Фахівець(-чиня) грантової програми та субконтрактів/ Grants and Subcontracts Officer

Посада: Фахівець(-чиня) грантової програми та субконтрактів

Період зайнятості: найближчий час – 30 вересня 2023 року, з можливістю продовження контракту

Форма зайнятості: повна

Інформація про Проект:

Мета діяльності Проекту USAID «Підтримка реформи охорони здоров’я» (Проект) полягає у підтримці прозорої, підзвітної та ефективної системи охорони здоров’я, здатної задовольняти потреби населення України. Сприяння реформуванню сектору охорони здоров’я, підвищення прозорості та боротьба з корупцією зменшать власні витрати громадян на охорону здоров‘я та покращать доступ українців до високоякісних та заснованих на доказах медичних послуг. Ліквідація корупції є складовою кожного компоненту, який має бути виконаним у рамках Проекту, а саме:

1. Покращення управління у секторі охорони здоров’я.
2. Сприяння трансформуванню моделі фінансування охорони здоров’я.
3. Зміцнення кадрового потенціалу сектору охорони здоров’я.
4. Підвищення прозорості, підзвітності системи охорони здоров’я та її чутливості до змін.
5. Покращення системи надання послуг на всіх рівнях.

Вторгнення Росії створює значні виклики для системи охорони здоров’я України. Проект наразі переорієнтовує свою діяльність в межах усіх п’яти компонентів з тим, щоб відреагувати на поточні та майбутні потреби держави.

Завдання:

Фахівець(-чиня) грантової програми та субконтрактів займатиметься розробкою та оголошенням тендерів, а також проводитиме аналіз ціни/вартості/доцільності  у співпраці та під наглядом відділу закупівель головного офісу Deloitte. Ця особа працюватиме з місцевими постачальниками послуг, та іншими постачальниками та субпідрядниками в рамках проекту для досягнення цілей проекту.

Обов’язки:

• Працювати з технічними фахівцями для створення описів завдань (SOW) для надання грантів, а також супровідної документації, якщо це необхідно, наприклад обґрунтування критеріїв прийнятності (JRE);
• Готувати Запити на подачу заявок та керувати процесом подачі заявок на гранти;
• Готувати Requests for Proposals (RFP) /Request for Quotations (RFQ) і керувати процесом RFP/RFQ, підготовкою контрактів та виконанням субконтрактів;
• Забезпечити належну кількість учасників відповідно до політики та процедур Deloitte/USAID;
• Слідкувати за виконанням і дотриманням політик Deloitte/USAID і FAR/AIDAR/CFR/OMB;
• Проводити дослідження ринку, щоб визначати та кваліфікувати потенційних постачальників (та продукти/послуги). Слідкувати, щоб відносини з постачальником були вигідні, етичні та відкриті та підтримувались згідно з політикою закупівель;
• Вести перемовини з продавцями і постачальниками (місцевими, регіональними та міжнародними представниками), щоб отримати необхідну інформацію про продукт або послугу, таку як вартість, наявність і графік доставки. Збирати інформацію про оцінку вартості товарів і послуг через запити комерційної пропозиції від надійних і конкурентоспроможних постачальників. Проведення аналізу ціни/вартості/доцільності;
• Організовувати оцінювальні комітети для розгляду заявок на отримання грантів відповідно до поставлених цілей і етапів, а також з належним урахуванням можливостей і минулого досвіду грантоотримувача;
• Організовувати наради з оцінки закупівель для розгляду тендерних заявок відповідно до затверджених технічних вимог та з належним урахуванням ринкової ціни та якості, а також економічності операцій;
• Вносити зміни до присудження гранту та тісно співпрацювати з грантоотримувачами, щоб забезпечити збір належної документації протягом усього періоду виконання
• Готувати замовлення на закупівлю/ субконтракти та зміни до них, та забезпечувати збір належної документації протягом усього процесу закупівлі;
• Підтримувати проект в питаннях обробки звітів грантоодержувачів і перевірки етапів для обробки грантових виплат;
• Допомагати в обробці рахунків-фактур постачальників і субпідрядників на оплату шляхом підготовки необхідної документації;
• Зберігати повну резервну документацію для закупівель і надати її фінансовій команді проекту;
• Відстежувати та моніторити закупівлі проекту.

Вимоги:

• Освітній ступінь бакалавра (або вище)
• Високий рівень навичок письмової та усної комунікації, використання дипломатичної та тактовної мови, навіть у стресових ситуаціях, де важливий час
• Вільне володіння англійською, російською та українською мовами
• Мінімум 3 роки відповідного досвіду у сфері закупівель та управління грантами
• Досвід управління закупівлями проектів, що фінансуються USAID, включно з розумінням відповідних положень Уряду США та Федерального положення про закупівлі (FAR), пов’язаних із закупівлями
• Досвід у переговорах між постачальниками та субпідрядниками
• Увага до деталей
• Клієнтоорієнтованість
• Володіння Microsoft excel, включно з використанням формул
• Вміння керувати декількома одночасними ставками та встановлювати пріоритети

Прохання надсилати свої резюме, супровідні листи та список двох професійних рекомендацій на [email protected]  не пізніше 13 вересня 2022 р. У темі електронного листа вкажіть наступне: «Grants and Subcontracts Officer“. На співбесіду будуть запрошені лише кандидати, які увійшли до списку відбору.

ENG:

Position: Grants and Subcontracts Officer

Period of Performance: ASAP – September 30, 2023 (with possibility for extension)

LOE: Full time

Project Description

The purpose of the USAID Health Reform Support (HRS) project is to support a transparent, accountable, and effective health care system that is capable of meeting the health needs of the Ukrainian people. Advancing health sector reforms, enhancing transparency, and tackling corruption will reduce out-of-pocket payments and improve access and availability of high quality, evidence-based health care services for Ukrainians. Elimination of corruption is a cross-cutting theme across all objectives to be achieved by this activity, which include:

1. Improve health sector governance.
2. Support the transformation of the healthcare financing model.
3. Strengthen the health workforce.
4. Enhance transparency, accountability, and responsiveness of the health care system.
5. Improve service delivery system at all levels.

Russia’s ongoing invasion presents significant challenges to the Ukrainian health care system. HRS is in the process of pivoting activities across all five objectives to respond to the current and future needs of the Government of Ukraine (GOU). 

Background/Objective

The Grants and Subcontracts Officer will develop and release solicitations and conduct price/cost/reasonability analyses in collaboration with and under supervision of Deloitte HQ procurement team.  This individual will work with local service providers, vendors, and other subcontractors under the project to accomplish project objectives. 

Responsibilities

• Work with technical teams to create Scopes of Work (SOW) for grant awards as well as supporting documentation when needed such as JREs;
• Prepare Requests for Applications and manage the application process of grants;
• Prepare Requests for Proposals (RFP) /Request for Quotations (RFQ) and manage the RFP/RFQ process, contract preparation and execution of subcontracts;
• Ensure adequate competition is achieved, as per Deloitte/ USAID policies and procedures;
• Ensure Deloitte/USAID and FAR/AIDAR/CFR/OMB policies, and procedures are followed and enforced;
• Through market research efforts, identify and qualify potential suppliers (and products/services). Ensure that beneficial, ethical and open supplier relationships are created and maintained according to procurement policies;
• Confer with vendors and suppliers (local, regional and international sources) to obtain product or service information such as price, availability and delivery schedule.  Also, obtain estimate value of goods and services through multiple quotations from reliable and competitive suppliers.  Conduct price/cost/reasonability analyses;
• Organize evaluation committees to consider grant applications against objectives and milestones requested and with due regard to grantee capabilities and past experience;
• Organize procurement selection meetings to consider tender applications against approved technical specifications and with due regard to market price and quality as well as economy of operations;
• Prepare grant award modifications as needed and work closely with grantees to ensure proper documentation is collected throughout the period of performance
• Prepare Purchase Orders/Subcontracts and Modifications and ensure proper documentation is collected throughout the procurement process;
• Assist in processing grantee reports and milestone verification to process grant payments;
• Assist in processing vendor and subcontractor invoices for payment by assuring necessary documentation is included;
• Prepare complete backup documentation for procurement purchases & submit to project’s Finance Team;
• Monitor and track project procurement activities.

Requirements:

• Bachelor’s degree (or higher)
• Excellent written and verbal communication skills, using diplomatic and tactful language, even in stressful, time-sensitive situations
• Fluency in English, Russian, and Ukrainian
• Minimum 3 years of relevant experience and progressive responsibility in procurement and grants management
• Experience in managing the procurement & acquisition aspects of USAID funded projects, including a demonstrated understanding of applicable procurement-related USG & Federal Acquisition Regulation (FAR) regulations
• Demonstrated experience in vendor/subcontractor negotiations
• Detail-oriented
• Customer-service oriented
• Proficiency in Microsoft excel, including the use of formulas
• Ability to manage and prioritize multiple concurrent bids 

Qualified candidates are expected to send their CVs, cover letters, and list of two professional references [email protected]  no later than September 13, 2022. Please indicate the following in the subject field of the email: “Grants and Subcontracts Officer“. Only shortlisted candidates will be invited for an interview.