Фахівець/чиня з персоналу / Адміністративний/а фахівець/чиня

Київ

ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРОЄКТ
 Проєкт USAID «Економічна підтримка України» (далі – Проєкт USAID) є адаптивним і гнучким механізмом, що задовольняє нагальні потреби розвитку України та підтримує загальну економічну стійкість. Україна прагне перемогти в повномасштабній війни проти Росії і бути готовою прискорити свій розвиток як суверенна, незалежна, демократична та процвітаюча держава. Ці прагнення вимагають динамічного та інклюзивного економічного відновлення.

СТАБІЛІЗАЦІЯ ТА ВІДНОВЛЕННЯ БІЗНЕСУ

Проєкт USAID бере участь у розвитку стійкої та інклюзивної моделі зростання економіки в регіонах, які сильно постраждали. Проєкт USAID дає змогу українцям створювати та розвивати мікро-, малі та середні підприємства (ММСП) у перспективних секторах економіки, впроваджувати інновації та виходити на нові ринки в Україні, Європейському Союзі (ЄС) та інших регіонах. Проєкт USAID наголошує на залученні внутрішньо переміщених осіб (ВПО), жінок, молоді, ветеранів, людей похилого віку, ЛГБТКІ+ та інших вразливих груп, щоб гарантувати, що ці люди також беруть участь у розбудові економіки регіону.

Починаючи з 2025 року, Проєкт USAID відновлює свою діяльність в галузі стабілізації та відродження бізнесу у 4 східних областях (Луганській, Донецькій, Запорізькій, Херсонській) і 3 прилеглих областях (Харківській, Дніпропетровській, Миколаївській); і меншою мірою у 4 постраждалих від війни областях (Сумській, Полтавській, Чернігівській, Одеській). Програма «Стабілізація та відродження бізнесу» спрямована на підвищення економічної стійкості східної України шляхом виконання таких задач:

? ЦІЛЬ 1: Допомогти стабілізувати економіку України; та

? ЦІЛЬ 2: Підтримати стійкий розвиток мікро-, малі та середні підприємств (ММСП) в Україні.

Таким чином економіка східних і прифронтових регіонів України зможе протистояти викликам, пов’язаним із вторгненням Росії та знищенням критичної інфраструктури. Окремі особи, підприємства та органи державної влади зможуть відновити своє життя та роботу в цих регіонах, тим самим покращуючи економічну стійкість регіону.

На додачу до програми «Стабілізація та відродження бізнесу» в східних та прифронтових областях Проєкт USAID продовжує реалізувати суміжні проєкти:

· ЛОГІСТИКА ЕКСПОРТУ ЗЕРНОВИХ «AGRI-UKRAINE»; Проєкт USAID «Економічні підтримка України» є одним із ключових партнерів USAID, які реалізують «Ініціативу стійкості сільського господарства в Україні» (AGRI) із загальним бюджетом в 350 мільйонів доларів США. Ця ініціатива була розпочата у 2022 році для посилення експорту сільськогосподарської продукції з України та подолання глобальної кризи продовольства, що була загострена війною. В рамках цієї ініціативи Проєкт USAID співпрацює із громадськими організаціями та приватними компаніями з метою доповнення та залучення терміново необхідних інвестицій у транспортування та перевалку зерна.

· РОЗБУДОВА ПУНКТІВ ПРОПУСКУ ЧЕРЕЗ КОРДОН (BCP); Проєкт USAID «Економічні підтримка України» безпосередньо підтримує Уряд України, включаючи Державне агентство відновлення та розвитку інфраструктури України, Державну Митну Службу України та Укрзалізницю. В рамках цієї підтримки Проєкт USAID вдосконалює 42 пункти пропуску через державний кордон. Сучасна та більш ефективна прикордонна інфраструктура та митні процедури зменшать експортні витрати та збільшать експортну спроможність, що дозволить Україні збільшити обсяги торгівлі та просунутися на шляху до інтеграції в ЄС.

· ПРОГРАМА НЕВІДКЛАДНОГО РЕАГУВАННЯ У СФЕРІ ЕНЕРГЕТИКИ; Це одна із найбільш гнучких програм USAID. На її меті стоїть вирішення нагальних та раптових потреб. Проєкт USAID «Економічна підтримка України» (Проєкт USAID) надаватиме підтримку українським громадам, державним та приватним підприємствам у вирішенні проблем з енергопостачанням восени і взимку (Вересень 2024 – Грудень 2025 року). Метою програми є мінімізація впливу дефіциту електроенергії на населення та економіку України. Це адаптивний компонент. Проєкт USAID можливо буде реагувати на інші надзвичайні потреби в умовах триваючої російської агресії та атак на критичну інфраструктуру України.

ПРО ПОЗИЦІЮ

Фахівець з персоналу / Адміністративний фахівець є невід’ємною частиною команди HR, забезпечуючи ефективне впровадження HR-політик, процедур і дотримання організаційних та регуляторних вимог. Ця роль передбачає ведення та оновлення HR-документів, таких як облік співробітників, контракти, з дотриманням точності та конфіденційності. Серед основних обов’язків — підтримка процесу рекрутингу, адаптація нових співробітників і ведення документації з оцінки ефективності роботи. Також фахівець займається адміністративними завданнями, такими як облік відпусток, адміністрування бенефітів, підтримка HR-баз даних та систем звітності. Посада вимагає високого рівня організованості, уваги до деталей і здатності професійно працювати з чутливою інформацією. Базуючись у Києві та підпорядковуючись HR-директору, HR-офіцер / Адміністративний офіцер є ключовою контактною особою для співробітників, надаючи консультації з HR-політик і вирішуючи запити для підтримки позитивного та відповідального робочого середовища.

ОБОВ’ЯЗКИ

Підтримка процесу рекрутінгу:
 • Підтримка процесу найму національного персоналу для ERA у тісній співпраці з офіцером з підбору персоналу та менеджером, дотримуючись процедур, передбачених DAI Field Operational Manual та Кодексом законів про працю України.
 • Розміщення та закриття вакансій.
 • Перевірка рекомендацій та зібраної особистої інформації.

Адміністративна підтримка HR:
 • Підтримка HR-менеджера в адміністративних завданнях, включаючи ведення паперових архівів персональних справ співробітників та підготовку довідок про зайнятість за запитом співробітників.
 • Щомісячне формування платіжних запитів для корпоративних програм підтримки співробітників, таких як психологічне консультування та юридична допомога, забезпечення обліку та оплати замовлених послуг.
 • Координація з менеджером з безпеки для щоденного ведення обліку місцезнаходження персоналу відповідно до інформації з внутрішніх месенджер-груп для офісів у Києві, Львові, Одесі та груп, що працюють за кордоном.
 • Ведення обліку військовозобов’язаних співробітників у відповідності до нового Закону про мобілізацію. Надсилання повідомлень до військкоматів щодо статусу бронювання співробітників ERA.
 • Координація доставки документів до/з київських офісів через кур’єрські служби, включаючи доставку документів до GDIP, співробітникам, постачальникам тощо.
 • Допомога в організації логістики та проведенні заходів за запитом.
 • Переклад документів, листів та іншого листування зі стейкхолдерами за запитом.
 • Виконання інших завдань за дорученням HR-директора або членів керівної команди.

Підтримка розвитку персоналу:
 • Ведення обліку процесу оцінки ефективності співробітників протягом року на всіх етапах.
 • Моніторинг, координація та організація обов’язкових щорічних тренінгів, включаючи, але не обмежуючись: етика та комплаєнс, тренінги з безпеки, цифрової безпеки тощо.
 • Координація оплати за затверджені тренінги для персоналу.
• Відповідальність за підтримку папок з оцінками ефективності в SharePoint.
 • Координація процесу оцінки ефективності нових співробітників після завершення випробувального терміну.

КВАЛІФІКАЦІЯ

•Ступінь бакалавра або магістра в галузі економіки, фінансів, операцій, соціології або суміжній сфері.
 • Щонайменше 5 років досвіду роботи управління персоналом та/або адміністративної діяльності.
 • Досвід роботи на проєктах, фінансованих USAID або іншими донорами, протягом як мінімум 2 років буде перевагою.
 • Повна впевненість у роботі з додатками Microsoft, ERP-системами та підтверджений досвід роботи з електронними таблицями.
 • Здатність виконувати кілька завдань одночасно та розставляти пріоритети.
 • Відмінні організаційні навички та вміння працювати в команді.
 • Професійний рівень володіння українською та англійською мовами.

МИ ПРОПОНУЄМО

Тривалість трудового договору: 12 місяців з можливістю продовження.

Пакет переваг:

• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 10 днів оплачувального лікарняного на рік;
• Медичне страхування співробітників проєкту USAID та їхніх сімей;
• Страхування життя співробітників проєкту USAID та одного члена сім’ї;
• Покриття всіх витрат на відрядження;
• Проект USAID ERA відноситься до критичної інфраструктури, можливе бронювання від військової служби.

Дата початку: січень 2025 року

Процес подання резюме

Усі кандидати мають надсилати супровідний лист та актуальне резюме (не більше чотирьох сторінок) виключно англійською мовою на електронну адресу [email protected]. Лише відібрані кандидати з відповідним досвідом роботи будуть запрошені на співбесіду.

Усі кваліфіковані заявники отримають право на роботу незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, національного походження, інвалідності, віку чи статусу захищеного ветерана.

Кінцевий термін подання резюме: 31 січня 2025 року.

Kyiv                                                                           

ERA BACKGROUND

The USAID Economic Resilience Activity (ERA) is designed as an adaptive and flexible mechanism that supports Ukraine’s immediate development needs and overall economic resilience. Ukraine’s efforts to win the future – emerging from Russia’s full-scale war ready to accelerate its development as a sovereign, independent, democratic, and prosperous state – require a dynamic, inclusive economic recovery.

STABILIZATION AND BUSINESS REVIVAL

ERA participates in developing a resilient, inclusive, and growth-oriented economy in severely damaged areas. ERA empowers Ukrainians to establish and develop micro, small, and medium enterprises (MSMEs) in promising economic sectors, innovate, and enter new markets in Ukraine, the European Union (EU), and other regions. ERA emphasizes the inclusion of internally displaced persons (IDPs), women, young adults, veterans, the elderly, LGBTQI+ and other vulnerable groups to ensure that these people also participate in building the region’s economic success.

Starting in 2025, ERA is reviving its interventions around Stabilization and Business Revival and re-establishing a core focus on 4 eastern oblasts (Luhansk, Donetsk, Zaporizhzhia, Kherson) and 3 adjacent oblasts (Kharkiv, Dnipropetrovsk, Mykolaiv); and, to a lesser extent, in 4 war-affected areas (Sumy, Poltava, Chernihiv, Odesa). This Stabilization and Business Revival intervention area aims to improve the economic resilience of eastern Ukraine by achieving the following goals:

? OBJECTIVE 1: Provide assistance to stabilize the economy of Ukraine; and

? OBJECTIVE 2: Support the sustainable development of micro, small and medium enterprises (SMEs) in Ukraine.

Consequently, the economy of eastern and frontline communities in Ukraine will be able to withstand and respond to the challenge presented by Russia’s invasion and destruction of critical infrastructure; and individuals, businesses and government partners will be able to rebuild their lives and operation in these regions, thereby improving the economic resilience of the region.

In addition to Stabilization and Business Revival in the east and frontline oblasts, ERA continues to support complementary intervention areas:

· AGRI-UKRAINE GRAIN EXPORT LOGISTICS; USAID’s Economic Resilience Activity (ERA) is one of USAID’s core partners implementing the $350 million Agriculture Resilience Initiative – Ukraine (AGRI) that was established in 2022 to bolster Ukrainian agricultural exports and alleviate the global food security crisis exacerbated by the war. Under AGRI-Ukraine, ERA partners with public and private companies to complement and leverage urgently needed grain transportation and transshipment investments.

· BORDER CROSSING POINTS (BCP) IMPROVEMENTS; ERA directly supports the Government of Ukraine, including the State Agency for Restoration and Development of Infrastructure of Ukraine (SARDI), the State Customs Service and Ukrainian Railways, to upgrade 42 of Ukraine’s BCPs. Modern and more efficient border infrastructure and customs procedures will reduce export costs and increase export capacity, enabling Ukraine to scale trade and advance its path to EU integration.

· ENERGY AND EMERGENCY RESPONSE SUPPORT; As one of USAID’s most flexible activities that responds to emerging and/or emergency needs, ERA is expanding its interventions that assist Ukraine businesses, communities or individuals in the fall and winter (September 2024-December 2025). The goal is to minimize the impact on the Ukrainian people and economy given recent power deficits. This is an adaptive component and ERA may also need to respond to other emergency needs in the face of ongoing Russian aggression and attacks on Ukraine’s critical infrastructure.

About the job

The HR & Administrative Officer is an integral part of the HR team, ensuring the smooth implementation of HR policies, procedures, and compliance with organizational and regulatory requirements. This role involves maintaining and updating HR-related documents, such as employee records, contracts, while ensuring accuracy and confidentiality. The role is responsible for supporting recruitment process, onboarding new hires, and managing performance evaluation documentation. Additionally, they oversee administrative tasks such as leave tracking, benefits administration, and maintaining HR databases and reporting systems.The position requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to handle sensitive information with professionalism and discretion. Based in Kyiv and reporting to the HR Director, the HR & Administrative Officer serves as a key point of contact for employees, providing guidance on HR policies and addressing queries to promote a positive and compliant work environment. 

RESPONSIBILITIES:

HR Recruitment Support:

• Support the hiring procedure and recruitment of national staff in ERA in close coordination with the HR Recruiting Officer and a hiring manager, ensuring that employment procedure is done as per the DAI Field Operational Manual and Ukrainian Labor Code.
• Publish and close vacancies,
• Verify references and collected personal information.

HR Administrative Support

• Support HR Manager with administrative tasks, including maintenance of paper personnel filing system, prepare Employment confirmation letters upon employees’ requests.
• Make monthly payment requests the corporate employee support programs of trauma counseling and legal assistance, ensure the ordered services are accounted and paid.
• Coordinate with Safety Manager on keeping records on the personnel whereabouts on a daily basis according to the information of the internal messenger groups for three offices in Kyiv, Lviv, Odesa, and the group working abroad.
• Maintain records of employees’ conscripts in compliance with the new Law on Mobilization.  Sending out mail to the Military Conscription Centers about reservation status of ERA employees.
• Coordinate mail delivery to/from Kyiv offices by courier services providers documents deliveries to GDIP, employees, vendors, etc.
• Assist in ensuring smooth logistics and event organization upon request.
• Translate documents, letters, and other correspondence with stakeholders upon request. 
• Any other activities assigned by HR Director, or SMT.

Staff Development support

• Keep records of performance appraisal process on an annual basis during the entire cycle.
• Monitor, Coordinate and arrange annual obligatory training, including, but not limited to: Ethics and Compliance, Safety training, Digital Safety, etc. 
• Coordinate payments for approved trainings for personnel.
• Responsible for Performance Appraisal folders in SharePoint.
• Coordinate a Performance Appraisal process for new hires after the probation period.

About you

• BA/MA degree in Economics, Finance, Operations, Sociology, or a related field.
• At least 5 year of work experience in Human Resources and /or administrative work.
• At least 2 years of experience working on USAID or other donor-funded projects is a plus.
• Full proficiency in Microsoft applications, ERP systems, and proven spreadsheet experience.
• Ability to multi-task and prioritize tasks. 
• Excellent organizational skills and ability to work as part of a team.
• Professional level of English and Ukrainian is required.

WE OFFER

Contract length: 12-month employment agreement with a possibility of extension.

Benefits Package:

• 28 calendar days of annual leave
• 10 days of internal well-being paid leave per annum
• Medical Insurance for ERA staff and their families
• Life Insurance for ERA staff
• Coverage of all expenses for the business trips
• The USAID ERA project is classified as critical infrastructure, reservation from military service is possible.

Start date: January 2024

Application process

All applicants must send a cover letter and updated CV (no longer than four pages) in English to [email protected]. 

Closing date for applications: January 31, 2025.

For further information about DAI GLOBAL LLC, please consult our website era-ukraine.org.ua.