Асистент/ка з організації поїздок і логістики | Travel / Logistics Assistant

Інформація про проєкт

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах. 2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України. 3. Сприяння залученню громадян прифронтових і звільнених регіонів до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції)

• Моніторить адміністративну діяльність і забезпечує відповідність практик проєкту директивному керівництву та заходам безпеки.
• Резервує готелі та авіаквитки для місцевих та іноземних працівників і консультантів, залучених як короткострокових консультантів (STTA) з операційних питань, а також консультантів, які прибувають в Україну або Польщу і подорожують територією цих країн у рамках Пулу проєктів переходу (TAP) поза Грантами в рамках контрактів (GUC).
• Допомагає у веденні системи реєстрації та зберігання електронних і паперових документів проекту, а також здійсненні оперативних процедур закупівлі, в тому числі ідентифікація постачальників, збір цінових пропозицій і документування процесу закупівлі.
• Планує та організовує зустрічі та заходи.
• Надає підтримку у виконанні поточних BPA та контрактів шляхом замовлення послуг за існуючим BPA та контрактами, такими як: замовлення послуг водіїв та послуг таксі для офісу.
• Вирішує організаційні питання для заходів, конференцій, тренінгів, включаючи супровід із закупівлею різноманітних послуг за потреби.
• Підтримує актуальну інформацію про логістику та транскордонні подорожі.
• Проводить навчання щодо процедур поїздок UCBI для новоприйнятих співробітників.
• Узгоджує з офіс-менеджером(кою) графік роботи водіїв проекту.
• Переглядає журнали транспортних засобів проекту та журнали технічного обслуговування.
• Переглядає та затверджує особисті журнали транспортних засобів.
• Забезпечує, щоб вся документація була розміщена в SharePoint.
• Інші обов’язки за призначенням.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• Бажаний диплом бакалавра. 
• Від двох (2) до трьох (3) років професійного досвіду, в тому числі бажано щонайменше один (1) рік досвіду роботи на керівній посаді у складних програмах на місцях.
• Щонайменше два (2) роки досвіду роботи з грантовими програмами USAID, бажано з ОТІ.
• Обов’язкова здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Бажаний досвід розробки програм швидкого переходу.
• Досвід організації логістичного забезпечення. 
• Здатність працювати самостійно з мінімальним наглядом, визначати пріоритети у декількох завданнях у надзвичайно динамічному середовищі, дотримуватися граничних термінів і проявляти належну розсудливість, яка буде позитивно відбиватися на програмі UCBI.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

———————————————————————-

Program Description 

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three program objectives: 1. To strengthen resilience and accelerate short-term recovery in frontline and liberated communities; and 2. To reinforce connections between people in the temporarily occupied territories with the rest of Ukraine. 

Principal Duties and Responsibilities  

• Monitor administrative activities and ensure that project practices are in line with the policy manual and security procedures. 
• Make hotel and travel reservations or local and international staff, and consultants engaged as operational STTA as well as consultants under non-GUC TAP traveling to and within Ukraine, Poland and internationally, utilizing the support of logistics companies as necessary. 
• Assist with maintenance of project electronic and hard copy filing system as well as operational procurement procedures, including identification of vendors, collection of price quotes, and documentation of the procurement process. 
• Schedule and organize meetings and events. 
• Support in implementation of ongoing BPAs and contracts, by ordering services under existing BPA and contract, such as: on-call drivers and taxi services for the office.
• Handle organizational issues for events, conferences, training including supporting with procurement of various services as needed. 
• Maintain up to date logistics travel tracker and cross border travel tracker. 
• Conduct training on UCBI travel procedures for newly hired staff. 
• Coordinate with office manager on the schedule of project drivers.
• Review project vehicle logs and maintenance logs. 
• Review and approve personally owned vehicle logs.
• Ensure all documentation is filed on SharePoint.  
• Other duties as assigned. 

Qualifications: 

• Bachelor’s degree preferred.  
• Two (2) to three (3) years professional experience, or zero (0) to two (2) years of professional experience for assistant role. 
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above required. 
• Experience with rapid transition programming desirable. 
• Experience making logistical arrangements.  Willingness to learn and take on additional responsibilities. 
• Ability to work independently with minimal supervision, to prioritize multiple assignments in an extremely fast-paced environment, to meet deadlines, and to exercise good judgment that reflects positively on the UCBI program. 
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works. 
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.
• For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by September 18, 2024. Please insert the position you are applying for “Travel / Logistics Assistant” in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”