Фахівець/чиня з адміністративних питань / Administrative Officer

Компанія «Делойт» шукає кваліфікованих кандидатів на посаду Фахівця з адміністративних питань для підтримки Проекту USAID «Підтримка реформ охорони здоров’я» (далі – Проект). 

Посада: Фахівець з адміністративних питань
Період зайнятості: 15/01/2025 р. – 31/03/2025​​ р. (з можливістю продовження)

Інформація про Проєкт:

Мета діяльності Проєкту USAID «Підтримка реформи охорони здоров’я» (Проєкт) полягає у підтримці прозорої, підзвітної та ефективної системи охорони здоров’я, здатної задовольняти потреби населення України. Сприяння реформуванню сектору охорони здоров’я, підвищення прозорості та боротьба з корупцією зменшать власні витрати громадян на охорону здоров‘я та покращать доступ українців до високоякісних та заснованих на доказах медичних послуг. Ліквідація корупції є складовою кожного компоненту, який має бути виконаним у рамках Проєкту, а саме:

1. Покращення управління у секторі охорони здоров’я.
2. Сприяння трансформуванню моделі фінансування охорони здоров’я.
3. Зміцнення кадрового потенціалу сектору охорони здоров’я.
4. Підвищення прозорості, підзвітності системи охорони здоров’я та її чутливості до змін.
5. Покращення системи надання послуг на всіх рівнях.

Обсяг послуг

Фахівець з адміністративних питань забезпечує організаційно-адміністративну підтримку Проєктному офісу з відновлення сектору охорони здоров’я (Проєктний офіс) при Міністерстві охорони здоров’я (МОЗ) України.

Опис послуг

Адміністративна підтримка діяльності Проєктного офісу:

• Організація та ведення документації Проєктного офісу, включаючи зберігання, структурування та архівування відповідних документів.
• Адміністративний супровід команд Проєктного офісу, включаючи координацію робочих процесів та планування внутрішніх ресурсів.
• Забезпечення належного обміну інформацією між командами, структурними підрозділами МОЗ України та зовнішніми партнерами, зокрема через електронні канали та системи документообігу.
• Організація та проведення навчальних сесій для команд Проєктного офісу з використання електронних інструментів та процесів управління завданнями.
• Підтримка процесів зворотного зв’язку для покращення командної роботи та вдосконалення управлінських підходів.
• Участь у підготовці звітів щодо роботи Проєктного офісу (щотижневих, щомісячних, щоквартальних).
• Координація внутрішніх та зовнішніх зустрічей з партнерами та стейкхолдерами, підготовка та оформлення протоколів зустрічей.
• Організація комунікацій з основними зацікавленими сторонами та підтримка оновлення інформаційних каналів Проєктного офісу (електронні розсилки тощо).

 Забезпечення роботи електронних екосистем управління Проєктного офісу:

• Підтримка електронних систем управління завданнями та проєктами відповідно до вимог Проєктного офісу.
• Внесення інформації про проєкти, завдання та пріоритети в електронну екосистему та підтримка її актуальності для забезпечення прозорого доступу команди до ключової інформації.
• Розробка та впровадження шаблонів для документації та звітності, що полегшують процес управління інформацією в Проєктному офісі.
• Забезпечення єдиного стандарту ведення електронних записів та формування єдиної бази даних для усіх проєктів у межах Проєктного офісу.

 Моніторинг виконання завдань та контроль дотримання термінів:

• Систематичний моніторинг виконання завдань у межах Проєктного офісу для забезпечення відповідності термінам, встановленим на етапі планування.
• Виконання регулярного аналізу прогресу реалізації завдань, забезпечення оперативного інформування керівництва Проєктного офісу про відхилення та затримки.
• Управління системою нагадувань та оповіщень щодо термінів виконання для ключових виконавців у межах Проєктного офісу.
• Проведення аудиту реалізації задач, оцінка продуктивності команд та внесення пропозицій щодо покращення управлінських процесів.

 Аналітична підтримка та підготовка звітності для Проєктного офісу:

• Збір, обробка та аналіз даних з різних проєктних активностей Проєктного офісу з метою визначення прогресу, ресурсних потреб та можливих ризиків.
• Формування регулярних аналітичних звітів для керівництва Проєктного офісу, включно з ключовими показниками ефективності, зведеними даними про виконання завдань і основними рекомендаціями.
• Участь у підготовці презентацій для стратегічних сесій та звітів для керівництва з використанням інфографіки та візуальних аналітичних інструментів.
• Виявлення та документування успішних практик та підходів у реалізації завдань, створення бази знань для внутрішнього користування Проєктного офісу.

Місце роботи та відрядження

Фахівець з адміністративних питань працюватиме в м. Київ у Міністерстві охорони здоров’я України. Відрядження не передбачаються.

Вимоги

• Ступінь бакалавра (або вище)
• Відмінні навички письмового та усного спілкування, вживання дипломатичної та тактовної лексики навіть у стресових і термінових ситуаціях
• Вільне володіння українською мовою; професійний рівень володіння англійською мовою
• Досвід адміністративної роботи не менше 2 років; робота в державному секторі буде вважатися перевагою
• Відмінна особиста організованість та організаторські здібності для визначення пріоритетів та планування завдань
• Виняткова здатність дотримуватися термінів
• Відмінні навички проведення презентацій та організації зустрічей
• Здатність почуватися комфортно у мінливому середовищі
• Позитивний командний гравець із сильними навичками міжособистісного спілкування та налагодження стосунків
• Здатність проявляти ініціативу, діяти незалежно та орієнтуватися в неоднозначних ситуаціях
• Уважність до деталей
• Винахідливість і прагматичність під час розв‘язання проблем
• Уміння помічати неординарне та завершувати цикли
• Упевнений користувач Microsoft Word, Excel, PowerPoint та Outlook
• Досвід роботи з CRM системами та програмами проектного менеджменту буде вважатися перевагою
• Можливість працювати понаднормово, за потреби

Підпорядкування

Фахівець з адміністративних питань підпорядковуєтсья Менеджеру з питань відновлення та відбудови системи охорони здоров’я.

Кандидати, які відповідають вищезазначеним вимогам, повинні надіслати своє резюме, супровідний лист, та три контакти для перевірки рекомендацій на адресу [email protected] з темою листа Фахівець з адміністративних питань не пізніше 6 січня 2025 року. На співбесіду будуть запрошені лише ті кандидати, які пройдуть попередній відбір.

ENG

Deloitte is seeking resumes for qualified candidates to serve as Administrative Officer in support of the USAID Health Reform Support project. 

Role: Administrative Officer
Period of performance: 15/01/2025 – 31/03/2025 (with a possibility of extension)

Project Description

The purpose of the USAID Health Reform Support (HRS) project is to support a transparent, accountable, and effective health care system that is capable of meeting the health needs of the Ukrainian people. Advancing health sector reforms, enhancing transparency, and tackling corruption will reduce out-of-pocket payments and improve access and availability of high quality, evidence-based health care services for Ukrainians. Elimination of corruption is a cross-cutting theme across all objectives to be achieved by this activity, which include:

1. Improve health sector governance.
2. Support the transformation of the healthcare financing model.
3. Strengthen the health workforce.
4. Enhance transparency, accountability, and responsiveness of the health care system.
5. Improve service delivery system at all levels.

Scope of Services

The Administrative Officer will provide technical assistance to USAID HRS in administrative and operational support for the Health Recovery Project Office at the Ministry of Health (RPO) from the consequences of the war.

Description of Services

Administrative support of the Project Office activities:

• Organisation and maintenance of the RPO documentation, including storage, structuring and archiving of relevant documents.
• Administrative support of the RPO teams, including coordination of work processes and planning of internal resources.
• Ensure proper information exchange between the teams, structural units of the Ministry of Health of Ukraine, and external partners, including through electronic channels and document management systems.
• Organising and conducting training sessions for the RPO teams on using electronic tools and task management processes.
• Supporting feedback processes to improve teamwork and management approaches.
• Participation in the preparation of reports on the work of the RPO (weekly, monthly, quarterly).
• Coordinating internal and external meetings with partners and stakeholders, as well as preparing and executing meeting minutes.
• Organizing communications with key stakeholders and maintain updated information channels of the Project Office (e-newsletters, etc.).

Ensuring the operation of the Project Office’s electronic management ecosystems:

• Maintaining electronic task and project management systems in accordance with the RRO’s requirements.
• Registering information about projects, tasks, and priorities in the electronic ecosystem and keeping it up-to-date to ensure transparent access to key information for the team.
• Developing and implementing templates for documentation and reporting to facilitate information management in the RPO.
• Ensure a single standard for electronic record keeping and create a single database for all projects within the RPO.

Monitoring of tasks and control of compliance with deadlines:

• Systematic monitoring of the implementation of tasks within the RPO to ensure compliance with the deadlines set at the planning stage.
• Performing regular analysis of the progress of tasks, ensuring prompt notification of deviations and delays to the RPO management.
• Manage the system of reminders and alerts on deadlines for key performers within the RPO.
• Conducting task implementation audits, evaluating team performance and making suggestions for improving management processes.

Analytical support and reporting for the Project Office:

• Collecting, processing, and analyzing data from various project activities of the RPO to determine progress, resource needs, and possible risks.
• Preparation of regular analytical reports for the RPO management, including key performance indicators, summary data on the implementation of tasks and key recommendations.
• Participate in the preparation of presentations for strategic sessions and reports for management using infographics and visual analytical tools.
• Identification and documentation of successful practices and approaches in the implementation of tasks, creation of a knowledge base for internal use of the RPO.

Work Location & Travel

The Administrative Officer will be based in Kyiv and co-located with the Ministry of Health. No travel is anticipated.

Requirements

• Bachelor’s degree (or higher)
• Excellent written and verbal communication skills, using diplomatic and tactful language, even in stressful, time-sensitive situations
• Fluency in Ukrainian; professional level of English
• Minimum of 2 years of previous experience with administrative work; work in the governmental sector would be considered an asset
• Excellent time management and organizational skills to prioritize and plan tasks
• Exceptional ability to meet deadlines
• Excellent presentation and meeting arrangement skills
• Ability to thrive in a fast-paced, fast-changing environment
• Positive team player with strong interpersonal and relationship-building skills
• Ability to take initiative, function independently, and navigate ambiguity
• Strong attention to detail
• Resourceful and pragmatic problem solver
• Skilled at following up on outstanding items and closing loops
• Strong computer proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook
• Proficiency with CRM systems and project management programs would be considered an asset
• Ability to work outside of standard business hours on an as-needed/required basis

Reporting Requirements

The Administrative Officer will provide updates on the progress of services to the Healthcare Recovery and Restoration Manager.

Qualified candidates are expected to send their CVs, cover letter, and list of two professional references [email protected] no later than, January 6, 2025. Please indicate the following in the subject field of the email: “Administrative Officer“. Only shortlisted candidates will be invited for an interview.