Асистент/ка з Фондів / Fund assistant

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, донорська програма, якою керує Міністерство закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії. 

Ми наразі шукаємо декілька фахівців на посаду.

Основні обов’язки

• Допомога спеціалістам із грантів/фондів у реалізації грантових/фондових проектів.
• Робота з відповідними членами технічної та операційної команд для забезпечення регулярної актуалізації показників реалізації проектів.
• Допомога спеціалістам із грантів/фондів у аналізі заявок на отримання грантів, результатів реалізації проектів та фінансових звітів на предмет якості, узгодженості з договорами та коректності
• Робота з грантоотримувачами / постачальниками для забезпечення своєчасного подання результатів реалізації проектів /щомісячних фінансових звітів; робота з відповідними членами технічної команди для забезпечення своєчасного розгляду та затвердження результатів реалізації проектів/щомісячних звітів;
• Допомога в організації розгляду грантових пропозицій оціночними комітетами та підготовка протоколів зустрічей.
• Допомога в підготовці проектів грантових угод, модифікацій, меморандумів про переговори та інших документів, пов’язаних із процесом Управління грантами/фондами.
• Допомога в аналізі результатів належної перевірки грантоотримувачів /постачальників із застосуванням візуальної перевірки відповідності вимогам, а також отримання рекомендацій від попередніх клієнтів/донорів.
• Подання в фінансовий підрозділ запитів на виплати за грантовими угодами/угодами з постачальниками та забезпечення подання пакету документів у відповідності до вимог.
• Допомога спеціалістам із грантів/фондів у відстежуванні витрат за проектами порівняно з бюджетом та результатів реалізації проектів порівняно з угодами/договорами.
• Організоване ведення актуальних файлів проектів із використанням контрольних списків файлів Кімонікс.

Необхідні навички та кваліфікації

• Ступінь бакалавра чи аналог.
• Ступінь або сертифікат у сфері бізнесу, фінансів, бухгалтерського обліку, державного управління, міжнародних відносин буде перевагою.
• Необхідний досвід роботи на посаді асистента чи стажера не менше одного року.
• Попередній досвід роботи з грантами, договорами чи досвід фінансового менеджменту буде перевагою.
• Сильні міжособистісні та комунікативні навички
• Вільне володіння англійською та українською мовами є обов’язковим

Місце роботи:

Ця посада передбачає повний робочий день в офісі у Києві. Дистанційна робота може бути дозволена з погодженням керівництва.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 02 квітня 2025 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Summary:  

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU2) is a multi-year, multi-donor programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) in collaboration with the Government of Ukraine.

We are currently seeking several specialists for the position.

Key Responsibilities

Assist Grants/Fund Officers in implementing the Grants/Fund projects.

• Follow up with relevant Technical and Operations team members to ensure that project trackers are updated on a regular basis.
• Assist the Grants/Fund Officers in reviewing grant applications, deliverables, and financial reports for quality, contractual consistency, and accuracy
• Follow up with grantees/vendors to ensure that deliverables/monthly financial reports are submitted on time; follow up with relevant technical team members to ensure that deliverables/monthly reports are reviewed and approved in a timely manner;

• Assist in organizing evaluation committees grant proposals review and prepare meeting notes.
• Assist in drafting grant agreements, modifications, negotiation memorandums and other documents pertinent to Grants/Fund Management process.
• Assist in grantee / vendor due diligence review through the use of visual compliance check and obtaining references from previous clients / donors.
• Submit payment requests for grants/vendor agreements to Finance team and ensure that the package of document submitted are in line with requirements.
• Assist Grants/Fund Officers in tracking project expenditures against budgets and deliverables against agreements/contracts.

• Maintain updated project files in an organized manner, using Chemonics’ file checklists.  

Required Skills and Qualifications

• Bachelor’s degree or equivalent.
• Degree or certificate in business, finance, accounting,
• public administration, international relations would be an advantage.
• At least one year of work experience as an assistant or intern is required.
• Previous experience with grants, contracts or financial management experience would be an advantage.
• Strong interpersonal and communication skills
• Fluency in English and Ukrainian is mandatory Workplace  

Location:

This position requires full-time work at the office in Kyiv. Remote work may be possible with managerial approval.

Application Details

Apply using the following link by April 2nd. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application