Фахівець/чиня з адміністративної роботи

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є провідним агентством із захисту, адвокації та просування довгострокових рішень для населення, яке постраждало від переміщення. 

ДРБ працює в Україні з 2014 року, наразі в ДРБ працює понад 800 співробітників в Україні і у 2023 році організація продовжить значне розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації у сферах соціально-правового захисту, засобів до існування, відновлення житла/непродовольчих товарів, гуманітарного роззброєння та розбудови миру (гуманітарна протимінна діяльність), шляхом прямого втручання, підтримувати організації громадянського суспільства (ОГС) та партнерство з ОГС.

Наразі ДРБ шукає Фахівця з адміністративної роботи для своєї діяльності в місті Суми. Ця посада підпорядковуватиметься Менеджеру з адміністративної та програмної діяльності офісу ДРБ у м. Суми.

Загальна мета ролі:

Під управлінням, Менеджера з адміністративної та програмної діяльності офісу ДРБ у м. Суми,  Фахівець з адміністративної роботи зобов’язаний контролювати всі аспекти адміністративної діяльності в офісі ДРБ, забезпечуючи ефективну роботу та процедури, забезпечувати реалізацію адміністративної політики в офісі, розробку систем, які сприяють підвищенню ефективності та економічності адміністративних операцій.

Обов’язки:

Адміністративна підтримка:

• Забезпечити своєчасне здійснення всіх комунальних платежів.
• Забезпечити організацію зустрічей для команди вищого керівництва та іншу адміністративну підтримку, яка може знадобитися.
• Складання протоколу засідань.
• Відстеження пунктів дій відповідно до протоколів зустрічей.
• Надавати підтримку менеджеру та команді вищого керівництва регіону щодо пошуку актуального законодавства та політик.
• Взаємодія з місцевою владою та іншими НУО/ГО на запит менеджера або координатора адвокації.
• Допомога в підготовці Меморандумів про взаєморозуміння з місцевою владою, НУО/ГО.
• Допомога з проїздом та проживанням персоналу.
• Спільно з фінансовим та програмним підрозділами організовує сканування та зберігання договорів, архівування документів та передачу до архіву;
• Співпраця з департаментом HR з питань оформлення та обміну документацією
• Будь-які інші обов’язки на вимогу менеджера.

Управління офісом:

• Забезпечення відповідності, безпеки та функціонування офісної інфраструктури (тобто система безпеки, зв’язок тощо)
• Контролювати всі аспекти обслуговування та чистоти офісу.
• Контроль та закупівля канцелярії, напоїв, їжі для потреб діяльності офісу
• Спільно з фахівцями з безпеки забезпечення охорони офісу
• Підтримувати та оновлювати договори оренди та координувати поновлення договорів оренди офісних приміщень, гостьових будинків та житла для іноземців. Координація зв’язку з орендодавцями.
• Координація передачі орендованого майна та забезпечення своєчасного повернення застави.
• Забезпечити ремонт і технічне обслуговування об’єктів відповідно до стандартів і процедур ДРБ.
• Управління адміністративною командою для забезпечення загальної ефективності.

Оренда квартир/Управління гостьовими будинками:

• Управління орендованими квартирами/гостьовим будинком, забезпечення безпеки та функціонування всієї інфраструктури.
• Контролювати всі аспекти утримання та чистоти в орендованих квартирах/гостьовому домі.
• Забезпечення наявності в орендованих квартирах/гостьових будинках запасів, а також контроль їх використання.
• Координація діяльності гостьових будинків і житла іноземців, зв’язок з власниками нерухомості з будь-яких питань. За потреби контроль ремонтів.

Необхідний досвід та компетенції:

• Досвід адміністративної роботи
• Відданість навчанню та впровадженню організаційної політики та процедур.
• Відмінне володіння MS Word, Excel, PowerPoint
• Досвід управління ERP системою є перевагою
• Увага до документів
• Вільне володіння українською, російською мовами та поглиблене знання англійської мови

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та заохочення зворотного зв’язку.
• Вміння взяти на себе ініціативу: Взяття на себе відповідальності та ініціативи з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Слухати і говорити ефективно і чесно.
• Демонструвати доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки відповідно до цінностей та Кодексу поведінки DRC, включаючи захист від сексуальної експлуатації, зловживань та домагань.

Необхідна освіта:

Вища освіта в галузі управління або еквівалентна професійна кваліфікація

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: 3-х місячний випробувальний період з можливістю подальшої продовження контракту

Рівень: H

Призначення місця роботи:  місто Суми
Дата початку:  Якомога швидше. Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подання:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою тут. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

ДРБ як роботодавець
Працюючи в ДРБ, ви приєднаєтеся до глобальної команди, яка налічує близько 8000 співробітників у 40 країнах світу. Ми пишаємося нашими:

• Професіоналізмом, впливом та досвідом
• Гуманітарний підходом та роботою, яку ми виконуємо
• Цілеспрямованістю, значущістю та власним внеском
• Культурою, цінностями та сильним лідерством
• Справедливою компенсація та постійним розвитком

Здатність ДРБ забезпечити захист та допомогу біженцям, ВПО та іншим підзахисним особам залежить від здатності наших співробітників підтримувати та просувати найвищі стандарти етичної та професійної поведінки щодо цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, жорстокого поводження та домагань. ДРБ проводить ретельні та всебічні перевірки особистих даних як частину процесу набору персоналу. 

Якщо у вас є питання або виникають проблеми з процесом подання онлайн-заявки, будь ласка, відвідайте drc.ngo/about-us/job-and-career/support-for-job-seekers.

Данська Рада у справах біженців є роботодавцем з рівними можливостями. Ми прагнемо створити інклюзивне та позитивне робоче середовище, засноване на взаємній повазі всіх співробітників. Всі претенденти на працевлаштування розглядаються без урахування раси, віку, здібностей, етнічної приналежності, національності, релігії, гендерної ідентичності, сексуальної орієнтації, сімейного стану або будь-якого іншого фактора. У ДРБ ми відзначаємо різноманітність та цінуємо наших співробітників за те, якими особистостями вони є, та їх унікальні навички, досвід та перспективність. Запрошуємо всіх зацікавлених кандидатів подати заявку!