Асистент/ка з закупівель / Procurement Assistant

Інформація про проєкт

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання двох початкових завдань: 1. Зміцнення впевненщсті і здатності найбільш постраждалих від війни громад брати участь у відновленні та єдиному майбутньому України; 2. Зміцнення зв’язків між людьми на тимчасово окупованих територіях з рештою України.

Основні завдання та обов’язки

• Асистентка із закупівель (PA) надаватиме Менеджер(к)ам із закупівель (PM) підтримку при виконанні адміністративних завдань, пов’язаних із розробкою, реалізацією та закриттям проєктів програми.
• Готує і подає запити на оплату на перевірку Менеджеру(ці) із закупівель.
• Підтримує зв’язок із грантоотримувачами та постачальниками для збору відповідної документації, пов’язаної зі здійсненням платежів, закупівель, перевірки та реєстрації.
• Допомагає Менеджеру(ці) із закупівель при здійсненні всіх закупівель відповідно до делегованих завдань.
• У співпраці з командою Грантів і Програм своєчасно моніторить виконання бюджету, в тому числі можливі перевитрати за проєктом і очікувані зменшення зобов’язань.
• Щотижня вносить суми витрат у таблицю відстеження витрат за проєктом, вносить суми витрат у бюджети проєкту і щотижня звітує перед Підрозділом управління завданням (OMU).
• Підтримує загальну цілісність системи реєстрації та зберігання закупівельної документації в SharePoint (SP) і Web-Based Database (WBDB), забезпечуючи, щоб відповідні документи генерувалися, називалися і зберігалися згідно з керівними вказівками проєкту в кожному файлі ТАР-закупівель.
• Проводить візити на об’єкти грантоотримувачів під час доставки закуплених товарів або контрольні перевірки, забезпечуючи належне використання і брендування закуплених товарів.
• На запит Менеджера(ки) із закупівель складає графіки зустрічей із грантоотримувачами, конференцій учасників торгів тощо.
• Асистентці із закупівель можуть доручатися спеціальні завдання та обов’язки, необхідні для забезпечення загальної ефективної реалізації проєктів UCBI

Основні сфери роботи: Адміністрація, Документація, Комплаєнс, Управління стосунками, Моніторинг, Навчання, Звітність. 

Кваліфікація

• Бажаний диплом бакалавра.
• Бажаний один (1) або два (2) роки досвіду роботи над складними програмами на місцях,
• Бажаний підтверджений досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).
• Здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Вільне володіння програмним забезпеченням MS Office 
• Здатність/бажання навчатися і професійно зростати
• Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

_________________________

Program Description

The Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through two program objectives: 1. To Strengthen the confidence and ability of the most war-affected communities to participate in Ukraine’s recovery and united future; and 2. Reinforce connections between people in the temporarily occupied territories with the rest of Ukraine. 

Principal Duties and Responsibilities

• The Procurement Assistant (PA) will support the procurement managers (PMs) with administrative tasks related to development, implementation, and close-out of program activities.
• Prepare and submit payment request packages for review to the Procurement Manager.
• Liaise with grantees and vendors to collect payment, procurement, inspection, and registration related documentation as necessary.
• Assist the Procurement Manager. with all procurements as tasks are delegated.
• Monitor budget performance in collaboration with the Grants and Programs team, including potential activity overspend or anticipated de-obligations in a timely manner.
• Enter activity disbursements into the activity disbursement tracker on a weekly basis and entering disbursements into activity budgets and reporting to the OMU on a weekly basis.
• Maintain the overall integrity of the procurement filing system in SharePoint (SP) and Web-Based Database (WBDB) by ensuring that appropriate documentation is generated, named and stored per project guidelines in each TAP procurement file.
• Conduct site visits to grantees during delivery of procured items, or follow-up inspection visits, ensuring procured items are utilized and branded appropriately.
• Schedule grantee meetings, bidders’ conferences, etc. at the request of the Procurement Manager.
• The Procurement Assistant may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.

Key Areas: Administration, Documentation, Compliance, Relationship Management, Monitoring, Learning, Reporting. 

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• One (1) to two (2) years professional experience on complex field programs preferred.
• Proven experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above.  
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works 
• Fluent in MS Office software 
• Ability/willingness to learn and further professional development 
• Prior work experience with Chemonics desirable.  
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.
• For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by November 15, 2024. Please insert the position you are applying for “Procurement Assistant” in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”