Асистент/ка з закупівель / Procurement Assistant (Ops)

Інформація про проєкт

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах. 2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України.

Основні завдання та обов’язки  

• Асистент/ка з закупівель (РА) надаватиме підтримку менеджерам з закупівель (РМ) у виконанні адміністративних завдань, пов’язаних із розробкою, впровадженням і закриттям програмної діяльності.
• Координація роботи з місцевими та регіональними постачальниками та надавачами послуг для отримання цінових пропозицій та/або ініціювання закупівель необхідних товарів і послуг.
• Адміністрування та управління місцевими договорами субпідряду щодо закупівель, забезпечуючи дотримання всіх правил і положень.
• Дотримання політик і процедур проєкту щодо закупівель.
• Планування закупівель, складання відповідних технічних характеристик, оцінювання пропозицій, моніторинг контрактів, управління діяльністю після отримання пропозицій, у тому числі ведення необхідної документації.
• Здійснення моніторингу виданих постачальникам контрактів і наказів про закупівлю і сприяння забезпеченню відповідності умовам і положенням.
• Забезпечення загальної цілісності файлової системи закупівель, стежачи за належним створенням, найменуванням і зберіганням файлів відповідно до інструкцій проєкту в кожній теці закупівель.
• Надання звітів про статус закупівель та інвентарних списків за запитом.
• Здійснення періодичного перегляду інвентарного списку, забезпечуючи наявність усього закупленого обладнання у цьому переліку та його фактичну наявність.
• Підготовка пакетів ЗНП для забезпечення дотримання всіх належних процедур для перегляду.
• Здійснення моніторингу, участь у роботі та/або спостереження за роботою комісій з оцінювання при здійсненні важливих закупівель.
• Підготовка, надання коментарів та редагування меморандумів про переговори для забезпечення повного та належного висвітлення всіх тем, визначених у FAR.
• Підготовка та подання на розгляд документації з запитами на оплату.
• Асистенту/ці з закупівель може бути доручено виконання інших завдань та обов’язків для забезпечення загального ефективного впровадження діяльності UCBI 4.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

———————————————-

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three program objectives: 1. To strengthen resilience and accelerate short-term recovery in frontline and liberated communities; and 2. To reinforce connections between people in the temporarily occupied territories with the rest of Ukraine. 

Principal Duties and Responsibilities

• The Procurement Assistant (PA) will support the procurement managers (PMs) with administrative tasks related to development, implementation, and close-out of program activities.
• Coordinate with local, regional or international vendors and service providers to obtain quotations and/or initiate procurements of requested commodities and services.
• Administer and manage local procurement-related subcontracts, ensuring compliance with all rules and regulations.
• Adhere to project procurement policies and procedures
• Planning procurements, write appropriate specifications, evaluate offers, monitor contracts, manage all post-solicitation activities, including all appropriate documentation.
• Monitor contracts and purchase orders issued to vendors and follow up as necessary to ensure compliance with terms and conditions.
• Manage the overall integrity of the procurement filing system by ensuring that appropriate documentation is included in each procurement file.
• Provide procurement status reports and inventory summaries as requested.
• Perform periodic review of the Inventory Tracker, ensuring that all Ops’ purchased equipment is entered into the Inventory App and is physically in place.
• Prepare RFQ/RFP packages to ensure conformity with applicable procedures for review.
• Monitor, participate in, and/or witness evaluation panels for significant procurement actions. 
• Draft for review, comment, and edit negotiation memorandums to ensure that all FAR-specified topics are fully and competently addressed. 
• Prepare and submit payment request packages for review.
• The Procurement Assistant may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities. 
• For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by May 24, 2024. Please insert the position you are applying for (“Procurement Assistant (Ops)”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”