Асистент/ка з фінансових питань (короткострокова посада) / Finance Assistant Short-Term

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, донорська програма, якою керує Міністерство закордонних справ, справ Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК) у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії. Це має сприяти розбудові більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, незалежної, демократичної, суверенної та процвітаючої України. ФПСУ надає фінансування українським і міжнародним партнерам-виконавцям і реалізує проєкти на основі результатів досліджень і доказової бази.

Обов’язки включають:

· Допомога в проведенні бухгалтерських і фінансових операцій для ФПСУ в Україні в цілому та окремих проєктів.

· Перевірка всіх платіжних запитів, що генеруються програмою, із забезпеченням наявності всієї необхідної документації та погоджень на проведення операцій. Відповідає за ведення належних фінансових даних та фінансових файлів.

· Проактивне виявлення помилок та/або відсутньої документації для забезпечення відповідності фінансової документації.

· Забезпечення утримання всіх необхідних податків з відповідних платежів відповідно до вимог країни.

· Здійснення правильних і своєчасних платежів постачальникам товарів і послуг в системі інтернет-банкінгу.

· Підготовка банківських платіжних доручень в CitiBank, доручень на конвертацію валюти, контроль залишків грошових коштів у банку.

· Допомога бухгалтеру в аудиті витрат, банківських депозитів, здійсненні платежів постачальникам, а також у забезпеченні належного управління та обліку коштів для грантів у натуральній та грошовій формі, інших програмних заходів та програмних операцій, перевірці звітів про витрати та авансів на відрядження.

· Звірка та поповнення запасів дрібної готівки.

· Загальна допомога бухгалтеру в таких питаннях, як звіти про витрати, аванси на відрядження, аванси готівкою та контакти з постачальниками.

· Співпраця з фахівцем із закупівель із забезпечення дотримання внутрішньої політики щодо фінансової документації в процесі закупівель.

· Співпраця з підрозділом фондів для забезпечення дотримання внутрішньої політики щодо фінансової документації в процесі управління фондами.

· Допомога в складанні та перевірці табелів обліку робочого часу з метою своєчасного та точного нарахування заробітної плати.

· Допомога фінансовому, кадровому та адміністративному підрозділам у забезпеченні зберігання всієї фінансової документації в електронних файлах проєкту.

· Допомога в фінансовому моніторингу та аналізі фактичних витрат у порівнянні з зобов’язаннями чи прогнозованими вибірками, якщо це необхідно.

· Ведення різних трекерів, таких як трекер платежів, трекер відряджень, трекер продуктивних днів, залишків щорічної відпустки тощо. Допомога в фінансовому відстеженні будь-яких контрактів та угод за необхідності.

· Допомога в звірці з банком.

· Підготовка листів, кореспонденції, запитів та інших форм документів для підписання керівництвом.

· Інші завдання за дорученням бухгалтера, директора з фінансів та управління персоналом, заступника керівника групи чи співробітника аналогічного рівня.

Кваліфікація:

· Бажано ступінь бакалавра в галузі бухгалтерського обліку, бажано дворічний досвід роботи у сфері фінансів у донорських проєктах МЗС СК чи інших донорів.

· Досвід роботи в системі інтернет-банкінгу обов’язковий. Бажано знання системи CitiDirect.

· Настійно бажано досвід роботи з міжнародними донорами.

· Необхідна комп’ютерна грамотність у роботі з текстами, електронними таблицями та підготовці графіків, таблиць, діаграм у Microsoft Office (включаючи Word, Excel та PowerPoint).

· Відмінні усні та письмові та комунікативні навички.

· Підтверджена універсальність і чесність.

· Вміння професійно працювати з колегами, відвідувачами та громадськістю.

· Вільне володіння українською, англійською мовою обов’язково.

Підпорядкування:

Фінансовий помічник підпорядковується бухгалтеру.

Термін роботи: повний робочий день до 28 лютого 2025 року з можливістю продовження

Місце роботи: Київ (Україна)

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 19 листопада 2024 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями.  Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca 

Кімонікс – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаних із виконанням професійних обов’язків.

Summary:   

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.    

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead inclusive national recovery and revitalisation in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate rebuilding a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign, and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Responsibilities Include: 

• Supports accounting and financial operations for the Ukraine PFRU programme and individual projects.
• Review all payment requests generated by the program, ensuring that all back-up documentation and approvals are available for transactions. Responsible for maintaining proper financial data and financial files.
• Proactively identify errors and/or missing documentation to ensure compliance of financial documentation.
• Ensures all necessary taxes are withheld from applicable payments based on country requirements.
• Carry out correct and timely payments to vendors and service providers in online bank system.
• Prepare bank payment orders in CitiBank, prepare currency conversion orders, monitor cash balances in bank.
• Assist the Accountant with auditing of expenses, bank deposits, issuing payments to vendors, as well as ensuring proper stewardship and accounting of funds for in-kind and cash grants, other program activities, and program operations, review of expense reports and travel advances.
• Conducts petty cash reconciliation and replenishment.
• General assistance to the Accountant with things such as expense reports, travel advances, cash advances, and contact with vendors. 
• Works with the procurement specialist to ensure that internal policies are followed as it relates to financial documentation in the procurement process.
• Works with the funds team to ensure that internal policies are followed as it relates to financial documentation in the funds process. 
• Assists in compiling and reviewing timesheets so that payroll is processed in a timely and accurate fashion. 
• Assist the finance, HR, and administration team with ensuring all financial documentation is filed and saved in project digital files.
• Assists with financial monitoring and analysis of actual costs versus obligated or forecasted disbursements as needed.
• Maintain different trackers such as payment tracker, travel tracker, productive days tracker, annual leave balances, etc. Assists with financial tracking of any contracts and agreements as needed.
• Assists with bank reconciliation.
• Prepare letters, correspondence, requisitions, and other forms of documents of consequence to be signed by management.
• Performs other tasks as assigned by the Accountant, or Finance and HR Director, or Deputy Team Leader, or equivalent. 

Qualifications:

• Bachelor’s degree in accounting field preferred, two years of experience in working in finance for a FCDO or other donor-funded projects preferred.
• Experience working in online banking system is required. Knowledge of CitiDirect system is preferred.
• Experience working with international donors strongly preferred.
• Computer literacy in word processing, spreadsheets and preparation of graphs, tables, charts with Microsoft Office (including Word, Excel, and PowerPoint) is necessary.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated versatility, and integrity.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, and the public.
• Fluency in Ukrainian, English is required.

Reporting  

The Finance Assistant will report to Accountant. 

Duration of Assignment: Full time through 28 February 2025 with the possibility of extension

Location of Assignment: Kyiv (Ukraine) 

Application Details

Please click on the Apply button above and fill out the Smartsheet form. The application for this role will remain open till November 19th, 2024. We encourage to apply people with disabilities. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

Application link: https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca  

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.