02.02.2023

Фахівець/фахівчиня з комунікацій до програми “Український фонд швидкого реагування” IREX

ЗАВЕРШЕНО

Додано:
dia3dzed

Запит на пропозиції (ЗП)/Request for Proposal (RfP)

Фахівець/фахівчиня з комунікацій

Програма “Український фонд швидкого реагування”, яка втілюється Радою міжнародних наукових досліджень та обмінів (IREX) за фінансової підтримки Державного департаменту США, шукає фахівця/фахівчиню з надання консультаційних послуг у сфері комунікацій, основним завданням якого/ї буде комунікаційна підтримка програми «Український фонд швидкого реагування». Передбачена співпраця за контрактом на 6 місяців з можливістю продовження. Часткова зайнятість (орієнтовно 80 годин на місяць/20 годин на тиждень).

Програма “Український фонд швидкого реагування” була створена з метою задоволення критичних потреб та підвищення стійкості українського уряду, громадянського суспільства та цивільного населення на тлі повномасштабного вторгнення рф. До основних цілей програми входять: поширення засобів пом’якшення наслідків бойових дій для цивільного населення і громадянського суспільства; координація і планування зусиль уряду, ГО і зовнішніх партнерів у реагуванні на виклики війни; гарантування захищеної комунікації між ключовими стейкхолдерами; розповсюдження інформації, що стосується конфлікту, серед населення.

Більше про програму на Facebook-сторінці

Програма Фонду реалізується з березня 2022 року завдяки фінансовій підтримці Державного департаменту США.

Зацікавленим сторонам необхідно підготувати свою цінову пропозицію, заповнивши Додаток 2 (у т.ч. таблицю 1). Детальний опис послуг наведено у Додатку 1. Пропозиція повинна бути написана українською мовою, містити реквізити заявника, а ціни мають включати в себе необхідні податки та збори та залишатися в силі не менше 60 діб після завершення дати подання запиту на пропозиції.

У випадку вашої зацікавленості, просимо надсилати ваші комерційні пропозиції до 23:00 16 лютого 2023 р. на електронну адресу [email protected] з темою листа “Фахівець/фахівчиня з комунікацій URRF”. Заявник несе відповідальність за вчасність подання та достовірність поданих комерційних пропозицій.

Надсилаючи пропозиції електронною поштою, переконайтеся, що вони підписані, відправляються у форматі *pdf чи *word і не містити вірусів чи пошкоджень. Запропоновані послуги будуть розглядатися і оцінюватися відповідно до повноти пропозиції та її відповідності до вимог (Додаток 1). Вибір постачальника залежатиме від того, чия пропозиція відповідає вимогам та критеріям оцінки та є найбільш економічно вигідною. На підставі чого буде укладено договір.

Звертаємо увагу на те, що IREX не несе відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою та подачею постачальником пропозиції, незалежно від результату або способу проведення процесу відбору.

Замовник вимагає від учасників уникати конфліктів інтересів. У випадку участі в тендері учасників, які є пов’язаними особами, тендерні пропозиції таких учасників буде відхилено.

Замовник залишає за собою право скасувати закупівлю або не визначати переможця без будь-яких зобов’язань. Успішним кандидатам у першому раунді відбору замовник потенційно надішле письмове завдання та запрошення на співбесіду.

Дякуємо за увагу! Чекаємо на ваші пропозиції.

З повагою

Команда програми “Український фонд швидкого реагування”

Додаток 1

Перелік вимог до Запиту на пропозиції

Зміст вимог

Фахівець/фахівчиня працюватиме з командою програми, надаючи комунікаційну підтримку. Передбачена співпраця за контрактом на 6 місяців з можливістю продовження. Часткова зайнятість (орієнтовно 80 годин на місяць/20 годин на тиждень).

Вимоги до кандидатів/кандидаток:

Досвід роботи з соціальними мережами від 2 років. Досвід у журналістиці, роботі зі ЗМІ чи роботі з блогами буде перевагою.
Досвід роботи з соціальними мережами громадських організацій, благодійних фондів, донорських програм, програм міжнародної технічної допомоги від 1 року обов’язковий
Знання англійської мови буде суттєвою перевагою
Знати специфіку та можливості Facebook
Мати навички написання яскравих та грамотних текстів для публікацій, досвід ефективного залучення підписників.
Мати досвід роботи у Canva, Vista чи інших платформах, зі стоковими фотосервісами.
Мати досвід роботи у Adobe Photoshop та Adobe Illustrator.
Вміння налаштовувати таргетовану рекламу в соціальних мережах.
Досвід медіа-супроводу заходів.
Здатність генерувати оригінальні ідеї.
Уважність, відповідальність, високий рівень медіаграмотності, естетичний смак.

Перелік та опис очікуваних результатів

Підготовка контент-плану сторінки програми у Facebook, орієнтованого на інтереси та потреби громадянського суспільства та українських урядових організацій, які працюють з внутрішньо переміщеними особами, подоланням викликів, спричинених повномасштабним вторгненням рф, швидким реагуванням (рятувальники ДСНС, медики) та іншими дотичними тематиками
Підготовка дизайнів візуальних матеріалів програми для соцмереж та інших активностей
Підготовка текстів публікацій (постів, “сторіс”) у соціальних мережах, прес-анонсів, прес-релізів
Підготовка «історій впливу», «історій успіху» та іншого подібного контенту у жанрі сторітелінгу для внутрішніх та зовнішніх комунікацій (в тому числі зі ЗМІ)
Підготовка візуалізацій для публікацій (фото, ілюстрацій, відео, інфографіки), за потреби – співпраця з дизайнером.
Співпраця з дизайнером для виготовлення друкованих матеріалів програми.
Взаємодія з командою програми, грантоотримувачами та партнерами задля підготовки контенту для соціальних мереж (збір історій впливу за програмою).
Залучення нових підписників, проведення конкурсів та квізів, співпраця зі сторінками інших організацій та програм.
Модерація сторінок програми у соціальній мережі Facebook, робота з повідомленнями, коментарями, відгуками.
Аналіз ефективності контент-плану.
Налаштування реклами у соціальних мережах.
Комунікаційний супровід заходів та активностей програми, запрошення ЗМІ на публічні заходи програми.
Медіа моніторинг висвітлення заходів та іншої діяльності у межах програми.

Валюта пропозиції

Валютою тендерної пропозиції є долар США. Сума виплат у гривні за контрактом буде обраховуватися відповідно до офіційного курсу гривні до долара США, встановленого Національним банком України на дату підписання кожного Акта прийому-передачі. Пропозиція та фінальна ціна не повинна містити у собі ПДВ.

Звільнення від ПДВ

Послуги, роботи мають надаватись без ПДВ.

БУДЬ ЛАСКА, ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Претенденти повинні заявити у своїй пропозиції, що вони розуміють, що IREX звільнений від сплати ПДВ і що це звільнення буде застосовано до всіх рахунків-фактур. Відсутність заяви претендентів про намір визнати звільнення від ПДВ може бути підставою для виключення з розгляду відповідно до цього Запиту пропозицій. Чинне законодавство безперешкодно дозволяє отримати таке звільнення від ПДВ для договорів.

Строк дії пропозиції

6 місяців

У виняткових випадках IREX може звернутися з проханням до автора пропозиції подовжити строк дії пропозиції. У цьому випадку сторони повинні підтвердити згоду у письмовій формі.

Неповні пропозиції

Не допускаються

Умови оплати

Із постачальником, обраним у результаті цього конкурсу, буде укладено договір із погодинною оплатою, які будуть надані за весь період. Тип договору буде залежати від статусу юридичної чи фізичної особи виконавця.

Оплата за надані постачальником послуги/види робіт буде здійсненою у гривні (без ПДВ).

Деталі щодо розміру, термінів та інших умов оплати послуг Виконавця є предметом узгодження між сторонами та будуть відображені в договорі.

Розрахунок

Безготівковий розрахунок

Інші умови

Якщо кількість потенційних постачальників менше ніж 3 (три), дана закупівля переоголошується. Організація залишає за собою право визначити переможця.

Організація залишає за собою право замовити одне або декілька завдань одночасно, або замовити не повний обсяг завдань.

Організація залишає за собою право скасувати закупівлю без будь-яких зобов’язань.

Тривалість договору, який передбачається укласти

Термін надання послуг: 6 місяців з дати укладення договору.

Критерії оцінювання пропозиції

Критерій оцінки	Ваговий коефіцієнт	Документи, які підтверджують відповідність критерію
Ціна: порівняльна оцінка	30	Тендерна пропозиція, Додаток 2, Таблиця 1
Якість портфоліо, що базується на попередньому досвіді проведення послуг подібного виду	40	Тендерна пропозиція, Додаток 2, Таблиця 1
Резюме	30	Тендерна пропозиція, Додаток 2, Таблиця 1

Контактна особа для уточнень

(звернення виключно у письмовому вигляді)

Зацікавлені сторони, можуть задавати уточнювальні запитання за е-адресою:

[email protected] до 16 лютого 2023 року.

Кінцевий термін подання пропозицій – до 23:00 16 лютого 2023 року на е-адресу [email protected] з темою листа “Фахівець\Фахівчиня з комунікацій URRF”.

Таблиця нижче допоможе перевірити повноту вашої заявки. Переконайтеся, що всі вказані документи є в наявності:

Документи, що мають бути надані разом із ціновою пропозицією, в т.ч. документи, що підтверджують відповідність вимогам:		Документи додано до цінової пропозиції (ТАК / НІ)
Документи на ведення комерційної діяльності (за наявністю)	Заповнена та підписана форма пропозиції (Додаток 2)	☐	☐
	Копія Свідоцтва платника ПДВ (за умови реєстрації платником ПДВ) або Свідоцтва про сплату єдиного податку або витяги з реєстрів платників ПДВ та платників єдиного податку	☐	☐
	Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи або ФОП або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців	☐	☐
Кваліфікаційні документи	Резюме Портфоліо (Додаток 3)	☐	☐

Додаток 2

Таблиця 1

Цінова пропозиція _________________ (назва учасника)

Код ЄДРПОУ/ інд.номер__________________________________________________________, контактні дані___________________________________________________________________, П.І.Б. __________________________________________________________________________

Цим листом _______________ (назва організації за наявності) в особі ______________________ (ПІП уповноваженої особи) повідомляє що бажає взяти участь у конкурсі, що проводить Рада міжнародних наукових досліджень та обмінів (IREX) – «Фахівець/фахівчиня з комунікацій» та погоджується із умовами конкурсу. Підтверджую достовірність наданих IREX даних.

Постачальник повинен пояснити, як і чому він може бути найкращим виконавцем вимог IREX та вказати таке:

Кваліфікація – опис діяльності постачальника послуг (релевантна освіта, кваліфікації, додаткове навчання, перелік професійних програм, якими володіє виконавець, перелік клієнтів, які отримали ті ж самі послуги, що потрібні IREX, типи виконаних робіт, інше);

Наявність документів на ведення комерційної діяльності – реєстраційні документи, свідоцтво платника податків і т.д. У випадку відсутності таких документів зазначте про це, а також вкажіть, якими методами оплати роботи ви користувалися в такому випадку.

Вартість виконання робіт.

№

Назва послуги / завдання

Ціна за одну послугу, (дол.США)

Надання консультаційних послуг з комунікацій (погодинна ставка)

Додаток 3

Портфоліо (назва учасника) для URRF IREX

Будь ласка, скористайтеся шаблоном нижче для Вашого портфоліо:

Види робіт	Приклади (Посилання на гугл диск/посилання на опубліковані пости/документи)
Історії успіху або історії впливу (impact or success stories)
Авторський сторітелінг
Розроблені дизайни для соцмереж
Приклади постів та сторіс у ФБ
Взаємодія з аудиторією та збільшення охоплень на сторінках соц. мереж