Фахівець/чиня з систем управління інформацією

Загальна інформація 

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії. Мета ФПСУ — зміцнення стійкості українського уряду, економіки, ЗМІ та громадянського суспільства шляхом надання відповідним партнерам критично важливої підтримки в реалізації проєктів із підвищення стійкості.

Основні обов’язки

Фахівець(чиня) з систем управління інформацією (СУІ) здійснюватиме програмний та операційний супровід розгортання та адміністрування систем Aktek iO та pmo365 з метою підтримки всебічного збирання та зберігання даних і аналітики щодо діяльності, показників і запитів на надання даних Фонду «Партнерство за сильну Україну» 2 (ФПСУ-2). За допомогою систем Aktek і pmo365 фахівець(чиня) забезпечуватиме максимальну видимість даних і можливість їхнього використання в прийнятті рішень на всіх рівнях. У співпраці з технічними та операційними підрозділами фахівець(чиня) відповідатиме за забезпечення доступу всіх зацікавлених сторін до точних і своєчасних даних, необхідних для прийняття обґрунтованих рішень і реагування на запити клієнтів. Фахівець(чиня) тісно співпрацюватиме з підрозділом RMEL ФПСУ-2 і співробітником «Кімонікс Ю. Кей» із СУІ з метою сприяння управлінню знаннями, навчанням на досвіді та інформацією, отриманою в рамках програми, для підтримки процесу винесення уроків із програмної діяльності, а також генерування ідей для сприяння обміну знаннями та адаптації.

Обов’язки

• Підтримка налаштування та обслуговування систем управління інформацією ФПСУ-2, розробка структур і полів даних, забезпечення належного введення та використання даних
• Керування майбутніми ітераціями структур даних протягом усього життєвого циклу програми за підтримки фахівця «Кімонікс Ю. Кей» із СУІ (за потреби) та у співпраці з підрозділом RMEL ФПСУ-2.
• Підтримка початкової адаптації користувачів до Aktek, у тому числі навчання, у співпраці зі спеціалістом «Кімонікс Ю. Кей» із СУІ.
  • Керування вищевказаним процесом після початкової адаптації за підтримки спеціаліста «Кімонікс Ю. Кей» із СУІ (за потреби).
• Участь у розробці та впровадженні структур управління даними, політик та процедур підтримки якості даних, їхньої безпеки та відповідності нормативним вимогам.
• Розробка та перевірка рішень: у співпраці з технічним і операційним підрозділами розробки та перевірка рішень, які відповідають потребам програми. Забезпечення відповідності рішень стандартам якості та вимогам програми.
• Взаємодія з зацікавленими сторонами: ефективна комунікація з зацікавленими сторонами на різних рівнях, у тому числі вищим керівництвом з метою забезпечення узгодженості, збирання зворотного зв’язку та представлення результатів чи оновлень проєктів.
• Документація та звітність: створення повної документації, в тому числі карт процесів, специфікацій вимог, звітів про хід реалізації проєктів. Презентація результатів і рекомендації зацікавленим сторонам.
• Робота із зацікавленими сторонами в рамках програми з метою визначення можливостей використання даних для адаптації програми, навчання на її досвіді та рішень.
• Управління та підтримка СУІ та інформаційної архітектури ФПСУ-2 з метою сприяння формуванню стійких, інформативних рішень із управління інформацією
• Забезпечення високих стандартів якості даних, впровадження та оновлення процедур перевірки даних, розробка відповідних інструкцій і документації
• Забезпечення відповідності управління контентом, користувачами та групами СУІ стандартним операційним процедурам (протоколам) із безпеки даних, надання рекомендацій щодо адаптації протоколів у разі виявлення недостатності рівня безпеки даних або наявності ризиків
• Виконання функцій контактної особи з питань СУІ для ФПСУ-2, керування процесом усунення несправностей і адміністрування.
• Можливо участь у розробці та веденні технічної документації, інструкцій, шаблонів і навчальних матеріалів

 Кваліфікація

• Ступінь бакалавра у відповідній галузі.
• Бажано підтверджений досвід роботи в МЗС Великої Британії або інших проєктах, що фінансуються донорами.
• Підтверджений досвід роботи з платформами/системами управління проєктами, такими як PMO365 або Monday.
• Досвід адміністрування програмного забезпечення для управління інформацією, наприклад Aktek iO.
• Адаптивність. Критично важливо вміти виконувати широкий спектр завдань, пов’язаних із впровадженням і забезпеченням відповідності вимогам.
• Відмінні усні та письмові комунікативні навички.
• Підтверджена різносторонність і сумлінність.
• Обов’язково підтверджений досвід розробки нових організаційних систем, структур даних і інструментів, а також досконале володіння Microsoft Office (зокрема, Microsoft Excel зі здатністю використовувати розширені функції Excel).
• Підтверджений досвід розробки чи допомоги в розробці нових організаційних систем і інструментів.
• Вільне володіння українською, англійська мова обов’язково

 Місце роботи: 

Повна зайнятість, недистанційна робота в офісі в Києві. 

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 4 квітня  2025 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові.  Закликаємо подавати заявки людям з інвалідністю. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Summary

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO). The aim of PFRU is to strengthen the resilience of the Ukrainian government, economy, media and the Ukrainian civil society by delivering essential resilience project support to the relevant partners.

Principal Duties

The Information Management System (IMS) Officer will provide programmatic and operational support to the roll-out and system administration of Aktek iO and pmo365, to support comprehensive data capture, storage, and analytics on Partnership Fund for a Resilient Ukraine 2 (PFRU-2) activities, indicators, and data requests. They will utilise Aktek and pmo365 to maximize data visibility and use for decision-making at all levels. In collaboration with technical and operational teams, they will be responsible for ensuring all stakeholders have access to accurate and timely data needed to make informed decisions and respond to client requests The Specialist will work closely with the PFRU-2 RMEL team and the Chemonics UK IMS Officer to contribute to the management of knowledge, learning, and information that is gained through the programme to support its lesson learning process, and to generate insights in support of knowledge sharing and adaptation.

Responsibilities

· Support set up and maintenance of PFRU-2 information management systems, developing data structures and fields and ensuring proper data entry and usage.

· Lead on future iterations to data structures across the programme lifespan, with support from the Chemonics UK IMS Specialist where needed, and in collaboration with the PFRU-2 RMEL team.

· Support the initial onboarding of users onto Aktek, including training, in collaboration with the Chemonics UK IMS Specialist.

o Lead the above process following initial onboarding, with support from the Chemonics UK IMS Specialist where needed.

· Contribute to the development and implementation of data governance frameworks, policies, and procedures to maintain data quality, security, and compliance with regulatory requirements.

· Solution Design & Validation: Collaborate with technical and operational teams to design and validate solutions that address programme needs. Ensure solutions meet quality standards and align with programme requirements.

· Stakeholder Engagement: Effectively communicate with stakeholders at various levels, including SLT, to ensure alignment, gather feedback, and present findings or project updates.

· Documentation & Reporting: Create comprehensive documentation including process maps, requirement specifications, and project status reports. Present findings and recommendations to stakeholders.

· Work with stakeholders across the programme to identify opportunities for leveraging data to drive programme adaptation, learning, and solutions.

· Manage and maintain PFRU-2’s IM systems and information architecture to facilitate sustainable and insightful information management solutions

· Ensure high data quality standards, data verification procedures implementation and updates, development of relevant guidelines and documentation

· Ensure that the management of IMS content, users, and groups aligns with data security and safety SOPs (protocols), and recommend adapting protocols if data security is found to be insufficient or at risk

· Act as IMS focal point for PFRU-2 and lead on troubleshooting and administration.

· May contribute to the development and maintenance of technical documentation, guidance, templates and training materials

Qualifications

· Bachelor’s degree in relevant field.

· Demonstratable experience in working for a FCDO or other donor-funded projects preferred.

· Demonstratable experience operating project management platforms/systems, such as PMO365 or Monday.

· Experience administrating information management software, such as Aktek iO.

· Adaptability. The ability to handle a wide range of implementation and compliance-related tasks is essential.

· Excellent verbal and written and communication skills.

· Demonstrated versatility and integrity.

· Proven experience developing new organisational systems, data structures, and tools, with a strong

· command of Microsoft Office (particularly Microsoft Excel with ability to utilise advanced Excel functions) required.

· Proven experience developing or assisting with development of new organisational systems and tools.

· Fluency in Ukrainian, English is required

Location:

This is a Kyiv-based full-time and in-person position.

Application Details

Apply using the following link by April 4th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application