Фахівець/чиня із публічних закупівель

Данська Рада у справах біженців (ДРБ) є провідною міжнародною гуманітарною організацією, основною метою якої є захист, підтримка та просування довгострокових рішень для постраждалого від переміщення населення. 

ДРБ існує в Україні з 2014 року. На даний момент у ДРБ працює понад 700 співробітників загалом на території України. У 2024 році DRC продовжить суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації в секторах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла та гуманітарного роззброєння і розбудови миру (гуманітарного розмінування), надаючи пряму підтримку відповідальним особам та громадським організаціям (ГО), а також їх партнерам. ДРБ надалі розвиватиме довгострокові рішення, адаптуючи їх до ситуації, що змінюється. 

Наразі ДРБ шукає Фахівця з публічних закупівель для своєї діяльності в м. Чернігів.   

Загальна мета позиції: У своїй роботі фахівець відділу з публічних закупівель керується цією посадовою інструкцією, стандартними операційними процедурами (далі – СОП) та чинними нормативними документами Представництва Датської ради у справах біженців в Україні (далі – ДРБ).

Основні обов’язки

Управління закупівлями та ланцюгами поставок:

• Забезпечити, щоб усі процеси закупівель відповідали Посібнику з операційної діяльності ДРБ та відповідним керівним принципам.
• Надавати ефективну та дієву підтримку потребам програм відповідно до запитів. 
• Дотримуватися умов постачання товарів та послуг, зазначених у запиті, відповідно до чинних процедур.
• Розробляти та підтримувати комплексну базу даних закупівель товарів та послуг відповідно до вимог. 
• Готувати або оновлювати щотижневі та щомісячні звіти про стан закупівель. 
• Підготовка звітів у різних форматах, пов’язаних із закупівлями, та звітів за призначенням керівника.
• Співпраця з персоналом програмної діяльності для забезпечення ефективної підтримки потреб програми протягом усього програмного циклу.
• Забезпечення закупівлі, постачання та приймання товарів і послуг відповідно до чинних процедур закупівель ДРБ та чинного законодавства.
• Забезпечення розуміння та дотримання всіх правил і політик донорів, що стосуються логістики.
• Підготовка та моніторинг договірної документації на закупівлю товарів та послуг відповідно до вимог ДРБ.
• Точно та послідовно застосовувати процеси ланцюга постачання ERP, дотримуватися встановлених вимог щодо ведення обліку в системі ERP.
• Своєчасно надавати відповідні дані для обліку основних засобів.
• Забезпечити контроль за відвантаженням матеріальних цінностей зі складу на вимогу програм.

Планування та контроль закупівель:

• Підтримувати та виконувати план закупівель у координації з командами-програмниками.
• Своєчасна підготовка закупівельної та контрактної документації, забезпечення контролю виконання контрактів та відстеження всіх замовлень.
• Забезпечити дотримання логістичних правил і політик конкретних донорів.
• Забезпечити нагляд за всіма контрактами на закупівлю та надання послуг відповідно до українського законодавства з метою захисту інтересів ДРБ. 
• Укладати та підтримувати ефективні та довгострокові контракти та відносини з постачальниками.
• Оптимізація роботи ланцюга постачання шляхом укладання довгострокових контрактів на постачання.

Відповідність та управління ризиками:

• Забезпечити ефективну реалізацію ДРБ процесів належної перевірки постачальників у місцевому контексті.

Права:

Фахівець із публічних закупівель має право:  

• Знайомитися з проєктами рішень керівництва організації, що стосуються його/її діяльності.
• Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов’язаної з обов’язками, встановленими цією інструкцією, подавати зауваження щодо працівників організації; пропонувати шляхи усунення недоліків, виявлених у діяльності організації.
• Запитувати та отримувати особисто або на вимогу безпосереднього керівника будь-яку інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків, від керівників структурних підрозділів та спеціалістів.   
• Звертатися до керівництва організації з проханням про будь-яку підтримку у виконанні своїх професійних обов’язків.

Відповідальність:

Фахівець із публічних закупівель відповідальний за:

• Неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов’язків, передбачених цією посадовою інструкцією, – в межах трудового законодавства України.
• Порушення, вчинені в процесі його/її професійної діяльності, в межах чинного адміністративного, кримінального або цивільного законодавства України.
• Матеріальну шкоду в межах чинного цивільного та трудового законодавства України.

Про кандидата:

• Щонайменше 3 роки досвіду роботи у сфері логістики або закупівель, бажано в гуманітарній організації або девелоперській організації. 
• Добре розуміння правил та норм закупівель основних міжнародних донорів. 
• Знання правил гуманітарних поставок, включаючи вимоги донорів.
• Комп’ютерна грамотність: впевнений користувач MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook.

Освіта: 

• Ступінь бакалавра в галузі управління ланцюгами поставок, бізнес-адміністрування або суміжних галузях; ступінь магістра є перевагою.

Знання мов: 

• Вільне володіння письмовою та усною українською мовою.
• Рівень володіння англійською мовою вище середнього (говоріння/читання/письмо).

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ:  

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів. 
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку. 
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій. 
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити. 
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань.  

Ми пропонуємо: 

• Тривалість контракту: Річний контракт після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну. 
• Призначення місця служби: Чернігів 
• Дата початку: Якомога швидше. 
• Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців. 

Процес подання:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Форма для подання заявки. 

Кінцевий термін подання заявок: 25.07.2024.