Фахівець/чиня з адміністративної роботи / Administration Officer

Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі DRC) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими зустрічаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

Наразі DRC розширює свою присутність у регіонах країни та шукає Фахівця з адміністративної роботи у Чернігові.

Основна мета роботи :

• Контролювати всі аспекти адміністративної підтримки в офісі DRC, забезпечуючи ефективну роботу та процедури.
• Реалізація адміністративної політики в офісі.
• Розробка систем, які сприяють підвищенню ефективності та економічності адміністративних операцій.       

Основні обов’язки:

Адміністративна підтримка:

• Забезпечити своєчасне здійснення всіх комунальних платежів.
• Забезпечити організацію зустрічей для команди вищого керівництва та іншу адміністративну підтримку, яка може знадобитися.
• Складання протоколу засідань.
• Відстеження пунктів дій відповідно до протоколів зустрічей.
• Надавати підтримку регіональному менеджеру та команді вищого керівництва регіону щодо пошуку актуального законодавства та політик.
• Взаємодія з місцевою владою та іншими НУО/ГО на запит регіонального менеджера або координатора адвокації.
• Допомога в підготовці Меморандумів про взаєморозуміння з місцевою владою, НУО/ГО.
• Допомога з проїздом та проживанням персоналу.
• Спільно з фінансовим та програмним підрозділами організовує сканування та зберігання договорів, архівування документів та передачу до архіву;
• Будь-які інші обов’язки на вимогу регіонального менеджера.

Управління офісом:

• Забезпечення відповідності, безпеки та функціонування офісної інфраструктури (тобто система безпеки, зв’язок тощо)
• Контролювати всі аспекти обслуговування та чистоти офісу.
• Спільно з фахівцями з безпеки забезпечення охорони офісу
• Підтримувати та оновлювати договори оренди та координувати поновлення договорів оренди офісних приміщень, гостьових будинків та житла для іноземців. Координація зв’язку з орендодавцями.
• Координація передачі орендованого майна та забезпечення своєчасного повернення застави.
• Забезпечити ремонт і технічне обслуговування об’єктів відповідно до стандартів і процедур ДРБ.
• Управління адміністративною командою для забезпечення загальної ефективності.

Оренда квартир/Управління гостьовими будинками:

• Управління орендованими квартирами/гостьовим будинком, забезпечення безпеки та функціонування всієї інфраструктури.
• Контролювати всі аспекти утримання та чистоти в орендованих квартирах/гостьовому домі.
• Забезпечення наявності в орендованих квартирах/гостьових будинках запасів, а також контроль їх використання.
• Координація діяльності гостьових будинків і житла іноземців, зв’язок з власниками нерухомості з будь-яких питань. За потреби контроль ремонтів.                                                                                                                            

Про вас:

• Щоб успішно виконувати цю роль, ми очікуємо, що ви матимете досвід гуманітарної адміністративної роботи
• Відданість навчанню та впровадженню організаційної політики та процедур.
• Відмінне володіння MS Word, Excel, PowerPoint
• Досвід управління ERP системою є перевагою
• Вища освіта в галузі управління або еквівалентна професійна кваліфікація
• Володіння українською мовою письмово та усно.
• Англійська на середньому або просунутому рівні (розмова/читання/письмо).

Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ:

• Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
• Взяття ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно.
• Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Ми пропонуємо:

• Тривалість контракту: 12 місяців з можливістю продовження в залежності від ефективності та фінансування програми. Попередній 3-місячний пробний період
• Дата початку: якнайшвидше
• Тип договору: повна зайнятість, робота в офісі Чернігова

Процес подачі заявки:

Якщо Вам цікава робота в міжнародній гуманітарній організації, будь ласка надсилайте своє резюме (не більше чотирьох сторінок) та мотиваційний лист англійською мовою: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationForm/SinglePageApplicationForm.aspx?cid=1036&departmentId=19100&ProjectId=168133

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подання заявок: 31.05.2023

Для отримання додаткової інформації про Представництво Датської ради у справах біженців в Україні, будь-ласка, перегляньте наш веб-сайт drc.ngo.