Фахівець_чиня з публічних закупівель по співпраці з Партнерськими організаціями

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі DRC) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

Наразі DRC шукає Фахівця з публічних закупівель по співпраці з Партнерськими організаціями у Києві.

Загальні цілі посади: 

Основна роль посади полягає у координації закупівель всіх партнерських організацій ДРБ Україна відповідно до правил і керівних положень донорів та ДРБ, у нагляді за закупівельною діяльністю партнерів та у розвитку потенціалу співробітників партнерських організацій. Ця роль забезпечує, що діяльність із закупівель здійснюється відповідно до певних політик і процедур та включає точну й актуальну інформацію про постачальника.

Фахівець з публічних закупівель по співпраці з Партнерськими організаціями безпосередньо підпорядковується керівнику групи відділу з публічних закупівель та відповідає за підтримку цикла закупівель партнерів. У тісній співпраці з персоналом із закупівель партнерських організацій цей працівник також відповідатиме за планування, розробку, впровадження та управління ключовими стратегіями закупівель, що включає розробку планів закупівель, створення та оцінку офіційних запитів про надання комерційних/цінових пропозицій, ведення переговорів за договорами, управління договорами та пошук нових можливостей для підтримки стратегічного плану партнерів.

Основні обов’язки:  

Управління закупівлями партнерів 

• Координація закупівель всіх партнерів в Україні на суму понад 1 400 доларів США; нагляд за закупівельною діяльністю партнерів ДРБ. 
• Забезпечення технічної підтримки персоналу відділу закупівель та логістики партнерських організацій і надання їм інструкцій та вказівок щодо відстеження діяльності партнерів ДРБ, щоб гарантувати, що процес закупівлі та організація логістики відбувається з дотриманням відповідної політики закупівель ДРБ та керівних положень донорів.
• Підтримка партнерів у посиленні внутрішнього контролю та процедур для кращого управління закупівлями.
• Підтримка партнерів у процесі планування закупівель, що передбачає аналіз ринку та профілювання постачальників.
• Перевірка та участь у процесі закупівель (стосовно будь-яких запитів на суму від 1 400 доларів США), який планується або ініціюється партнером, з метою забезпечення того, що процес перевірки та відбору запитів на цінові пропозиції (RFQ) / запитів на надання комерційних пропозицій (RFP) та укладання договорів з постачальниками здійснюється відповідно до стандартних процедур.
• Забезпечення ефективної комунікації між керівниками проєкту/програми та партнерськими командами із закупівель для забезпечення задоволення пріоритетних вимог та своєчасної поставки товарів, робіт і послуг із використанням процедур та інструкцій щодо закупівель ДРБ та донорів.
• Забезпечення повної відповідності діяльності із закупівель Керівництву із закупівель ДРБ, Керівним положенням донорів.
• Реалізація ефективного внутрішнього контролю, належної розробки та функціонування клієнтоорієнтованої системи управління закупівлями для проєктів та задоволення відповідних вимог до звітності для всіх функціональних відділів із закупівель та логістики відповідних партнерів.
• Управління та контроль усіх операційних закупівель, включаючи тендерні процеси, оцінку, укладання договорів, управління договорами, юридичні аспекти, умови оплати, підрядників, оцінку ефективності та оцінку ризиків стосовно всіх закупівель партнерів, які здійснюються в Україні на суму понад 1 400 доларів США.
• Забезпечення своєчасної підготовки партнерами планів закупівель для проєктів та відстеження їх виконання шляхом контролю процесів, пов’язаних, зокрема, з отриманням заявок, організацією RFQ / RFP, отриманням цінових пропозицій, тендерними заявками і пропозиціями, оцінкою та обговоренням конкретних умов договорів у повній відповідності до Політики та процедур ДРБ у сфері закупівель.
• Перевірка тендерної документації (RFQ / RFP) з точки зору правильного визначення критеріїв відбору та оцінки (адміністративні — технічні — фінансові) у відповідному тендері.
• Перегляд комплексного звіту про тендер (КЗТ) з метою підтвердження того, що продукти або послуги мають високу якість та обґрунтовані ціни, зокрема, підготовка чіткого обґрунтування вибору постачальника, який має відповідати критеріям відбору та оцінки, встановленим у тендерній документації.
• Очолення процесу створення та управління професійними послугами у сфері закупівель через Рамкову угоду.
• Перегляд відповідних місячних та квартальних звітів партнерів про стан закупівель (для всіх закупівель) і надсилання офлайн-звітів менеджеру ланцюга постачання та відповідним членам SMT.
• Сприяння розвитку нульової терпимості до порушень політики та процедур у сфері закупівель.
• Координація роботи з різними командами щодо графіків доставки, затвердження оплати та платежів постачальникам з метою уникнення непотрібних затримок.
• Завчасне інформування керівництва ДРБ про будь-які потенційні ризики на рівні партнера, які стосуються сфери закупівель.

Управління постачальниками:

• Взяття на себе керівної ролі або спільна робота у робочій групі щодо створення Списку затверджених постачальників для всіх партнерів. 
• Регулярна перевірка рекомендацій постачальників в інших міжнародних неурядових організаціях (МНУО) та Логістичному кластері з метою отримання підтвердження того, що партнери мають справу з надійними і справжніми постачальниками.
• Забезпечення постійного розвитку потенціалу працівників відділу закупівель і логістики партнерів ДРБ, щоб вони могли відвідувати об’єкти постачальника для перевірки його спроможностей, сфери компетенції, репутації, будь-яких прогалин, існування та безпосередньо звітували перед керівником команди ланцюга постачання та менеджером ланцюга постачання. 

Розвиток потенціалу персоналу партнерів:  

• Робота з партнерськими організаціями щодо закупівель, які здійснюються впродовж усього циклу закупівель.
• Відвідання вступних нарад за новими проектами та проведення інструктажів для нових партнерів з метою детального представлення політики і процедур ДРБ щодо закупівель та логістики, у тому числі керівних положень донорів.
• Проведення регулярних тренінгів з питань логістики та закупівель або повторних інструктажів з управління закупівлями, управління активами та управління складами й запасами. 
• Допомога в оцінюванні організаційного потенціалу поточних і нових партнерів, що стосується закупівель, та розробка індивідуальних планів розвитку потенціалу в координації з менеджером ланцюга постачання. 
• Виконання функцій координатора для поточних запитів та запитів щодо розвитку потенціалу, пов’язаних із закупівлями, які висуваються партнерськими організаціями. 
• Управління зовнішніми тренінгами з питань закупівель для партнерських організацій. 

Архівація документів про закупівлі та заходи у відповідь на проведені аудити:

• Забезпечення того, що всі документи, пов’язані з партнерськими закупівлями, впорядковано ведуться/зберігаються партнерами і є легкодоступними для подальшого користування та аудиторських перевірок.
• Своєчасне інформування всіх партнерів та відділу закупівель ДРБ про будь-яку оновлену інформацію донорів та ДРБ, що стосується закупівель і логістики.
• Тісна співпраця з усім персоналом і підтримання професійних відносин з колегами партнера.
• Підготовка належних заходів у відповідь на проведені аудиторські перевірки, роз’яснення щодо питань, порушених аудиторами, та надання всієї необхідної супровідної документації.
• Організація нарад з персоналом партнерів для обговорення та вирішення будь-яких проблем у процесі закупівлі.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів. 
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку. 
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій. 
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити. 
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань

Досвід і технічні вміння: 

• Для посади вимагається мінімум 2 роки професійного досвіду в управлінні ланцюгами постачання (SCM), закупівлями та процедурами логістики.
• Гарне розуміння правил і керівних положень у галузі державних закупівель. 
• Гарне знання сфери управління ланцюгами постачання та виконання процедур закупівель в М/НУО.
• Глибокі знання управління закупівлями, бажані знання норм відповідних донорів та/або агенцій, що здійснюють фінансування. 
• Відмінне володіння MS Word, Excel, PowerPoint.
• Високий рівень володіння англійською мовою.
• Вільне володіння місцевою мовою: українською або російською. 
• Відповідний університетський ступінь у галузі логістики та/або управління ланцюгами постачання чи еквівалентна професійна кваліфікація.
• Гарне знання стану розвитку та соціального контексту країни в цілому.

Освіта: 

• Ступінь бакалавра в галузі логістики та/або управління ланцюгами постачання чи еквівалентна професійна кваліфікація.
• Бажаний досвід роботи в МНУО.

Мови: (зазначте рівень володіння)

• Українська — fluency level
• Російська — fluency level
• Англійська — upper intermediate

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою) за посиланням: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=168420&DepartmentId=19100&SkipAdvertisement=true

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подачі заявок: 16 липня 2023 р.

Щоб отримати додаткову інформацію про DRC, відвідайте наш веб-сайт drc.ngo