Фахівець(-чиня) з підбору персоналу (HR OFFICER)

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ: HR Finance Manager EAST

МІСЦЕЗНАХОДЖЕННЯ: Dnipro

Handicap International має чітку інституційну політику щодо «Захисту дітей», «Боротьби з шахрайством, хабарництвом і корупцією», «Інвалідності, статі та віку» та «Захисту бенефіціарів від сексуальної експлуатації, жорстокого поводження та домагань». Тому вона є обов’язковою для всіх співробітників та передбачає зобов’язання поважати, підтримувати та просувати цю політику, а також підписати Кодекс поведінки HI.

ГОЛОВНА ЗАДАЧА 

Фахівець з підбору персоналу здійснює управління кадровою діяльністю відповідно до чинного законодавства. Він/вона забезпечує, щоб адміністративні процедури представництва, пов’язані з управління персоналом, знаходилися у відповідності з кадровою політикою та рамками HI, а також з місцевим законодавством і практикою. Він/вона консультує менеджерів щодо політики, процедур та інструментів, які мають бути запроваджені в цій сфері, і забезпечує конфіденційність усіх кадрових даних та інформації.

ЗАДАЧІ/ОБОВ’ЯЗКИ 

1. Набір місцевого персоналу:

• Допомагає менеджерам з найму забезпечувати процеси найму та забезпечує якість процесу та відповідність політикам HI (процедури, час, порядок тощо).
• Запитує створення оголошень про вакансії. Робить оголошення після ухвалення кадрового запиту та посадових інструкцій (англійською та українською мовами) менеджером з підбору персоналу .
• Поширює вакансії серед місцевого персоналу та інших гуманітарних мереж
• Готує пакети документів для відповідних вакансій та гарантує, що вся документація, пов’язана з процесом найму, заархівована, повна та організована чітко і послідовно.
• Готує короткі списки кандидатів, знайдених на веб-платформі та ділиться вибраними резюме з менеджером з підбору персоналу.
• Організовує технічне тестування та/або співбесіду на вимогу менеджера з підбору персоналу.
• Бере участь в кадровій частині співбесіди; здійснює оцінку кандидата та викладає свої примітки в формулярі оцінки співбесіди, дає поради менеджеру з підбору персоналу щодо кандидата, з яким проведено співбесіду, з професійної точки зору. Після пройдених етапів співбесіди збирає формуляри з оцінки співбесіди та інформує менеджера з персоналу про прийняте рішення та запитує підготування пропозиції про роботу.
• Здійснює перевірку шаблонів документів, що регулюють роботу спеціалістів з підбору персоналу 
• Фахівець з підбору персоналу підтверджує отримання пропозиції про роботу кандидатом, надає інформацію про умови працевлаштування та вимагає надання всієї документації для продовження підготовки контракту.

2. Адміністративне управління  

• Готує особисту папку для нового члена команди та гарантує, щоб вся пов’язана з нею документація зберігалася в цій папці. Фахівець з підбору персоналу відповідає за заповнення та оновлення всієї документації в особистих папках (1. Особисті дані, 2. Посадові інструкції, контракт і поправки, 3. Підписані організаційні політики, 4. Заявки на відпустку, 5. Записи про навчання, 6. Атестація, 7. Дисциплінарні записи, 8. Податкові та платіжні відомості та 9. Вихідні документи) і гарантує, щоб всі файли зберігалися відповідно до правил HI.
• Організовує графік ознайомчих зустрічей для нових національних та міжнародних співробітників у кожному відділі
• Фахівець з підбору персоналу приймає нових місцевих співробітників у перший день і збирає його/її підписи у контракті, інформацію про банківський рахунок тощо. 
• Він/вона проводить інструктаж для місцевого персоналу за допомогою відповідних інструментів для проведення інструктажу   
• Він/вона ознайомлює з політиками HI кожного нового працівника, та має переконатися, що вона прочитана, робить роз’яснення щодо них і збирає підписи нового працівника на першій сторінці кожної з політик.
• Готує службові завдання для всього національного персоналу
• Фахівець з підбору персоналу відповідає за оновлення інформації про відпустку та зберігання всіх запитів на відпустку
• Постійно оновлює плани подальших дій за контрактом і сповіщає фінансового менеджера та менеджера з персоналу про закінчення терміну дії контрактів, щоб передбачити поновлення або закінчення контрактівKeep updated the contact list (national and international staff)
• Підтримка у проведенні необхідної реєстрації персоналу у відповідних державних установах згідно з вимогами законодавства   

3. Управління нарахуванням заробітної плати  

• Відповідає за реалізацію процесу нарахування заробітної плати відповідно до юридичних і соціальних зобов’язань, правил і політики HI.
• З повноваженнями, делегованими менеджером з персоналу, представляє HI в місцевих адміністративних органах (трудова інспекція та ін.).

4. Інші обов’язки 

• Служить сполучною ланкою між менеджерами та працівниками, відповідаючи на запитання, роз’яснюючи політику, положення та умови та допомагаючи вирішити проблеми, пов’язані з роботою
• Забезпечує засвоєння та добре розуміння всіх інструментів HI: штатний розклад, план набору персоналу, подальше виконання контракту, шкала заробітної плати, список контактів, вступні презентації тощо.
• Підтримує фінансового менеджера та менеджера з персоналу у подальших діях після оцінювання/перегляду продуктивності персоналу
• Сприяє оцінці аспектів місцевого ринку праці (навчальні курси, що надаються в країні, наявні навички, привабливість роботодавця тощо)
• Інформує фінансового менеджера та менеджера з персоналу щодо будь-яких порушень правил HI, які можуть призвести до штрафів або дисциплінарних стягнень
• Обробляє всю інформацію, пов’язану з персоналом (персональні дані, продуктивність, дисциплінарні заходи тощо), із суворою конфіденційністю та професіоналізмом 
• Суворо дотримується плану безпеки місії та інструкцій щодо безпеки, наданих координаторами з питань безпеки
• Будь-які інші завдання, доручені лінійним керівником   

Зверніть увагу, що ця посадова інструкція має залишатися гнучкою, щоб відповідати додатковим завданням або змінам, визначеним лінійним керівником.

Інформація, до якої має доступ фахівець з підбору персоналу через його/її посаду в організації, є суворо конфіденційною. Будь-яке порушення конфіденційності вважатиметься грубим порушенням правил.

НЕОБХІДНІ КОМПЕТЕНЦІЇ 

Кваліфікація 

• Cтупінь бакалавра у відповідних сферах управління персоналом;
• Підтверджені знання у сфері оплати праці, управління персоналом та підбору персоналу.

Досвід 

(вид і обсяг досвіду):

• Досвід роботи на адміністративній посаді більше 2 років;
• Попередній досвід роботи в гуманітарних програмах.

Навички 

(знання, здібності, необхідні для посади, див. документ з переліком навичок):

• Відмінне володіння усною та письмовою англійською мовою;
• Досконало володіє програмами Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Уміння спрощувати та розставляти пріоритети;
• Професійні навички: управління нарахуванням заробітної плати, персональне управління процесами підбору персоналу.

Особисті якості:

• Відмінні комунікативні навички та дипломатичність;
• Здатність виконувати інструкції та бути членом команди;
•  Гнучкість;
• Ретельна увага до деталей;
• Хороші організаторські здібності;
• Практичний, динамічний і орієнтований на прийняття рішень;
• Відкритий до культурних відмінностей.
• Хороша здатність протистояти тиску та справлятися зі стресом.

Очікуємо на ваші резюме англійською мовою за посиланням https://cutt.ly/1VKL25y!

REPORTS TO: HR Finance Manager EAST

LOCATION: Dnipro

Handicap International has clear institutional policies on “Child Protection”, “Anti-fraud, Bribery and Corruption”, “Disability, Gender and Age” and “Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

GENERAL MISSION

The Human Resources Officer manages personnel administration activities in accordance with current legislation. S/he ensures that the mission’s HR-related administrative procedures are consistent with HI’s HR policies and frameworks and with local law and practices. S/he advises managers on the policies, procedures and tools to be rolled out in this field and ensures confidentiality of all HR data and information.

MISSIONS / RESPONSIBILITIES

1. Recruitment of local staff:

• Assists hiring managers on how to apply the recruitment process and ensure the process’ quality and compliance with HI policies (procedures, times, templates, etc).
• Requests the advertisement of vacancies. Only when confirmed the reception of HR request approved + Job descriptions (English and Ukrainian) by hiring manager.
• Spread the vacancies with the local staff and other humanitarian networks
• Prepares the vacancy folder for each vacancy opened and ensures that all documentation related to the recruitment process is archived, complete and organized in a clear way.
• Prepares the short lists of candidates from the website platform and shared the selected CVs with the hiring manager.
• Organizes technical test and/or interview as per demand of the hiring manager.
• Participates in the HR part of the interview; collect her appreciations about the candidate in the interview sheet, gives advice to the hiring manager about the candidate interviewed from the HR point of view. After interview rounds, collects the interview sheets and informing to HR Manager about the decision and requesting the preparation of the Job offer.
• Makes the reference checks in HR templates
• HR officer confirms with the candidate the reception of the job offer, provides information about employment conditions, and request the submitting of all documentation to proceed with the contract preparation.

2. Administrative Management

• Prepares the personal folder for the new local member of the team and ensure that all documentation related is archived in this folder. HR Officer is responsible for completing and updating all documentation in Personal HR folders (1. Personal details, 2. JD, contract and amendment, 3. Signed policies, 4. Leave requests, 5. Training records, 6. Performance appraisals, 7. Disciplinary records, 8. Tax and payslips and 9. Exit documents) and ensures that all files are archived in compliance with HI’s rules.
• Organizes induction meeting schedule for new national and international staff with each department
• HR officer welcome the new local staff members in the first day and collect his/her signature in the contract, bank account information, etc. 
• S/he HR induction for local staff using the HR induction tool
• S/he presents the HI policies to each new employee ensure their reading, clears up doubts about them and collects the new employee’s signature on the first page of each of policy.
• Prepares the mission orders for all national staff
• HR Officer is responsible for the leave follow-up update and for archiving all leave requests
• Keep updated the contract follow-up file and alert HR Finance Manager about contract expirations in order to anticipate renewals or end of contracts
• Keep updated the contact list (national and international staff)
• Support with the necessary registration of the staff to the relevant government offices as required by Law 

3. Payroll Management

• Is responsible for implementing the payroll process in compliance with HI’s legal and social obligations, rules and policies.
• With delegated authority from HR manager, represents HI with local administrative authorities (employment inspectorate, etc.).

4. Other responsibilities

• Serve as a link between managers and employees by handling questions, clarification of policies, terms and conditions and help solve work related problems
• Appropriation and good understanding of all HI HR tools: Org chart, recruitment plan, contract follow-up, salary scale, contact list, induction presentations, etc.
• Support HR Finance Manager with the follow-up of the appraisal/performance review of staff
• Contributes to the assessment of aspects of the local labor market (training courses provided in the country, available skills, employer attractiveness etc.)
• Inform HR Finance Manager in regards to any breach of HI regulations that could lead to award or disciplinary actions
• Treat all information related to personnel (personal data, performance, disciplinary measures, etc.) with strict confidentiality and professionalism
• Strict follows to the mission security plan and safety and security instructions given by security focal points
• Any other tasks assign by line manager

Note that this job description must remain flexible, to respond to additional tasks or changes as identify by the line manager.

Information being accessed by HR Officer due to his/her position within the organization is strictly confidential. Any breach of confidentiality will be considered as a gross misconduct.

PROFILE SOUGHT

Qualification(s):

• Bachelor degree in the relevant fields of HR;
• Proven knowledge in Payroll, HR management and recruitment.

Experience 

(type and amount of experience):

• More than 2 years’ experience in the administrative field; 
• Previous experience working in humanitarian programs.

Skills

(knowledge, abilities required for the position, refer to skills repository document):

• Excellent communication and writing capacities in English;
• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook tools
• Knowing how to simplify and prioritise;
• Professional skills: payroll management, personal administration recruitment processes.

Personal qualities:

• Excellent communication skills and diplomacy;
• Ability to follow instructions and to be a member of a team;
• Flexibility;
• Strong attention to details;
• Good organizational skills;
• Practical, dynamic and solution oriented;
• Open to cultural differences.
• Good capacity to withstand pressure and manage stress;

Please, pay attention that resumes only in English will be considered at https://cutt.ly/1VKL25y!