні організаційні здібності;
• Вільне володіння українською, російською, знання англійської не нижче рівня В2;
• Гнучкість та відповідальність.

МИ ПРОПОНУЄМО

Фонд пропонує успішному кандидату:

• Контракт до кінця грудня 2024 року з можливістю продовження, що залежатиме від виконання завдань та подальшого фінансування;
• Можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
• Наставництво;
• Дружня та енергійна команда.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надсилайте резюме на адресу [email protected] з назвою “Адміністративний асистент (зі знанням англійської мови)_ м. Київ”. Відповіді будуть надіслані лише тим особам, які були відібрані для співбесіди. Без телефонних дзвінків, будь ласка.

ДАТА ЗАВЕРШЕННЯ ПРИЙОМУ ЗАЯВОК

06 травня 2024 року. Якщо буде визначено відповідного кандидата, Фонд залишає за собою право дострокового завершення конкурсу.