Асистент/ка з підтримки програм

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Цілі програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки. 

Кімонікс-АГРО працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна – з метою зміцнити виробництво та експорт української аграрної продукції та сприяти пом’якшенню загальносвітової продовольчої кризи, яка поглиблюється внаслідок розв’язаної Росією брутальної війни. АГРО зосереджує свою увагу на таких напрямах діяльності як закупівля і передача критично важливих матеріально-технічних ресурсів аграріям, розширення доступу аграріїв до фінансування, надання ММСП послуг з сушіння, зберігання та переробки сільськогосподарської продукції.

Діяльність АГРО ґрунтується на концептуальному підході, що передбачає розвиток ринкової системи (https://beamexchange.org).

У вересні 2022 року кошторисна вартість проекту збільшена до 120 000 000 дол. США, строк реалізації – продовжено до 13 листопада 2026; 24 серпня 2023 року кошторисна вартість проекту збільшена до 205 000 000 дол. США. На сьогоднішній день у Проекті працює понад 77 українських штатних працівників. 

Мета роботи

Асистент з підтримки програм відповідатиме за базову підтримку в питаннях адміністрування програм та проектів, а також виконуватиме професійні завдання, пов’язані з досягненням цілей АГРО, ефективною та результативною реалізацією програм та проєктів технічним компонентом, до команди якого належатиме.

Асистент з підтримки програм буде членом технічної команди (компоненту), підпорядковується керівникові компоненту і тісно співпрацює  з командами інших технічних компонентів АГРО та командами підтримки.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

Забезпечує реалізацію операційних стратегій, орієнтуючись на досягнення наступних результатів:

• Забезпечення повної відповідність програмної діяльності правилам, положенням, політикам і стратегіям USAID
• Підтримка команди технічного компонента у застосуванні інструментів та практик управління програмами та проектами, включаючи системи та інструменти відстеження прогресу, а також регулярно оновлює ці системи та інструменти;
• Допомога у підтримці робочого плану Компонента оновленим та відповідно до річного плану впровадження АГРО, завантажуючи всю необхідну супровідну документацію;
• Допомога команді технічного компоненту у бюджетуванні технічних активів та бюджетному моніторингу
• Підтримка комунікації з субгрантерами, суб-контрактерами та іншими стейкхолдерами АГРО;

Забезпечує ефективне функціонування програмного   відділу, зосереджуючись на досягненні наступних результатів:

• Допомога у плануванні, організації та проведенні внутрішніх і зовнішніх зустрічей і заходів, включно з партнерами і урядом, готує відповідні матеріали і скоординовує діяльність з командами підтримки АГРО, веде протоколи та за необхіності готує підсумкові документи;
• Ведення адміністративних систем, в тому числі, але не обмежуючись журналами реєстрації, файловою системою і трекерів.
• Копіювання і належне зберігання у папках всієї проектної кореспонденції і документації. Записування протоколів засідань на нарадах співробітників Прoграми.
• Переклад простих листувань, якщо це необхідно.
• Підтримка комунікації з партнерами Прoграми в міру необхідності, підготовка проектної кореспонденції, зберігання у папках всієї відповідної кореспонденції у паперовому і електронному вигляді і полегшення комунікації між офісом Програми «АГРО» і головним офісом компанії «Кімонікс».
• Підгтовка текстів документів (листів, аналітичних записок, меморандумів, презентацій) за запитом;
• Дослідження та пошук статистичних даних із внутрішніх та зовнішніх джерел; підготовка статистичних схем, таблиць і звітів за запитами.
• Участь в регулярних обговореннях Прoграми про стан Прoграми і плани роботи.
• Допомога технічним фахівцям команди в організації зустрічей, поїздок і заходів по мірі необхідності.
• Підготовка інформаційних матеріалів про проект і зберігання таких матеріалів у відповідному стані, готовому для розповсюдження серед зацікавлених сторін.
• На вимогу – підготовка розділів звітів, планів, історій успіху і подібних документів;
• Участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA);
• По мірі необхідності – написання, складання, виготовлення копій, переклад і розповсюдження кореспонденції, пропозицій, звітів, контрактів, субпідрядів та інших проектних документів.
• Виконання будь-яких інших завдань, поставлених керівником Компоненту, або уповноваженими ним особами, відповідно до кваліфікації працівника, цієї посадової інструкції, а також загальних вимог Програми «АГРО»;

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.) за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Визначене місце роботи: м. Київ.

Працівник/Працівниця може періодично їздити у відрядження в інші регіони України.

Асистент з підтримки програм буде членом технічної команди (компоненту), підпорядковується керівникові компоненту і тісно співпрацює  з командами інших технічних компонентів АГРО та командами підтримки.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

 Працівник/Працівниця повинен(-нна) бути здатним(-ною) задовільно виконувати всі основні обов’язки, зобов’язання та покладені на нього/неї відповідальності. Перелічені нижче кваліфікаційні вимоги відображають знання, вміння та/або здатності, необхідні для виконання основних обов’язків.

• Мінімум рік досвіду роботи асистентом з аналогічними функціями, обов’язками та відповідальністю, бажано у фінансованому USAID або іншим донором проекті МТД;
• Середня спеціальна освіта або незакінчена вища освіта за напрямком менеджмент, фінанси, економіка, логістика чи за іншими дотичними напрямками. Середня освіта з додатковими 2 роками релевантного досвіду роботи буде прийнятною. Ступінь бакалавра/магістра (або еквівалент) за спеціальністю менеджмент, фінанси, економіка, логістика буде перевагою;
• Підтверджена здатність працювати професійно, конструктивно, в команді, вчасно виконувати поставлені задачі, ефективно комунікувати, співпрацювати з різноманітними партнерами, долати складнощі роботи;
• Вміння приділяти увагу деталям;
• Сильні організаційні, адміністративні, міжособистісні комунікаційні здібності, вміння виконувати різноманітні задачі одночасно, здатність працювати з орієнтацією на замовника;
• Вміння працювати як незалежно, так і в команді, координувати роботу інших в ефективний та успішний спосіб;
• Різнобічність і адаптивність, принциповість, позитивний підхід до справ;
• Вільне володіння українською мовою;
• Володіння англійською мовою на рівні, достатньому для виконання професійних обов’язків;
• Впевнений користувач програм MS Office 365; Високий рівень володіння програмою Excel;
• Успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах, роботи під тиском та в умовах стислих термінів. Бажаний попередній досвід роботи у міжнародних донорських проектах.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 30 вересня 2024 р. з поміткою “Program Assistant” та Вашим прізвищем у темі листа. Резюме та супровідні листи кандидатів розглядатимуться по мірі надходження, відтак просимо подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.