14.09.2023

Finance and Administration Assistant / Фінансовий_а та адміністративний_а асистент_ка

ЗАВЕРШЕНО

arche noVa — це нерелігійна неприбуткова неурядова організація (НУО), що розташована в м. Дрезден (Німеччина) та здійснює діяльність у сфері гуманітарної допомоги, відновлення та розвитку. Наша основна увага приділяється сфері водопостачання, санітарії та гігієни (ВСГ). Додаткова інформація про організацію: www.arche-nova.org.

Починаючи з 24 лютого 2022 року arche noVa розпочала програму допомоги Україні у відповідь на безпрецедентну гуманітарну кризу. Війна в Україні не має ознак вщухання та продовжує збільшувати страждання, а отже й гуманітарні потреби по всій країні, але особливо на сході. Бойові дії призвели до численних жертв серед цивільного населення, які нажаль продовжують зростати кожного дня, а також до значних пошкоджень інфраструктури та житлового фонду. Війна торкнулася всіх сфер життя та призвела до вимушеного переміщення мільйонів українців у пошуках притулку.

Для впровадження програми допомоги в Україні arche noVa шукає кандидатів на посаду: Фінансовий та адміністративний асистент

Тривалість: до 30-го вересня 2024 року з можливістю подовження
Початок роботи: якомога скоріше
Місце роботи: м. Київ
Умови: договір на надання допоміжних послуг, з випробувальним терміном – 1 місяць.

Завдання та обов’язки

Підтримка реалізації заходів з надання допомоги шляхом виконання комплексу адміністративних послуг, необхідних для безперебійної роботи офісу arche noVa
Допомога Фінансовому та Адміністративному координатору, а також іншим членам команди в щоденних процесах та завданнях
Збір та перевірка на повноту і точність підтверджуючих документів, підготовка платіжних ваучерів, подання їх на розгляд та затвердження
Копіювання, сканування, зберігання та подальша обробка бухгалтерських і фінансових записів, звітів та інших документів належним і послідовним чином, включаючи обробку кореспонденції
Обробка інших документів, включаючи HR, фінансові, закупівельні, логістичні та інші, що забезпечують дотримання рекомендацій донорів, правил внутрішнього розпорядку та законодавства України
Переклад з англійської мови на українську і навпаки за запитом
Допомога Фінансовому та Адміністративному координатору у питаннях підбору персоналу
Допомога Координатору моніторингу та оцінки у спілкуванні з бенефіціарами, отриманні відгуків від бенефіціарів, проведення опитувань тощо.
Сприяння організації онлайн та офлайн заходів
Підготовка і поширення порядків денних і протоколів зустрічей
Виконання інших завдань, пов’язаних із функціональними обов’язками за запитом

Кваліфікаційні вимоги

Диплом бакалавра або вище з адміністрування, HR, фінансів або іншої відповідної галузі
Мінімум 3 роки підтвердженого відповідного досвіду
Досвід роботи в сфері бухгалтерського обліку та/або фінансів буде перевагою
Досвід роботи з великим обсягом документів, перевірка їх повноти і правильності
Впевнене володіння ПК, особливо в MS Office (Word, Excel, PowerPoint тощо)
Добре володіння українською та англійською мовами є обов’язковим
Вміння працювати в команді
Сильні навички самоорганізації
Здатність працювати в умовах стресу

Переваги

Щомісячна оплата послуг відповідно до тарифної сітки організації

Кінцевий термін подачі заяви: 30-го вересня 2023 року

Зверніть увагу на те, що співбесіди з відповідними кандидатами будуть проводитись на постійній основі, та вакансія може бути закрита раніше зазначеного терміну.

Як подати заяву:

Будь ласка, надішліть своє резюме на електронну адресу: [email protected].

arche noVa – initiative for people in need is a religiously independent non-profit, non-governmental organisation (NGO) based in Dresden, Germany, working in the field of humanitarian aid, rehabilitation and development. Our primary focus is Water, Sanitation and Hygiene (WASH). Further information about the organisation: www.arche-nova.org.

arche noVa is starting a relief program in Ukraine responding to the unprecedented humanitarian crisis. Since the 24th of February 2022, the war in Ukraine shows no signs of abating and continues to drive increasing humanitarian needs across the country, especially in eastern Donetsk and Luhansk oblasts. The hostilities have resulted in civilian casualties that continue to grow and significant damage to infrastructure and buildings. The war has affected all spheres of life and uprooted over 12 million Ukrainians, including children.

For the implementation of the arche noVa relief measures, we are looking for a Finance and Administration Assistant (national position)

Duration: until the 30th of September 2024 with the possibility of an extension
Position to be filled: asap
Duty station: city of Kyiv
Contract: consultancy or labour, with one month of a probation period

Responsibilities:

Supporting the relief measures implementation by the provision of a range of administrative services required for the arche noVa`s office smooth operation
Supporting the Finance & Administration Coordinator (F&AC) and other team members in daily processes and tasks
Collect supporting documents, review for completeness and accuracy, prepare payment vouchers and submit for review and approval
Be responsible for copying, scanning, filing and maintaining of accounting and finance records, reports and other documents in a proper and sequential manner, including processing correspondence
Processing other documents including HR, financial, procurement, logistics and others ensuring compliance with donors’ guidelines, arche noVa internal regulations and Ukrainian legislation
Translating from English into Ukrainian and vice versa upon request
Providing support to the Finance & Administration Coordinator in personnel recruitment matters
Assisting the Monitoring and Evaluation Coordinator in communication with beneficiaries, receiving feedback from beneficiaries, completing surveys, etc.
Contributing to the organization of online and offline events
Preparing and distributing agendas and minutes of meetings
Performing other relevant duties as and when required

Requirements:

Degree/certificate in administration, HR, finances or other relevant areas
At least 3 years of demonstrated relevant experience
Background in accounting and/or finances is preferable
Experience in working with a large amount of documentation, checking its completeness and correctness
Strong computer skills, particularly in MS Office (Word, Excel, PowerPoint etc.)
Good command of Ukrainian and English (both written and spoken) is mandatory
Ability to work in a team
Strong self-organisational skills
Ability to work under stress

Benefits: