Асистент/ка з організації заходів

Офіс у Києві, Львові або Одесі

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою на електронну адресу [email protected]. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

Про проект USAID

Зусилля України здобути майбутнє – вийшовши з розв’язаної Росією повномасштабної війни готовою прискорити свій розвиток як суверенної, незалежної, демократичної та процвітаючої держави –  вимагають динамічного, інклюзивного економічного відновлення. Завдяки партнерству з урядом та активному залученню приватного сектору Проєкт USAID підтримує економічне зростання та стійкість України з 2018 року. Після жорстокого вторгнення Росії в Україну в лютому 2022 року та подальшої окупації частини України, Проєкт USAID змістив фокус своєї діяльності зі сходу України на пріоритети розвитку всієї країни, які відповідають її нагальним потребам в удосконаленні експортної логістики та інфраструктури.

Підтримка логістики експорту зерна в рамках ініціативи «AGRI-Україна»

Проєкт Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) «Економічна підтримка України» (Проєкт USAID) є одним із ключових партнерів USAID, що реалізує Ініціативу стійкості сільського господарства України («AGRI-Україна»), бюджет якої складає 350 млн доларів США. Ця ініціатива була започаткована в 2022 році з метою зміцнення українського аграрного експорту та пом’якшення глобальної кризи продовольчої безпеки, що загострилася внаслідок війни. В рамках ініціативи «AGRI-Україна» Проєкт USAID співпрацює з державними та приватними підприємствами, щоб доповнювати та залучати інвестиції в транспортування та перевалку зерна, яких вкрай потребує Україна.

Покращення інфраструктури

Проєкт USAID також надає безпосередню підтримку Урядові України, зокрема Державному агентству відновлення та розвитку інфраструктури України (Держвідновлення), Державній митній службі та Укрзалізниці, в модернізації 42 пунктів перетину кордону України (ПП). Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури скоротять витрати на експорт і збільшать експортний потенціал, що дозволить Україні розширити обсяги торгівлі та просунутися на шляху до інтеграції в ЄС.

Про позицію

Асистент(ка) з організації заходів надаватиме підтримку команді комунікацій ERA у проведенні заходів та періодичних потребах у графічному дизайні. Він/вона співпрацюватиме з командою з комунікацій, технічними та операційними командами для розробки концепції, планування, вибору місць проведення, організації та проведення таких заходів, як VIP-візити, тренінги, конференції, круглі столи, медіа-заходи, інформаційно-просвітницька діяльність тощо. За необхідності, він/вона також буде брати участь у створенні графічних матеріалів на підтримку заходів та інших видів діяльності ERA, щоб чітко представити сектори, результати та отримані уроки. Асистент(ка) з організації заходів звітуватиме перед Організатор заходів.

Обов’язки:

• У співпраці з командою з комунікацій, координатором заходів та операційними командами, асистент з організації заходів допомагатиме планувати заходи, включаючи визначення, оцінку та бронювання місць проведення, організацію запрошень, пропонування ідей та управління логістикою, організацію кейтерингу, підготовку матеріалів для заходу, підготовку місць проведення, сприяння збору даних, 
• Підтримувати команду в суворому дотриманні політики безпеки та закупівель ЕRА та забезпечувати якість виконання протягом усього заходу;
• Ефективно співпрацювати з технічними командами для забезпечення оптимального дизайну, формату заходу тощо;
• Подорожувати для підтримки підготовки та проведення заходів за необхідності; 
• Допомагати у веденні протоколів засідань та транскрибуванні нотаток і рукописних нотаток з паперових носіїв в електронний формат;
• Збирати інформацію про майбутні заходи, в тому числі організовані національними та міжнародними зацікавленими сторонами, а також готувати щомісячні календарі заходів та їх проведення;
• Забезпечення належного брендування зовнішніх/публічних документів ЕRА на заходах та інших результатах; 
• Оформлення публікацій та звітних документів ЕRА відповідно до вимог брендингу та графічної ідентичності USAID;
• Створення графічних матеріалів для використання в онлайн-ресурсах, соціальних мережах, традиційних ЗМІ та на веб-сторінках партнерів і бенефіціарів;
• Інші види діяльності за запитом.

Кваліфікація:

• Диплом бакалавра з комунікацій, журналістики, міжнародних відносин, графічного дизайну або суміжних дисциплін;
• 2 роки досвіду роботи на аналогічній посаді в проектах USAID або інших міжнародних донорських організаціях (бажано, але не обов’язково);
• Відмінний тайм-менеджмент, організаційні навички та уважність до деталей;
• Відмінні комунікативні навички (як письмові, так і усні) англійською та українською мовами, а також досвід підготовки високоякісних письмових та графічних матеріалів;
• Виняткові навички письма англійською мовою, включаючи граматику, синтаксис та пунктуацію;
• Бажаний досвід розробки контенту для соціальних мереж;
• Досвід роботи з MS Office (Word та PowerPoint), графічними редакторами та/або настільними видавничими програмами;
• Дипломатичні та професійні навички необхідні для підтримання зв’язку із зацікавленими сторонами та технічними командами ERA.

Цінності компанії:

Особа, що обійме цю посаду, має поділяти чотири основні цінності компанії DAI:

• Доброчесність: дотримуватись принципів суспільної та етичної поведінки, поважати норми та чинити правильно;
• Відповідальність: бути відповідальним перед клієнтами, партнерами, одержувачами грантів, бенефіціарами, колегами та громадами, в яких ми працюємо. Якщо припускаєшся помилки, визнай це, виправ проблему і зроби все правильно наступного разу;
• Майстерність: дотримання найвищих технічних і професійних стандартів у сфері інновацій навчання та обслуговування;
• Толерантність: шанувати культурне різноманіття, ставитися до всіх з професіоналізмом та гідністю, щоб зробити світ кращим. 

МИ ПРОПОНУЄМО

Тривалість трудового договору: 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет переваг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 10 днів оплачувального лікарняного на рік;
• Медичне страхування співробітників ERA та їхніх сімей;
• Страхування життя співробітників ERA та одного члена сім’ї;
• Покриття всіх витрат на відрядження;
• Військове бронювання можливе і надається, якщо ви перебуваєте на відповідному військовому обліку

Дата початку: серпень 2024 року

Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності, віку чи статусу захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання резюме: 7 серпня 2024 року.

Щоб отримати додаткову інформацію про DAI GLOBAL LLC, відвідайте наш веб-сайт dai.com.

Kyiv/ Lviv/ Odesa

ERA BACKGROUND 

Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery. Through partnerships with the government and robust private sector engagement, ERA has supported economic growth and resilience in Ukraine since 2018. Following Russia’s brutal invasion of Ukraine in February 2022 and subsequent occupation of the part of Ukraine, ERA shifted from its focus on Eastern Ukraine to cover development priorities across the country that address Ukraine’s urgent needs in export logistics and infrastructural improvements.

AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS

USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI-Ukraine) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently-needed grain transportation and transshipment investments.

INFRASTRUCTURAL IMPROVEMENTS ERA also directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s border crossing points (BCPs). Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling  Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration.

 About the job

The Events Associate will support the ERA Communications team with their events and occasional graphic design needs. He/She will work with the Communications team, Technical teams, and Operations teams to conceptualize, plan, select venues, organize and execute events such as VIP visits, training, conferences, round tables, , media events, public outreach activities, etc. When needed, he/she will also be expected to contribute to the production of graphic materials in support of events and other ERA activities to clearly convey sectors, results and lessons learned. Events Assistant will report to the Events Coordinator.

Responsibilities:

• In collaboration with communications team, the Events Coordinator, and operations teams, the Events Associate will help plan events, including identifying, scoping and booking venues, arranging invitations, proposing ideas for and managing logistics, organizing catering, preparing event materials, set up venues, facilitate data collection, 
• Support the team to strictly following ERA’s security and procurement policies and ensuring quality of execution throughout the event;
• Collaborate effectively with technical teams to ensure optimal event design, format etc.;
• Travel to support the preparation and implementation of events as required; 
• Assist with taking meeting minutes and transcribing meeting notes and handwritten notes from hard copy into electronic format; and
• Collect information about future events, including those organized by national and international stakeholders, and prepare monthly activity and delivery calendars;
• Ensure the proper branding of ERA external/public documents at events or on other deliverables; 
• Format ERA’s publications and reporting documents in accordance with USAID branding and graphic identity requirements;
• Create graphic materials to be used in online resources, social media, traditional media, and web pages of partners and beneficiaries;
• Other activities as requested. 

Job Expectations

In this position, you are expected to share the DAI’s four core values: 

• Integrity: commit to civil and ethical behavior, play by the rules, and do the right thing; 
• Responsibility: be accountable to clients, partners, grant recipients, beneficiaries, colleagues, and communities where we work. If you fall short, you own up, fix the problem, and get it right the next time;
• Excellence: adhere to the highest technical and professional standards in innovation, learning, and service;
• Global Citizenship: respect cultural diversity and treat everyone everywhere with professionalism and dignity to make the world a better place. 

About you:

• BA in communications, journalism, international relations, graphic design, or related field;
• 2 years of experience working in a similar capacity on USAID or other international donor-funded projects (desirable but not essential);
• Excellent time-management, organizational skills, and attention to detail required;
• Excellent communication skills (both written and oral) in English and Ukrainian, and experience preparing high quality written and graphic design materials;
• Exceptional English writing skills, including grammar, syntax, and punctuation;
• Experience in developing social media content desired;
• Proficiency with MS Office (Word and PowerPoint), graphic arts, and/or desktop publishing software;
• Diplomatic and professional skills are required to liaise with ERA stakeholders and technical teams.

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits Package:

• 28 calendar days of annual leave
• 10 days of internal well-being paid leave per annum
• Medical Insurance for ERA staff and their families
• Life Insurance for ERA staff
• Coverage of all expenses for the business trips
• Military reservation is possible and granted if you are on a relevant military register

Start date: August, 2024

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English to [email protected].

All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, age, or status as a protected veteran.

Closing date for applications: August 7, 2024.

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website era-ukraine.org.ua.