Експерт/ка зі звітності та баз даних / Database Reporting Officer

Кімонікс Інтернешнл Інк, консалтингова фірма у сфері міжнародного консалтингу, шукає Експерта(ку) зі звітності та баз даних для Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID).

Опис програми

Офіс перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) присутній в Україні з 2014 р., допомагаючи підтримувати її демократичну та орієнтовану на Європу трансформацію. Зосереджуючись спочатку на потребах стабілізації та кризі переміщення, спричинених вторгненням Росії у східну Україну, Проєкти ОТІ «Зміцнення громадської довіри» (UCBI) і UCBI II адаптували свої цілі таким чином, щоб сконцентрувати свої зусилля на зміцненні громадської довіри на місцях до процесів загальнонаціональної реформи, підсиленні згуртувальних наративів, що ґрунтуються на демократичних і громадянських цінностях, і реагуванні на нові загрози стабільності. У лютому 2022 р. OTI запустив Проєкт UCBI III – механізм реагування на надзвичайні ситуації для подолання наслідків брутального і невиправданого вторгнення Росії. Теперішні програми UCBI III спрямовані на виконання чотирьох завдань: 1) Надання українським голосам можливості розширення підтримки єдності, демократичності та незалежності України; 2) надання уряду та громадянському суспільству у ключових сферах можливості швидко вирішувати першочергові завдання, які ставить війна; 3) Мобілізація українців навколо спільних, об’єднувальних цінностей для формування майбутнього країни; та 4) Сприяння діяльності, спрямованій на національне зцілення та досягнення правосуддя за звірства.

Новий проєкт USAID/OTI – UCBI 4 – покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань:

1. Посилення раннього відновлення та реінтеграції переміщеного населення у фронтових громадах і деокупованих районах;
2. Розширення охоплення та збільшення кількості взаємодій з наративами, які зміцнюють українську єдність і демократичність; і
3. Зміцнення ненасильницької громадянської дії та зв’язків окупованих Росією районів з рештою України.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції)

• Відповідає за ведення онлайн-бази даних проєкту ОТІ і забезпечення якості внесення даних до неї тарегулярне завантаження програмної інформації та документації (в тому числі фотографій і відео) до OTI Country Rooms на платформі OTI Anywhere.
• Відповідає за створення і кастомізацію звітів і діаграм бази даних, а також перевірку точності,узгодженості та повноти всієї інформації в базі даних.
• Використовує базу даних проєкту як інструмент звітності для забезпечення можливості швидкого таефективного реагування програми на потреби USAID/OTI, надаючи звіти на місцях, збираючивідповідну інформацію про стан виконання та вплив програми і створюючи будь-які регулярні звіти(тижневики, історії успіху, карти, діаграми, графіки, прес-релізи тощо) або спеціальні інформаційнідокументи на запит USAID/OTI.
• Бере участь у приготуванні всіх звітів, пов’язаних із проєктом (тижневих, квартальних, річних,коротких характеристик, історій успіху тощо).
• Контролює перевірку об’єктивності документів і результатів роботи; перевіряє продукти, розробленів рамках проєктів (банери, звіти тощо) для забезпечення відповідного їх брендування та маркування.
• Бере участь у координації виступів, церемоній передачі та PR-заходів, що стосуються проєктів.
• Веде та оновлює календар найважливіших подій (наприклад, політичних, безпекових), складаєпротоколи будь-яких навчальних занять та інформаційних зустрічей для працівників на політично-безпекову тематику і вносить відповідні дані до звітності.
• Допомагає працівникам програми, а за потреби і грантоотримувачам, у написанні звітів і забезпеченнівисвітлення у звітах результатів і впливу проєктів.
• Допомагає працівникам програми готувати, редагувати і перевіряти документацію грантовоїдіяльності у форматі Word, перш ніж передавати її ОТІ на схвалення.
• COP, DCR, CR, RCM або Директор RMELC можуть доручати Експерту(ці) зі звітності та баз данихособливі спеціальні завдання та обов’язки, необхідні для забезпечення загальної ефективної реалізаціїпроєктів UCBI 4, пов’язаних із комунікаціями та базами даних.
• За координації з іншими співробітниками надає грантоотримувачам і потенційним партнерамменторську підтримку і технічну допомогу у сфері звітності під час приготування та реалізаціїпроєкту.
• За потреби їздить у відрядження в рамках зустрічей і візитів на об’єкти програми для сприяння дієвомунагляду за реалізацією програми, звітністю та комунікаціями.
• У разі потреби Експерт(ка) зі звітності та баз даних може виконувати спеціальні завдання і обов’язки,покладені на неї RCM, для забезпечення загального ефективного розвитку програмної діяльності.

Основні сфери діяльності: Звітність, Комунікації, Ведення бази даних, Моніторинг, Підготовка.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• Бажаний диплом бакалавра.
• Бажано від двох (2) до трьох (3) років досвіду роботи над складними програмами на місцях.
• Бажаний підтверджений досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).
• Обов’язковий досвід роботи на керівній посаді.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Обов’язкові продемонстровані аналітичні здібності та розуміння локального, регіонального танаціонального політичного контексту, а також здатність творчо мислити при концептуалізаціївідповідних грантових проєктів.
• Розвинені організаційні, управлінські та комунікативні навички, бажано в частині написання звітів,моніторингу та оцінювання.
• Обов’язкове підтверджене знання місцевих та іноземних неурядових організацій і організацій на рівнігромади, які реалізовують відповідні проєкти та програми у країні, а також основних урядовихакторів і зацікавлених сторін, з актуальним розумінням і знанням політичного середовища тасуспільних умов у країні.
• Обов’язковий досвід роботи з місцевими організаціями при реалізації проєктів із залученням громадита проєктів консенсусного типу.
• Обов’язкова здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначенихвище ключових компетентностей.
• Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.

Експерт(ка) зі звітності та баз даних буде звітувати Менеджеру(ці) зі звітності та комунікацій.

—————————————————

Chemonics International Inc., an international development consulting firm, seeks a Database Reporting Officer for the United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI)  project supporting Ukraine.

Principal Duties and Responsibilities

• Responsible for the maintenance and quality assurance of data entry in the OTI web-based activity database and for conducting regular uploads of program information and documents (including photographs and videos) to OTI Country Rooms in the OTI Anywhere platform.
• Responsible for creating and customizing database reports and charts as well as reviewing all database information for accuracy, consistency, and completeness.
• Use the Activity Database as a reporting tool to ensure that the program can respond quickly and efficiently to the needs of USAID/OTI by providing reports in the field, compiling appropriate information on program status and impact, and creating any regular reports (weeklies, success stories, maps, charts, graphs, and press releases etc.) or ad hoc communications documents requested by USAID/OTI.
• Contribute to the drafting of all project-related reports (weekly, quarterly, annual, snapshots, success stories, etc.).
• Oversee non-partisan review of documents and deliverables; review products developed under activities (such as banners, reports, etc.) to ensure they are appropriately branded and marked.
• Contribute to coordination of speaking engagements, handover ceremonies, and public relations events related to activities.
• Maintain and update a calendar of critical events (e.g., political, security) and capture meeting minutes of any political-security information staff meetings and learning sessions and incorporate data into reporting products as relevant.
• Assist program staff, and grantees, if necessary, with report writing, and ensuring reports capture results and impact.
• Assist program staff with drafting, editing, and reviewing of grant activities in word format prior to submission to OTI for clearance.
• The COP, DCR, CR, RCM or RMELC Director may assign ad hoc special tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of the UCBI 4 communication and database activities.
• Provide technical reporting assistance and mentorship to grantees and potential partners during activity preparation and implementation in coordination with other staff.   
• Travel as required to program site visits and meetings to facilitate effective program oversight, reporting and communication.
• As needs dictate, the RCM may assign ad hoc special tasks and duties to the RCM to ensure the overall efficient development of program activities. 

Key Areas: Reporting, Communication, Database Management, Monitoring, Training.

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• Two (2) to three (3) years professional experience on complex field programs preferred.
• Proven experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.
• Supervisory experience required.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Demonstrated analytical ability and understanding of local, regional, and national political context, with the ability to think creatively in conceptualizing relevant grant activities required. 
• Strong organizational, management, and communication skills, preferably with respect to report writing and monitoring and evaluation. 
• Proven knowledge of local and international NGOs and community-based organizations implementing relevant activities and programs in country, as well as key governmental actors and stakeholders, with an up-to-date understanding and knowledge of the political environment and social conditions in the country required. 
• Experience working with local organizations to implement community participation and consensus-type activities required. 
• Ability to practically demonstrate successful experience with all the core competencies listed above required.
• Prior work experience with Chemonics desirable.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.

The Database Reporting Officer will report to the Reporting Communications Manager.

APPLICATION INSTRUCTIONS: 

Send electronic submissions to [email protected] by October 18, 2023. Please insert the position you are applying for (“Database Reporting Officer”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications for the job. No telephone inquiries, please. Candidates will be considered on a rolling basis and only finalists will be contacted. For more information, please visit www.chemonics.com.  

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”